Secrétaire assistante
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O079240201362077
Publiée le 26/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Au cœur de l'arc atlantique, la ville de Niort est située aux portes du marais poitevin, bénéficiant d'une situation privilégiée. Préfecture des Deux-Sèvres, avec ses 60 000 habitants, elle est la capitale française des mutuelles d'assurance, tournée vers l'économie solidaire (30 000 emplois tertiaires), l'environnement, l'art et le sport. Ville centre d'une communauté d'agglomération de 120 000 habitants.
Lieu de travail
Mairie de niort - direction des ressources humaines - 1 place martin bastard - cs 58755, Niort (Deux-Sèvres)
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
22/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
A côté de ses missions obligatoires en matière de gestion des écoles du 1er degré (carte scolaire, ressources humaines et financières, patrimoine), la Direction de l'Education contribue à la mise en œuvre d'une politique éducative au sens large, souhaitée par la Municipalité, en investissant les temps périscolaires et extra scolaires dans le cadre d'un projet Educatif de Territoire, renouvelé en 2023. Plus de 4 000 enfants fréquentent les 19 groupes scolaires répartis sur le territoire Niortais. Le périmètre d'activité de la Direction est vaste avec de multiples partenaires internes et externes.
Sous l'autorité directe de la Responsable du secrétariat de la Direction de l'Education vous aurez pour missions :
Sous l'autorité directe de la Responsable du secrétariat de la Direction de l'Education vous aurez pour missions :
Missions / conditions d'exercice
1/ GESTION DES ACTIVITES DU SECRETARIAT :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et de l'ensemble des partenaires
Recevoir, filtrer et transmettre les messages aux personnes ressources
Alerter sur les situations complexes
S'assurer de la logistique nécessaire pour la tenue des différentes réunions de la Direction
Gérer le courrier physique, dématérialisé et mail
Rédiger les ordres de missions et états de frais
Suivre la mise à disposition du matériel technique de la Direction (Sono, vidéoprojecteur, ordinateurs portables...)
Centraliser les commandes de fournitures de bureau, en assurer le suivi
Organiser l'archivage
Suivre les déclarations des écoles privées
Suivre les conventions de stage dans les écoles et restaurants scolaires
Etre référent Intraniort en interne à la Direction de l'Education : recueillir les informations, rédiger et publier des articles
Assurer avec la Responsable du secr&tariat les fonctions de référente GLPI.
2/ REALISATION ET MISE EN FORME DE TRAVAUX BUREAUTIQUES :
Elaborer des documents de formes et de contenus différents
Rédiger des courriers à destination des usagers et des partenaires
Préparer les convocations, ordres du jour pour les réunions organisées par les différents chefs de service
Mettre en forme et assurer la diffusion des comptes rendus de réunion
Préparer, en lien avec les différents chefs de services, les délibérations, décisions, conventions, contrats nécessaires à leur activité
3/ REFERENT(E) RH DECONCENTRE(E) :
Assister les collègues dans l'autosaisie des absences et corrections de badge
Saisir les absences nécessitant un justificatif (ex : garde d'enfant malade, absences syndicales, absences à caractère familial, formation, médaille, etc.)
Vérifier de façon régulière la bonne tenue des pointages et alerter en cas d'anomalie
Distribuer les différents documents RH à l'ensemble des agents de la DE après vérification de leur affectation.
ENVIRONNEMENT DU POSTE :
Accueil du public
Prise de contact avec les administrés
Poste exposé au bruit < 90 dB
Horaires variables (amplitude horaire de 8h30 à 17h30)
Participation ponctuelle aux manifestations et temps forts de la Direction
Remplacement de la Responsable en cas d'absence
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et de l'ensemble des partenaires
Recevoir, filtrer et transmettre les messages aux personnes ressources
Alerter sur les situations complexes
S'assurer de la logistique nécessaire pour la tenue des différentes réunions de la Direction
Gérer le courrier physique, dématérialisé et mail
Rédiger les ordres de missions et états de frais
Suivre la mise à disposition du matériel technique de la Direction (Sono, vidéoprojecteur, ordinateurs portables...)
Centraliser les commandes de fournitures de bureau, en assurer le suivi
Organiser l'archivage
Suivre les déclarations des écoles privées
Suivre les conventions de stage dans les écoles et restaurants scolaires
Etre référent Intraniort en interne à la Direction de l'Education : recueillir les informations, rédiger et publier des articles
Assurer avec la Responsable du secr&tariat les fonctions de référente GLPI.
2/ REALISATION ET MISE EN FORME DE TRAVAUX BUREAUTIQUES :
Elaborer des documents de formes et de contenus différents
Rédiger des courriers à destination des usagers et des partenaires
Préparer les convocations, ordres du jour pour les réunions organisées par les différents chefs de service
Mettre en forme et assurer la diffusion des comptes rendus de réunion
Préparer, en lien avec les différents chefs de services, les délibérations, décisions, conventions, contrats nécessaires à leur activité
3/ REFERENT(E) RH DECONCENTRE(E) :
Assister les collègues dans l'autosaisie des absences et corrections de badge
Saisir les absences nécessitant un justificatif (ex : garde d'enfant malade, absences syndicales, absences à caractère familial, formation, médaille, etc.)
Vérifier de façon régulière la bonne tenue des pointages et alerter en cas d'anomalie
Distribuer les différents documents RH à l'ensemble des agents de la DE après vérification de leur affectation.
ENVIRONNEMENT DU POSTE :
Accueil du public
Prise de contact avec les administrés
Poste exposé au bruit < 90 dB
Horaires variables (amplitude horaire de 8h30 à 17h30)
Participation ponctuelle aux manifestations et temps forts de la Direction
Remplacement de la Responsable en cas d'absence
Profils recherchés
- Expérience significative dans des fonctions similaires.
- Bonne connaissances de l'environnement administratif et financier.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et connaissances de logiciels spécifiques (Airs Delib, Airs Courrier, E-Temptation, Sedit RH, Koesio, Intraniort, Kdm) appréciées.
- Capacité d'écoute.
- Qualités relationnelles et rédactionnelles.
- Capacité à anticiper.
- Faire preuve d'organisation.
- Bonne connaissances de l'environnement administratif et financier.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et connaissances de logiciels spécifiques (Airs Delib, Airs Courrier, E-Temptation, Sedit RH, Koesio, Intraniort, Kdm) appréciées.
- Capacité d'écoute.
- Qualités relationnelles et rédactionnelles.
- Capacité à anticiper.
- Faire preuve d'organisation.
Contact et modalités de candidature
Contact
0549787376
Informations complémentaires
Auprès de Madame Sylvie BRUN, Directrice de la Direction de l'Éducation (Tél : 05-49-78-73-11) ou Madame Virginie CORVEE, Responsable du Secrétariat de la Direction (Tél : 05-49-78-73-06).
Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation + 2 dernières évaluations professionnelles et copie du diplôme et/ou attestation de réussite au concours et/ou arrêté de la dernière situation administrative, les 2 ou 3 derniers bulletins de salaire ) à l'attention de M. le Maire - DRH - Place Martin Bastard - CS 58755 - 79027 NIORT Cedex ou par mail : drh-recrutement@mairie-niort.fr
Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation + 2 dernières évaluations professionnelles et copie du diplôme et/ou attestation de réussite au concours et/ou arrêté de la dernière situation administrative, les 2 ou 3 derniers bulletins de salaire ) à l'attention de M. le Maire - DRH - Place Martin Bastard - CS 58755 - 79027 NIORT Cedex ou par mail : drh-recrutement@mairie-niort.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE NIORT
>Mairie de Niort - direction des ressources humaines - 1 place Martin Bastard - CS 58755
79027 Niort cedex
>Mairie de Niort - direction des ressources humaines - 1 place Martin Bastard - CS 58755
79027 Niort cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.