Le Département des Deux-Sèvres recrute un Agent de gestion administrative et sociale - instructeur chargé d'accueil (F/H). Par voie statutaire ou contractuelle (CDD) – Temps complet. Poste situé à Niort.

Au nord de la Région Nouvelle-Aquitaine, entre Loire et océan, à 1h50 de Paris en TGV et 30 minutes du littoral, le Département des Deux-Sèvres bénéficie d'un environnement attractif et d'un cadre de vie agréable, connecté et dynamique.

Acteur de proximité au coeur de la vie de ses 375 000 habitants, le Département des Deux-Sèvres emploie près de 2000 agents dans plus de 150 métiers différents, agissant au quotidien au service des usagers et du territoire. Attentif à l’évolution de ses agents, le Département propose à la fois accompagnement et développement des compétences, dans un environnement professionnel dynamique.

MISSIONS
Au sein de la direction de l'autonomie et sous la responsabilité du chef de bureau des services établissements et des services autonomie, vos missions sont les suivantes :

1/ L'accueil et information du public en perte d'autonomie
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers (public senior ou en situation de handicap et leurs aidants)
- Assurer une continuité de l'accueil physique et téléphonique, en lien avec les autres agents de l'équipe, pendant les heures d'ouverture au public (prises de rendez-vous et roulement de permanences d'accueil)
- Écouter et analyser la demande du public accueilli, recueillir les renseignements nécessaires et synthétiser les éléments si besoin,
- Aider à compléter un formulaire d'aide, sous format papier ou numérique (APA, MDPH, Aide sociale à l'Hébergement, APA établissement, via trajectoire...), expliquer les circuits d'instruction des dossiers
- Apporter une réponse et des conseils adaptés soit directement, soit en réorientant vers un autre professionnel, transmettre la documentation adaptée à la demande formulée
- Assurer l'interface avec les autres services ; travailler en collaboration avec les partenaires internes et externes

2/ L'instruction administrative de dossiers et la gestion du courrier Arrivée / Départ
-Réaliser le traitement administratif de dossiers de demande de prestations d'aide sociale : saisir, enregistrer les données dans le logiciel métier (APA établissement notamment)
- Suivi du traitement administratif des dossiers d'Aide sociale à l'hébergement PA/PH : constituer le dossier, analyser les données réceptionnées, répondre aux questionnements des obligés alimentaires, échanger avec les établissements d'accueil PA/PH habilités à l'aide sociale, présenter le dossier en commission, notifier la décision
- Rédiger des courriers, courriels, notes, comptes-rendus, relatifs au suivi des dossiers
- Trier, distribuer les courriers / parapheurs ; assurer une gestion électronique des documents (scan et classement).
- Suivre, collecter, transmettre les indicateurs de l'activité ; préparer et réaliser des documents / des supports/ rapports
- Appui administratif, logistique, transversal au service

3/ Le recensement des ressources du territoire
- Assurer une veille de l'actualité médico-sociale du territoire (consulter régulièrement la presse locale concernant notamment les actions de prévention déployées localement)
- Assurer la tenue de la documentation à jour (brochures, classeurs, supports informatiques...)
- Mettre à jour les documents permettant d'orienter et d'informer les demandeurs (annuaire des professionnels, cartographies de l’offre...) et assurer le classement
- Veiller à l'accessibilité des supports d'information actualisés
- Participer à l'élaboration du rapport d'activité du service

COMPÉTENCES / QUALITÉS RELATIONNELLES ATTENDUES

- Capacité d'écoute, de dialogue et de discrétion
- Savoir identifier, analyser, reformuler et synthétiser une demande et son degré d'urgence
- Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite.
- Savoir gérer son temps et organiser son travail et ses priorités
- Savoir anticiper les échéances, dans le but de respecter les délais
- Capacité à prendre du recul, apaiser les situations conflictuelles, savoir faire preuve de distance professionnelle,
- Capacité à mobiliser les réseaux, ressources internes, pour trouver une information
- Maîtriser les techniques de secrétariat : prise de notes, saisie, courriers, mise en forme de documents ; disposer d'une aisance rédactionnelle.
- Savoir utiliser les outils informatiques et téléphoniques : téléphone, bureautique (Messagerie, Pack Office, Intranet)
- Capacité à travailler en équipe. Favoriser la circulation de l'information ;
- Savoir rendre-compte (reporting)
- Avoir le sens du service public


CONNAISSANCES REQUISES
- Connaître les missions et compétences du Département, du pôle des Solidarités, de la direction de l'Autonomie et du Service des Etablissements et des Services Autonomie
- Connaître le territoire, les acteurs du territoire, le public, les problématiques du public
- Connaître l'organisation, les attributions
- Connaissances en bureautique et à l'écrit