agent d'accueil et de l'état civil
Offre n° O079240424000937
Publiée le 24/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
La creche
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
24/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du responsable du Service Accueil, Etat civil, Elections et Assemblées, vous serez en charge de l’accueil physique et téléphonique des usagers, de la constitution et de l’instruction des actes d’Etat civil, de la gestion des cimetières, des locations des salles communales, et de l’organisation des élections et du recensement de la population.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir, renseigner et orienter les administrés
- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Prendre les messages et les transmettre aux interlocuteurs concernés
- Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires
- Recevoir les réclamations et les transmettre au Policier municipal
Mission 2 : Gestion du planning des locations des salles communales
- Recevoir les demandes de réservation des salles
- Gérer les différents plannings de réservation, établir les contrats de location
- Transmettre les informations aux agents chargés des états des lieux
- Effectuer les états des lieux sortants
Mission 3 : Réception des déclarations et établissement des actes d’Etat civil
- Apprécier la demande au regard de différents documents
- Contrôler l’authenticité des actes
- Etablir les différents actes d’Etat civil (reconnaissances anticipées, naissances, mariages, décès, …)
- Délivrer des extraits d’acte sur demande des usagers ou des organismes compétents
- Tenir à jour les registres d’Etat civil
- Préparation des dossiers de mariage
- Rédiger et célébrer les PACS
- Préparer les baptêmes civils
- Recensement militaire
Missions 4 : Organisation des élections et du recensement de la population
- Tenir à jour les listes électorales
- Participer aux commissions de révisions des listes électorales
- Participer à l’organisation des bureaux de vote
- Constituer et mettre à jour les listes de recensement
- Organiser la transmission des documents à l’INSEE
Mission 5 : Gestion des cimetières
- Gérer les demandes de concession
- Gérer les renouvellements de concession
- Gérer les demandes de travaux sur concession
- Accueillir, renseigner et orienter les administrés
- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Prendre les messages et les transmettre aux interlocuteurs concernés
- Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires
- Recevoir les réclamations et les transmettre au Policier municipal
Mission 2 : Gestion du planning des locations des salles communales
- Recevoir les demandes de réservation des salles
- Gérer les différents plannings de réservation, établir les contrats de location
- Transmettre les informations aux agents chargés des états des lieux
- Effectuer les états des lieux sortants
Mission 3 : Réception des déclarations et établissement des actes d’Etat civil
- Apprécier la demande au regard de différents documents
- Contrôler l’authenticité des actes
- Etablir les différents actes d’Etat civil (reconnaissances anticipées, naissances, mariages, décès, …)
- Délivrer des extraits d’acte sur demande des usagers ou des organismes compétents
- Tenir à jour les registres d’Etat civil
- Préparation des dossiers de mariage
- Rédiger et célébrer les PACS
- Préparer les baptêmes civils
- Recensement militaire
Missions 4 : Organisation des élections et du recensement de la population
- Tenir à jour les listes électorales
- Participer aux commissions de révisions des listes électorales
- Participer à l’organisation des bureaux de vote
- Constituer et mettre à jour les listes de recensement
- Organiser la transmission des documents à l’INSEE
Mission 5 : Gestion des cimetières
- Gérer les demandes de concession
- Gérer les renouvellements de concession
- Gérer les demandes de travaux sur concession
Profils recherchés
Savoirs :
- Connaissance des collectivités territoriales
- Fonctionnement du contrôle de légalité
- Règles relatives à l’accès et la gestion des documents administratifs
- Connaissances réglementaires en matière d’Etat civil, élections …
- Techniques rédactionnelles administratives
- Technique d’accueil de communication et de régulation
- Technique de médiation et négociation
- Technique de prise de notes
- Technique de recherche d’information
- Technique de gestion de planning
Savoir-faire :
- Maîtrise des logiciels de bureautique (pack MS office)
- Qualités rédactionnelles
- Suivi et exécution des procédures administratives
- Elaboration et suivi de tableaux de bord
- Gérer la polyvalence et les priorités
- Appliquer les directives et consignes données
- Connaissance des collectivités territoriales
- Fonctionnement du contrôle de légalité
- Règles relatives à l’accès et la gestion des documents administratifs
- Connaissances réglementaires en matière d’Etat civil, élections …
- Techniques rédactionnelles administratives
- Technique d’accueil de communication et de régulation
- Technique de médiation et négociation
- Technique de prise de notes
- Technique de recherche d’information
- Technique de gestion de planning
Savoir-faire :
- Maîtrise des logiciels de bureautique (pack MS office)
- Qualités rédactionnelles
- Suivi et exécution des procédures administratives
- Elaboration et suivi de tableaux de bord
- Gérer la polyvalence et les priorités
- Appliquer les directives et consignes données
Contact
Contact
0549253871
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser par voie postale à Madame la Maire - Hôtel de Ville - avenue de Paris - 79260 LA CRECHE, ou par mail à contact@ville-lacreche.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.