Secrétaire administrative et comptable
Offre n° O079250814000824
Publiée le 14/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
185 Chemin du Prioulet, Villiers-en-Bois (Deux-Sèvres)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
13/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
25h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
En fonction des grilles de la Fonction Publique Territoriale
Descriptif de l'emploi
La collectivité dispose d'une structure communale d'hébergement qui accueille
des fêtes familiales, séminaires, accueils de loisirs, pèlerins... Le/la secrétaire doit assurer la logistique de planification des locations,
émettre les factures et suivre les paiements en coordinations avec Monsieur le Maire. Les missions principales sont : Accueil
téléphonique et physique des clients, prise des messages, Gestion de la messagerie, Gestion du logiciel de facturation EBP, visite des
locaux à la demande des clients sur RV, Gérer le planning de réservations (salles et hébergements), Rédaction des devis et contrats
de location, Enregistrement des retours des contrats signés, Tenue et suivi de la Régie de Recettes (paiements par virements, carte
bleue, chèques, espèces) avec gestion du Terminal de Paiement Electronique (TPE) des acomptes et soldes de séjours, Remise des
clés aux clients lors de leur arrivée et gestion des codes WiFi, Maintenance du site Internet de la Structure avec mise à jour du
planning des réservations, rédaction et diffusion annonces sur différents site de promotion + livret d'accueil, Assurer le suivi des
contrôles obligatoires en matière de sécurité et pour le maintien des agréments, Gérer des tableaux de bord, Classement et
archivage, Gestion de l'inventaire. Il ou elle travaille en lien avec la secrétaire de Mairie pour l'émission des titres de recettes, les
délibérations relatives à cet équipement ainsi que le suivi des contrôles annuels obligatoires, ainsi qu'avec l'agent d'entretien. Le
temps de travail est de 25 heures hebdomadaires réparties comme suit : Du lundi au vendredi de 10h00 à 12h30 et de 13h30 à 16h00 (plus permanences de week-end en moyenne 2 fois par mois).
des fêtes familiales, séminaires, accueils de loisirs, pèlerins... Le/la secrétaire doit assurer la logistique de planification des locations,
émettre les factures et suivre les paiements en coordinations avec Monsieur le Maire. Les missions principales sont : Accueil
téléphonique et physique des clients, prise des messages, Gestion de la messagerie, Gestion du logiciel de facturation EBP, visite des
locaux à la demande des clients sur RV, Gérer le planning de réservations (salles et hébergements), Rédaction des devis et contrats
de location, Enregistrement des retours des contrats signés, Tenue et suivi de la Régie de Recettes (paiements par virements, carte
bleue, chèques, espèces) avec gestion du Terminal de Paiement Electronique (TPE) des acomptes et soldes de séjours, Remise des
clés aux clients lors de leur arrivée et gestion des codes WiFi, Maintenance du site Internet de la Structure avec mise à jour du
planning des réservations, rédaction et diffusion annonces sur différents site de promotion + livret d'accueil, Assurer le suivi des
contrôles obligatoires en matière de sécurité et pour le maintien des agréments, Gérer des tableaux de bord, Classement et
archivage, Gestion de l'inventaire. Il ou elle travaille en lien avec la secrétaire de Mairie pour l'émission des titres de recettes, les
délibérations relatives à cet équipement ainsi que le suivi des contrôles annuels obligatoires, ainsi qu'avec l'agent d'entretien. Le
temps de travail est de 25 heures hebdomadaires réparties comme suit : Du lundi au vendredi de 10h00 à 12h30 et de 13h30 à 16h00 (plus permanences de week-end en moyenne 2 fois par mois).
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES : Gestion et planification des séjours Saisie des
dossiers administratifs Répondre aux demandes clients ACTIVITES COMPTABLE : Réception et enregistrement des paiements
reçus des clients Envoi des paiements par chèque au service de la Direction des Finances Publiques Dépôt occasionnel des
paiements espèces à la Poste Remise du bordereau de recettes à la Mairie pour encaissement sur le budget communal. Tenue des
cahiers comptables qui sont contrôlés par le responsable du Service de Gestion Comptable. ACTIVITES ANNEXES : Permanences de
week-end pour remettre et/ou récupérer les clés des clients Vérifier la propreté des locaux et, si nécessaire, ranger, balayer...,
MODALITES D'EXERCICE (Conditions de travail particulières) : Travail en bureau individuel Outils de bureautique, ordinateur
(Word et Excel) messagerie, photocopieur scanner... Horaires réguliers (25h) plus (1h) selon accueil et visites des clients sur RV
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique Rédaction de courriers, de tableaux de bord, Etablissement de statistiques
financières et d'occupation des locaux. Relations de travail avec l'agent d'entretien des locaux, préparation de son planning
d'intervention, Suivi des stocks (literie jetable, les produits d'entretien....). Commandes gérées par les élus Suivi des denrées
nécessaires pour les petits déjeuners des locataires, les courses sont réalisées par les élus Vérification et suivi des locaux de la
Structure d'Hébergement Communale Le Prioulet (La Chapelle, La Grange, le PAJ), participation à la commission communale de
sécurité Rendre compte à sa hiérarchie des informations collectées sur le terrain et signaler les dysfonctionnements éventuels
dossiers administratifs Répondre aux demandes clients ACTIVITES COMPTABLE : Réception et enregistrement des paiements
reçus des clients Envoi des paiements par chèque au service de la Direction des Finances Publiques Dépôt occasionnel des
paiements espèces à la Poste Remise du bordereau de recettes à la Mairie pour encaissement sur le budget communal. Tenue des
cahiers comptables qui sont contrôlés par le responsable du Service de Gestion Comptable. ACTIVITES ANNEXES : Permanences de
week-end pour remettre et/ou récupérer les clés des clients Vérifier la propreté des locaux et, si nécessaire, ranger, balayer...,
MODALITES D'EXERCICE (Conditions de travail particulières) : Travail en bureau individuel Outils de bureautique, ordinateur
(Word et Excel) messagerie, photocopieur scanner... Horaires réguliers (25h) plus (1h) selon accueil et visites des clients sur RV
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique Rédaction de courriers, de tableaux de bord, Etablissement de statistiques
financières et d'occupation des locaux. Relations de travail avec l'agent d'entretien des locaux, préparation de son planning
d'intervention, Suivi des stocks (literie jetable, les produits d'entretien....). Commandes gérées par les élus Suivi des denrées
nécessaires pour les petits déjeuners des locataires, les courses sont réalisées par les élus Vérification et suivi des locaux de la
Structure d'Hébergement Communale Le Prioulet (La Chapelle, La Grange, le PAJ), participation à la commission communale de
sécurité Rendre compte à sa hiérarchie des informations collectées sur le terrain et signaler les dysfonctionnements éventuels
Profils recherchés
COMPETENCES : Formations (Savoir) : Connaissances de l'environnement de
la Collectivité Connaissance des consignes de sécurité Compétences professionnelles et techniques (Savoir Faire) : Connaissance
des outils informatiques Savoir gérer un site internet Qualités requises (Savoirs être) : Confidentialité, discrétion, sociabilité,
autonomie, méthode et rigueur Autonomie Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension Qualités
organisationnelles Capacité à travailler en équipe, ponctualité, réactivité, respect des règles et des consignes
la Collectivité Connaissance des consignes de sécurité Compétences professionnelles et techniques (Savoir Faire) : Connaissance
des outils informatiques Savoir gérer un site internet Qualités requises (Savoirs être) : Confidentialité, discrétion, sociabilité,
autonomie, méthode et rigueur Autonomie Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension Qualités
organisationnelles Capacité à travailler en équipe, ponctualité, réactivité, respect des règles et des consignes
Contact et modalités de candidature
Contact
0549767985
Informations complémentaires
Adresser lettre de motivation et curriculum vitae à Monsieur le Maire par courrier ou par mail
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.