Comptabilité :
 Affectation de la dépense en fonction de sa nature, de sa destination et des autorisations budgétaires (comptes, nomenclature, budget) et liquidation et mandatement des factures (informatique)
 Traitement des demandes d'information de la part des différents interlocuteurs (trésorerie, fournisseurs, services internes)
 Classement et archivage des pièces comptables et transmission des pièces justificatives au Trésor public
 Calcul et imputation de l'amortissement pour les achats d'investissement
 Contrôle des éléments déclencheurs de la facturation clients (état civil patients et débiteurs)
 Affectation de la recette en fonction de sa nature (comptes, dotations, conventions)
 Facturation et transmission des bordereaux-journaux des recettes à la trésorerie et vérification de la concordance des états comptables entre la trésorerie et l'établissement
 Gestion de la régie, encaissements
 Assure la gestion comptable de l’établissement en collaboration avec la direction
 Connaissances de l’ensemble des règles comptables
 Préparer les mandatements et titres de recette
 Saisir les factures et mandats
 Réaliser les engagements et le suivi des crédits
 Gérer et actualiser une base de données
 Préparer les échéanciers, fonds de compensation de TVA
 Identifier et signaler les écarts significatifs entre prévisions et réalisations
 Identifier un problème sur une opération comptable
 Rythme des encaissements et décaissements de la collectivité
 Techniques de recherche documentaire
 Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers
 Veille juridique
Budgétaire :

 Préparation des factures, imputations, suivi des marchés, mandatement et titrage.
 Assure le suivi de la facturation résidents et Gestion des aides sociales.
 Enregistrement des pièces comptables
 Contrôle procédure Commande-Livraison-Facturation & Règlement Fournisseurs (Mandats)
 Réalisation des titres, gestion des recettes (P503…)
 Vérification des comptes de trésorerie, ligne de trésorerie ect…

Achats :
 Correspondant CNAS (gestion du suivi, mouvements, inscriptions)
 Gestion des achats (RESAH, ADAPEI…)
 Passer des commandes conformément aux contrats d’achat et veiller à la qualité des produits reçus.
 Notions de base de la commande publique et des procédures de dépenses publiques
 Rédaction et transmission des bons de commande à partir des besoins des services et de l'approvisionnement des stocks
 Contrôle du bon de livraison et suivi des livraisons
 Réception et contrôle des factures par rapport aux bons de commande, aux bons de livraison et aux marchés en cours et vérification du service fait, des prestations diverses hors commande ;
 Évaluer la procédure d'achat
 Supervision des commandes de fournitures administratives
 Suivi des marchés et des contrats d’entretien

Gestion financière :

 La production des états règlementaires, arrêtés des comptes et situations intermédiaires dont vous êtes garant dans leur réalisation et fiabilité ;
 La veille juridique, l’outillage et la structuration des procédures comptables et financières dans une démarche générale de contrôle qualité ;
 Appui à l’élaboration, en lien avec la Direction, secrétaire RH, des budgets d’investissement et de fonctionnement et la réalisation de la gestion tarifaire (EPRD, ERRD, PGFP) ; Réalisation des opérations de fin de clôture (ex -Reprise sur provision-Provision-Amortissement),
 L’appui au contrôle de gestion de l’établissement et le suivi des tableaux de bord et indicateurs de performance ANAP ;
 L’appui technique aux projets transversaux (CPOM, PPI, appels à projets. etc.) ;

Communication et lien sociale :
 Accueil des différents usagers : personnel, commerciaux, famille, personnel médical & paramédical et résidants etc.
 Assure le standard de l’établissement.
 Techniques d’accueil, communication et négociation
 Recevoir et renseigner les usagers et fournisseurs

Administration :

 Classement et archivage des dossiers
Ressources Humaines :
 Préparation des contrats de travail (en l’absence de la secrétaire RH)
 Elaboration des documents de fin de contrat (en l’absence de la secrétaire RH)
 Préparation du tableau des variables de paie
 Elaborer des tableaux de bord et suivre l'évolution de la masse salariale.
 Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel et en assurer le suivi (cotisations sociales, reconstitution de carrière, gestion des différents congés, positions, cessation d’activité, rédaction de contrats de travail, arrêtés de nomination, traitement dossiers CNRACL, en lien avec le Centre départemental de gestion de la fonction publique territoriale…).
 Tenir à jour les dossiers individuels administratifs des agents.
 Elaborer les tableaux de bord sociaux permettant de suivre l'activité du personnel (absentéisme, rémunération, congés, formation, compte épargne temps…).
 Participer à la mise en œuvre et le suivi de la réglementation en matière de protection sociale et de santé (reclassement, maladie, maintien de salaire…).
 Saisie des vacances de poste, transfert en préfecture des contrats
 Information auprès du personnel sur les possibles formations et suivi des formations effectuées (en lien avec les infirmières)
 Mettre en œuvre les entretiens professionnels (communiquer, accompagner les encadrants, élaboration d'outils, exploiter les résultats, assurer le suivi…).
 Participer à l'élaboration et actualisation des fiches de poste en lien avec la direction et l’IDEC.
 Garantir le suivi des dossiers des agents et veiller à la bonne gestion des carrières en matière d'avancement de grade, d'échelon et de promotion interne.
 Développer les compétences et accompagner les agents dans la professionnalisation.
 Contribuer à l'amélioration des conditions et d'organisation du travail, piloter l'élaboration, la mise en œuvre et la mise à jour du Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels, faire le lien avec la CARSAT.
 Bâtir et développer les relations avec les organismes de protection sociale complémentaire (Mutuelles, CDG, CAS…).
 Gère les relations avec les organismes sociaux et effectue les déclarations règlementaires : URSSAF, Prévoyance et retraite, Trésor public, mutuelle…
 Gère et suit les remboursements des organismes de santé : CPAM, CPM prévoyance, relyens.
 Préparation et élaboration de la paie (en cas de disfonctionnement avec la boite de prestation)
Facturations résidantes :
 Recueillir les pièces nécessaires à la constitution du dossier d’admission et à la facturation
 Saisir les informations nécessaires à la facturation sur titan (mouvements, prélèvements automatiques, GIR…)
 Contrôler les avis de somme à payer, refacturer les dossiers si nécessaire
 Alerter la direction en cas de dossier litigieux
 Assurer le suivi des impayés - Suivre les demandes d’APA et d’Aide Sociale
 Recevoir les familles en cas de litige
 Aider à la mise en œuvre de l’obligation alimentaire
 Calcul de l’aide sociale mensuel des résidents bénéficiant de l’APA versée par un autre département
 Etablir le tableau trimestriel de l’APA à déduire de la dotation globale dépendance versée par le département 79
 Facturer les repas du personnel et les repas des invités
 Rédactions de documents administratifs
 Saisir les données sur AMELI (mouvements des résidents : sorties, décès, hospitalisation ou congés)
 Transmettre mensuellement à la CPAM les données budgétaires
 Assister les mandataires extérieurs lors de signatures de vente de bien ou autre à la demande de ceux-ci.
 Enregistrer les entrées en EHPAD et paramétrage sur titan pour la facturation
 Mise à jour des fichiers et suivi de la facturation et gestion des dossiers.
 Effectuer les demandes d’Aide Personnalisée au Logement