Responsable de service Etat Civil
Offre n° O079250822000195
Publiée le 22/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Au cœur de l'arc atlantique, la ville de Niort est située aux portes du marais poitevin, bénéficiant d'une situation privilégiée. Préfecture des Deux-Sèvres, avec ses 60 000 habitants, elle est la capitale française des mutuelles d'assurance, tournée vers l'économie solidaire (30 000 emplois tertiaires), l'environnement, l'art et le sport. Ville centre d'une communauté d'agglomération de 120 000 habitants.
Lieu de travail
Mairie de Niort - direction des ressources humaines - 1 place Martin Bastard - CS 58755 (Deux-Sèvres)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
26/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché principal
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Dans une commune dynamique au cœur d'un territoire exceptionnel et préservé des Deux-Sèvres, la Ville de Niort recherche un/une Responsable de l’État civil engagé(e) et rigoureux(se) pour piloter le service État civil essentiel à la vie quotidienne des citoyens. Mariages, naissances, identités, décès : autant d’événements majeurs que vous accompagnerez avec professionnalisme et sens du service public.
Rattaché(e) à la Direction Citoyenneté et Population composée de 5 services (Service État civil, Affaires Funéraires, Citoyenneté Affaires publiques, Relations Usagers, Mairies de proximité), vous travaillerez au sein d’une équipe investie de 15 agents. Vous assurerez l’encadrement du service État civil, garantirez la qualité et la conformité des actes.
Si vous avez le goût du management, une excellente maîtrise des procédures administratives, de solides connaissances en droit civil, et une forte motivation à servir l’intérêt général ? Ce poste est fait pour vous.
En tant que Responsable de l’État civil, vous occuperez un rôle clé avec des missions à fort enjeu humain et administratif.
Relevez le défi et contribuez, avec nous, à un service public de qualité !
Rattaché(e) à la Direction Citoyenneté et Population composée de 5 services (Service État civil, Affaires Funéraires, Citoyenneté Affaires publiques, Relations Usagers, Mairies de proximité), vous travaillerez au sein d’une équipe investie de 15 agents. Vous assurerez l’encadrement du service État civil, garantirez la qualité et la conformité des actes.
Si vous avez le goût du management, une excellente maîtrise des procédures administratives, de solides connaissances en droit civil, et une forte motivation à servir l’intérêt général ? Ce poste est fait pour vous.
En tant que Responsable de l’État civil, vous occuperez un rôle clé avec des missions à fort enjeu humain et administratif.
Relevez le défi et contribuez, avec nous, à un service public de qualité !
Missions / conditions d'exercice
A ce titre et sous la responsabilité du Directeur de la Direction Citoyenneté et Population, vous assurerez les missions suivantes :
1/ ANIMATION D’ÉQUIPE :
Animer et encadrer l'équipe, organiser et contrôler le travail des agents ;
Suivre les plannings et les états de présence des agents ;
Assister les agents afin d'assurer la sécurité juridique des dossiers, recevoir les usagers en cas de litige ;
Demander et renouveler les habilitations des agents ;
Contrôler l'activité de l'agent responsable des dossiers experts (mariages, Pacte Civil de Solidarité, changement de prénoms et de noms) ;
Accompagner et former les agents lors des évolutions réglementaires et mettre en place les modes d'organisation adéquats.
2/ GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE DU SERVICE :
Élaborer et suivre le budget de fonctionnement, gérer les achats et les marchés ;
Exercer un contrôle budgétaire, planifier les achats ;
Suivre l'activité du service, élaborer des tableaux de bord ;
Assurer le suivi des dossiers de dématérialisations.
3/ ACCOMPAGNEMENT DES ÉLUS, TRAVAIL EN TRANSVERSALITÉ AVEC LES AUTRES SERVICES, DIRECTIONS, ET PARTENAIRES :
Proposer à la hiérarchie et aux Élus les adaptations nécessaires à l'évolution et à la sécurité des missions (organisation, procédure, formation des agents...) ;
Rendre compte de l'activité du service auprès du Directeur par des rapports d'activité réguliers, des tableaux de bord et des bilans chiffrés ;
Accompagner les Élus lors des entretiens avec les usagers ;
Gérer les relations avec les instances de l’État chargées de l’État civil et des titres d'identité : service de la Préfecture, du tribunal ;
Gérer et suivre les saisines du Procureur de la République dans le cadre des mariages, des changements de prénoms.
4/ ASSURER UNE VEILLE JURIDIQUE EN MATIÈRE DE LOIS, RÈGLEMENTS ET CIRCULAIRES LIES A L’ACTIVITÉ DU SERVICE
CONTRAINTES DU POSTE :
- Travail en tenue fournie par la Collectivité (code vestimentaire à respecter du fait de l'accueil du public)
- Travail à la vue du public
- Permanences mariages les samedis
- Travail le dimanche en période électorale
- Poste requiert une très grande disponibilité
- Contraintes des heures d'ouverture au public :Lundi : 8h30-12h30 / 13h30-18h00
- Mardi : 10h00-17h00
- Mercredi, jeudi, vendredi : 8h30-12h30 / 13h30-17h00
1/ ANIMATION D’ÉQUIPE :
Animer et encadrer l'équipe, organiser et contrôler le travail des agents ;
Suivre les plannings et les états de présence des agents ;
Assister les agents afin d'assurer la sécurité juridique des dossiers, recevoir les usagers en cas de litige ;
Demander et renouveler les habilitations des agents ;
Contrôler l'activité de l'agent responsable des dossiers experts (mariages, Pacte Civil de Solidarité, changement de prénoms et de noms) ;
Accompagner et former les agents lors des évolutions réglementaires et mettre en place les modes d'organisation adéquats.
2/ GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE DU SERVICE :
Élaborer et suivre le budget de fonctionnement, gérer les achats et les marchés ;
Exercer un contrôle budgétaire, planifier les achats ;
Suivre l'activité du service, élaborer des tableaux de bord ;
Assurer le suivi des dossiers de dématérialisations.
3/ ACCOMPAGNEMENT DES ÉLUS, TRAVAIL EN TRANSVERSALITÉ AVEC LES AUTRES SERVICES, DIRECTIONS, ET PARTENAIRES :
Proposer à la hiérarchie et aux Élus les adaptations nécessaires à l'évolution et à la sécurité des missions (organisation, procédure, formation des agents...) ;
Rendre compte de l'activité du service auprès du Directeur par des rapports d'activité réguliers, des tableaux de bord et des bilans chiffrés ;
Accompagner les Élus lors des entretiens avec les usagers ;
Gérer les relations avec les instances de l’État chargées de l’État civil et des titres d'identité : service de la Préfecture, du tribunal ;
Gérer et suivre les saisines du Procureur de la République dans le cadre des mariages, des changements de prénoms.
4/ ASSURER UNE VEILLE JURIDIQUE EN MATIÈRE DE LOIS, RÈGLEMENTS ET CIRCULAIRES LIES A L’ACTIVITÉ DU SERVICE
CONTRAINTES DU POSTE :
- Travail en tenue fournie par la Collectivité (code vestimentaire à respecter du fait de l'accueil du public)
- Travail à la vue du public
- Permanences mariages les samedis
- Travail le dimanche en période électorale
- Poste requiert une très grande disponibilité
- Contraintes des heures d'ouverture au public :Lundi : 8h30-12h30 / 13h30-18h00
- Mardi : 10h00-17h00
- Mercredi, jeudi, vendredi : 8h30-12h30 / 13h30-17h00
Profils recherchés
- Expérience significative dans des fonctions d'encadrement et/ou diplôme homologué au niveau 6 (bac + 3) et/ou formation, expérience dans le domaine juridique
- Maîtrise du droit civil
- Bonnes connaissances de l'environnement territorial
- Maîtrise des outils bureautiques et connaissances appréciées de logiciels spécifiques (Siècle, Synbird)
- Qualités d'analyse et de synthèse
- Bon niveau rédactionnel
- Capacités relationnelles
- Discrétion
- Sens de l'organisation
- Esprit méthodique
- Maîtrise du droit civil
- Bonnes connaissances de l'environnement territorial
- Maîtrise des outils bureautiques et connaissances appréciées de logiciels spécifiques (Siècle, Synbird)
- Qualités d'analyse et de synthèse
- Bon niveau rédactionnel
- Capacités relationnelles
- Discrétion
- Sens de l'organisation
- Esprit méthodique
Contact et modalités de candidature
Contact
0549785329
Informations complémentaires
Auprès de Monsieur Olivier QUOD, Directeur de la Direction Citoyenneté et Population (Tél. 05.49.78.74.91).
Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation + 2 dernières évaluations professionnelles et copie du diplôme et/ou attestation de réussite au concours et/ou arrêté de la dernière situation administrative, les 2 ou 3 derniers bulletins de salaire ) à l'attention de M. le Maire - DRH - Place Martin Bastard - CS 58755 - 79027 NIORT Cedex ou par mail : drh-candidature@agglo-niort.fr
Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation + 2 dernières évaluations professionnelles et copie du diplôme et/ou attestation de réussite au concours et/ou arrêté de la dernière situation administrative, les 2 ou 3 derniers bulletins de salaire ) à l'attention de M. le Maire - DRH - Place Martin Bastard - CS 58755 - 79027 NIORT Cedex ou par mail : drh-candidature@agglo-niort.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.