Référent en matière de cinéma et de biodiversité à l'échelle nationale, l'IFFCAM est devenu une structure identifiée des professionnels de l'audiovisuel animalier et suscite des vocations. Par ses formations et les projets pilotes qu'il entend mener en tant qu'expert, l'Institut est innovant et revêt une qualité d'ambassadeur en matière d'enjeux environnementaux.
Ce recrutement s'inscrit dans le soutien administratif et comptable de la Direction de l'IFFCAM, afin de poursuivre son rayonnement auprès des professionnels de l'audiovisuel, de l'éducation et de l'environnement, tant au niveau régional que national.
Dans ce cadre, le coordinateur ou coordinatrice administrative contribuera à la gestion et à la structuration administrative, financière et comptable de l'IFFCAM aux côtés de la directrice, ainsi qu'à l'organisation de la vie pédagogique de l'école.
Au sein du pôle du développement territorial et de l'éducation et sous l'autorité de la directrice de l'IFFCAM, vous serez chargé(e) des missions suivantes :
* Assister la directrice dans la réalisation de ses missions : accueil du public et accompagnement des intervenants professionnels/enseignants, gestion de l'agenda, rédaction de courriers/mails et convocation des stagiaires, gestion du courrier dématérialisé, suivi des recrutements et des inscriptions des stagiaires en formation continue, accompagnement des étudiants en recherche de financement (France Travail et autres...), suivi des auditions en partenariat avec La Rochelle Université, gestion des réservations des hébergements et de la restauration des stagiaires/intervenants, contribution à la préparation et au suivi des dossiers de certification Qualiopi et des incidences sur le suivi pédagogique et administratif (mise en place de process, suivi des étudiants après leurs études...), mise à jour du calendrier des stages professionnels sur les logiciels dédiés.
* Mettre en oeuvre les actes administratifs (délibérations, conventions de partenariat avec d'autres institutions) et les rapports de la direction (CD, rapport d'activités), gérer les conseils d'exploitation de la Régie de l'IFFCAM (planification et préparation des éléments), préparation des dossiers de demandes de subvention aux différents partenaires institutionnels (Région et autres...)
* Accompagner la directrice sur le volet financier (préparation budgétaire) et comptable de la direction (suivi de la trésorerie mensuelle en lien avec la DG-FIPA, liquidation des dépenses et recettes, facturation, préparation des salaires des intervenants/prestataires/partenaires institutionnels en lien avec la DRH, préparation du dossier de la DIRECCTE)
* Contribuer et participer aux évènements de l'IFFCAM, voire du Département.
* Déplacements professionnels en journée, en particulier pour l'accompagnement des intervenants à la gare.
* Assurer avec le prestataire propreté l'accueil de la personne en charge du ménage, puis régulièrement faire le point avec cette dernière.
* Toute autre mission nécessaire au fonctionnement de la direction.