Vos missions :
Planification et organisation de l’agenda du cadre ou de l’élu :
o Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du cadre ou de l’élu en fonction des priorités du cadre ou de l’élu.
o Prendre et organiser les rendez-vous.
o Accueillir physiquement les rendez-vous.
o Préparer et organiser la logistique des évènements professionnels (organisation de déplacements, conférences téléphoniques, ...).
o Établir une relation de confiance avec le cadre et/ou l’élu.

Organisation et planification des réunions ou d’évènements :
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l’élu.
o Préparer et organiser la logistique des réunions (réservation de lieux, recherche de prestataires, convocation aux réunions, …).
o Veiller au respect des délais de transmission de documents avant les réunions.
o Rédiger des comptes-rendus et procès-verbaux des réunions.

Suivi de projets et activités de la direction :
o Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
o Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du cadre ou de l’élu (documentations, supports de communication, notes, …).
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers et vérifier la validité des informations traitées, notamment réglementaires.
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.

Accueil au secrétariat (téléphonique, physique et gestion des courriers et courriels) :
o Recevoir, filtrer et transmettre les courriers, messages informatiques et courriers électroniques vers l’interlocuteur concerné.
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.
o Adapter son discours en fonction des interlocuteurs.
o Faire preuve de discrétion professionnelle.

Gestion comptable et logistique :
o Réaliser les bons de commandes
o Assurer les achats de réapprovisionnement (café, thé, sucre, …)