Le Service Évènements de la Ville de Niort assure la préparation, la coordination et le suivi opérationnel des manifestations organisées sur le territoire, qu'elles soient institutionnelles, associatives, culturelles ou sportives.
Composé d'un pôle administratif et d'un pôle technique, le service travaille en étroite collaboration avec la Direction Générale, les Élus, les services municipaux, les associations, les prestataires et les différents partenaires intervenant dans l'organisation des manifestations.
Dans ce cadre, la Ville recherche un(e) Chargé(e) de projet évènementiel, chargé(e) d'assurer l'instruction et le suivi des dossiers de manifestations, de leur déclaration jusqu'à leur réalisation.
En intégrant le Service Évènements, vous participez directement à la conception et à la réussite des 700 fêtes et manifestations annuelles (Fête de la musique, 14-Juillet, célébrations de fin d'année...) qui contribuent à l'animation et au dynamisme du territoire.
Vous évoluerez dans un environnement transversal, au coeur de projets variés, en lien avec de nombreux acteurs internes et externes.
Sous la responsabilité du Chef de service Évènements, vous serez un interlocuteur privilégié des organisateurs de la Direction Générale et des Élus. Par ailleurs, en véritable interface entre les organisateurs, les services municipaux et les instances décisionnelles, vous apporterez votre expertise et votre capacité de coordination afin de sécuriser la préparation et la réalisation des manifestations.
À ce titre, vous assurerez les missions suivantes :
Instruction et sécurisation des manifestations :
* Instruire les demandes de manifestations déposées par les organisateurs ;
* Vérifier la recevabilité administrative des dossiers ;
* Accompagner les organisateurs dans leurs démarches réglementaires ;
* Élaborer les rétroplannings d'instruction et assurer le suivi des autorisations administratives ;
* Constituer les dossiers de sécurisation des grands événements ;
* Préparer les dossiers présentés en comité d'examen ;
* Assurer le suivi des prescriptions formulées par les comités ;
* Garantir la conformité des événements au regard de la réglementation en vigueur.
Commande publique et suivi administratif :
* Identifier les besoins du service ;
* Rédiger les pièces administratives et techniques des marchés publics ;
* Élaborer les CCTP et les CCAP ;
* Participer à la définition des critères de jugement des offres ;
* Rédiger les rapports d'analyse des offres ;
* Participer aux commissions de marchés ;
* Assurer le suivi administratif de l'exécution des marchés.
Suivi budgétaire :
* Participer à l'élaboration du budget du service ;
* Suivre les crédits de fonctionnement et d'investissement ;
* Contrôler les engagements comptables ;
* Élaborer les tableaux de bord financiers ;
* Produire les bilans budgétaires.
Programmation artistique et partenariats :
* Sourcer les compagnies artistiques et identifier de nouveaux prestataires ;
* Participer à la construction de la programmation des manifestations municipales ;
* Préparer les conventions artistiques ;
* Assurer le suivi administratif des contrats.
Gestion des actes administratifs :
* Construire les décisions et élaborer les délibérations ;
* Assurer le suivi des dossiers dans Airs Délib ;
* Coordonner les validations avec le Service des Instances ;
* Veiller à la bonne intégration des actes dans les logiciels métiers.
Administration de la plateforme numérique :
* Administrer le back-office de la plateforme numérique de déclaration des événements ;
* Paramétrer les formulaires et gérer les droits utilisateurs ;
* Accompagner les organisateurs dans l'utilisation de la plateforme ;
* Assurer le suivi des évolutions fonctionnelles de l'outil ;
* Produire des tableaux de bord d'activité.
Environnement du poste :
* Disponibilité importante en période de grands événements (horaires décalés/travail le week-end...)
* Respect d'échéances réglementaires impératif
* Gestion simultanée d'un nombre important de dossiers
* Charge mentale importante lors de la préparation des grands événements
* Relations avec de nombreux partenaires internes et externes
* Exposition à des situations de tension avec les organisateurs lors des arbitrages