Responsable du Pôle Accueil / Etat civil
Offre n° O079261027001568
Publiée le 27/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
La commune de Mauléon, à 15 minutes par la route (RN 249) de Bressuire (Région Nouvelle-Aquitaine) et Cholet (Région Pays-de-la-Loire), se situe au carrefour des Deux-Sèvres, du Maine-et-Loire et de la Vendée. Elle compte plus de 8 700 habitants, dont 3 350 habitants sur Mauléon-ville (ville centre de la commune de Mauléon). La collectivité est le fruit d’une association de : Mauléon-ville, La Chapelle- Largeau, Le Temple, Loublande, Moulins, Rorthais, Saint Aubin-de-Baubigné. Elle compte 70 agents. La commune fait partie de la Communauté d’Agglomération du Bocage Bressuirais qui comprend 33 communes pour 73 500 habitants.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie Place de l'Hôtel Ville, Mauléon (Deux-Sèvres (79))
Poste à pourvoir le
01/03/2027
Date limite de candidature
30/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + complément indemnitaire annuel + tickets restaurants + CNAS +participation employeur prévoyance et santé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez l'encadrement et la coordination du pôle accueil et état civil. Vous participez à la définition des orientations stratégiques en matière d'offre de services (permanences des mairies annexes, état civil, CNI/passeports, cimetières, location de salles, élections, etc.). Vous coordonnez l'organisation des élections ainsi que la collecte et la conservation des archives.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
› Pilotage, management et administration du pôle :
o Accompagner les agents et les sensibiliser à la conduite du changement
o Analyser les situations et les organisations de travail
o Organiser et mettre en œuvre des dispositifs d’évaluation et des démarches qualité
o Veiller à la qualité de l’accueil des administrés et accompagner les agents dans l’atteinte de cet objectif
o Assurer le suivi et l’analyse des réclamations des administrés, identifier les axes d’amélioration et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires
o Définir les objectifs du pôle, planifier l’activité, répartir les missions et suivre les indicateurs de qualité et de délai
o Encadrer, accompagner et évaluer les agents, identifier les besoins de professionnalisation et assurer la continuité du service
o Définir et organiser les permanences des mairies annexes, répartir les moyens et adapter l’activité du pôle aux besoins du public
o Garantir l’application des procédures, des consignes et des règles de sécurité au sein du pôle
o Préparer, piloter et animer les réunions du pôle, puis assurer le suivi des décisions
o Organiser la veille juridique et informationnelle, analyser les impacts et accompagner leur mise en œuvre
› État civil (pilotage de l’activité et supervision des agents d’accueil) :
o Piloter et contrôler l’instruction, la rédaction et la délivrance des actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, adoption, décès, etc.)
o Superviser la délivrance et la mise à jour des livrets de famille
o Garantir la tenue, la conservation, la mise à jour et la sécurisation des registres d’état civil
o Organiser la veille juridique, diffuser les évolutions réglementaires et veiller à leur application par l’équipe
› Collecte, traitement et classement des archives communales :
o Appliquer la réglementation en matière de collecte et de tri des archives publiques
o Organiser les relations avec les services versants
o Élaborer des tableaux de gestion
o Faire réaliser les opérations réglementaires de versement et d’élimination
o Élaborer et appliquer un plan de classement
o Rédiger une description archivistique normalisée
o Réaliser et contrôler l'indexation
› Élections :
o Superviser le traitement des demandes d’inscription, de radiation et de changement d’adresse
o Piloter l’organisation des scrutins, coordonner les agents mobilisés et sécuriser les opérations électorales
o Assurer la révision des listes électorales
o Organiser la veille juridique électorale et garantir la conformité des procédures
› Gestion des conventions relatives aux bâtiments communaux :
o Rédiger et actualiser les conventions annuelles d’utilisation des salles par les associations
o Mettre en place et assurer le suivi de la remise des clés
MISSIONS SECONDAIRES :
› Accueil physique et téléphonique du public à l’hôtel de ville de Mauléon (selon les besoins du service) :
o Recevoir et orienter les demandes
o Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
o Rechercher et diffuser des informations
o Hiérarchiser les demandes et les informations selon leur degré d’urgence ou de priorité
o Orienter et conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
o Conseiller les usagers et les agents sur les procédures
o Gérer les réservations de salles
o Assurer les opérations de recensement citoyen
o Superviser la gestion des titres sécurisés
o Procéder à l’ensemble des opérations d’attribution des concessions
› Jurés d’assises :
o Organiser le tirage au sort, assurer son suivi et transmettre les résultats à la préfecture
› Gestion et affichage des informations :
o Diffuser les informations et les documents par voie d’affichage
Poste à 39 heures avec RTT.
› Pilotage, management et administration du pôle :
o Accompagner les agents et les sensibiliser à la conduite du changement
o Analyser les situations et les organisations de travail
o Organiser et mettre en œuvre des dispositifs d’évaluation et des démarches qualité
o Veiller à la qualité de l’accueil des administrés et accompagner les agents dans l’atteinte de cet objectif
o Assurer le suivi et l’analyse des réclamations des administrés, identifier les axes d’amélioration et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires
o Définir les objectifs du pôle, planifier l’activité, répartir les missions et suivre les indicateurs de qualité et de délai
o Encadrer, accompagner et évaluer les agents, identifier les besoins de professionnalisation et assurer la continuité du service
o Définir et organiser les permanences des mairies annexes, répartir les moyens et adapter l’activité du pôle aux besoins du public
o Garantir l’application des procédures, des consignes et des règles de sécurité au sein du pôle
o Préparer, piloter et animer les réunions du pôle, puis assurer le suivi des décisions
o Organiser la veille juridique et informationnelle, analyser les impacts et accompagner leur mise en œuvre
› État civil (pilotage de l’activité et supervision des agents d’accueil) :
o Piloter et contrôler l’instruction, la rédaction et la délivrance des actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, adoption, décès, etc.)
o Superviser la délivrance et la mise à jour des livrets de famille
o Garantir la tenue, la conservation, la mise à jour et la sécurisation des registres d’état civil
o Organiser la veille juridique, diffuser les évolutions réglementaires et veiller à leur application par l’équipe
› Collecte, traitement et classement des archives communales :
o Appliquer la réglementation en matière de collecte et de tri des archives publiques
o Organiser les relations avec les services versants
o Élaborer des tableaux de gestion
o Faire réaliser les opérations réglementaires de versement et d’élimination
o Élaborer et appliquer un plan de classement
o Rédiger une description archivistique normalisée
o Réaliser et contrôler l'indexation
› Élections :
o Superviser le traitement des demandes d’inscription, de radiation et de changement d’adresse
o Piloter l’organisation des scrutins, coordonner les agents mobilisés et sécuriser les opérations électorales
o Assurer la révision des listes électorales
o Organiser la veille juridique électorale et garantir la conformité des procédures
› Gestion des conventions relatives aux bâtiments communaux :
o Rédiger et actualiser les conventions annuelles d’utilisation des salles par les associations
o Mettre en place et assurer le suivi de la remise des clés
MISSIONS SECONDAIRES :
› Accueil physique et téléphonique du public à l’hôtel de ville de Mauléon (selon les besoins du service) :
o Recevoir et orienter les demandes
o Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
o Rechercher et diffuser des informations
o Hiérarchiser les demandes et les informations selon leur degré d’urgence ou de priorité
o Orienter et conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
o Conseiller les usagers et les agents sur les procédures
o Gérer les réservations de salles
o Assurer les opérations de recensement citoyen
o Superviser la gestion des titres sécurisés
o Procéder à l’ensemble des opérations d’attribution des concessions
› Jurés d’assises :
o Organiser le tirage au sort, assurer son suivi et transmettre les résultats à la préfecture
› Gestion et affichage des informations :
o Diffuser les informations et les documents par voie d’affichage
Poste à 39 heures avec RTT.
Profils recherchés
SAVOIR-FAIRE :
o Manager une équipe de proximité, animer le collectif et accompagner le changement
o Planifier, prioriser, déléguer et arbitrer l’activité afin d’assurer la continuité du service public
o Maîtriser le cadre juridique et sécuriser les procédures relatives à l’état civil, aux élections, aux titres sécurisés et aux autres activités du pôle
o Contrôler la qualité et la conformité des actes, procédures et documents administratifs
o Maîtriser les techniques d’accueil, de communication orale et écrite et de gestion des situations sensibles
o Utiliser les logiciels bureautiques et métiers ainsi que les outils de communication et de gestion du standard
o Concevoir et suivre des échéanciers, tableaux de bord, statistiques et indicateurs de performance
o Organiser la transmission, le classement, la conservation et l’archivage des documents et dossiers administratifs
SAVOIR-ETRE :
o Leadership, sens du collectif et capacité à fédérer et accompagner l’équipe
o Sens du service public et exigence de qualité dans la relation aux usagers
o Écoute, diplomatie, pédagogie et maîtrise de soi dans les situations sensibles
o Capacité d’analyse, discernement, réactivité et aptitude à la décision
o Rigueur, sens de l’organisation, des priorités et des responsabilités
o Disponibilité, coopération transversale, neutralité, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Conditions générales :
o Travail en bureau et au guichet d’accueil
o Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service
o Disponibilité adaptée aux nécessités de service et aux échéances électorales
o Rigueur, autonomie, sens de l’organisation, aptitude à la décision et capacité à rendre compte
o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Relations fonctionnelles :
o Relation directe avec la Direction générale des services
o Relations fréquentes avec l’ensemble des services
o Contacts directs avec le public
Facteurs de pénibilité :
Risques de tensions dans la relation avec le public
o Manager une équipe de proximité, animer le collectif et accompagner le changement
o Planifier, prioriser, déléguer et arbitrer l’activité afin d’assurer la continuité du service public
o Maîtriser le cadre juridique et sécuriser les procédures relatives à l’état civil, aux élections, aux titres sécurisés et aux autres activités du pôle
o Contrôler la qualité et la conformité des actes, procédures et documents administratifs
o Maîtriser les techniques d’accueil, de communication orale et écrite et de gestion des situations sensibles
o Utiliser les logiciels bureautiques et métiers ainsi que les outils de communication et de gestion du standard
o Concevoir et suivre des échéanciers, tableaux de bord, statistiques et indicateurs de performance
o Organiser la transmission, le classement, la conservation et l’archivage des documents et dossiers administratifs
SAVOIR-ETRE :
o Leadership, sens du collectif et capacité à fédérer et accompagner l’équipe
o Sens du service public et exigence de qualité dans la relation aux usagers
o Écoute, diplomatie, pédagogie et maîtrise de soi dans les situations sensibles
o Capacité d’analyse, discernement, réactivité et aptitude à la décision
o Rigueur, sens de l’organisation, des priorités et des responsabilités
o Disponibilité, coopération transversale, neutralité, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Conditions générales :
o Travail en bureau et au guichet d’accueil
o Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service
o Disponibilité adaptée aux nécessités de service et aux échéances électorales
o Rigueur, autonomie, sens de l’organisation, aptitude à la décision et capacité à rendre compte
o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Relations fonctionnelles :
o Relation directe avec la Direction générale des services
o Relations fréquentes avec l’ensemble des services
o Contacts directs avec le public
Facteurs de pénibilité :
Risques de tensions dans la relation avec le public
Contact et modalités de candidature
Contact
0549811704
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Maire ou par courriel à sophia.perre@mauleon.fr, accompagnée de votre dernier arrêté de situation administrative (pour les fonctionnaires).
Les candidats présélectionnés seront convoqués à un entretien devant le jury de recrutement le mardi 15 décembre 2026.
Les candidats présélectionnés seront convoqués à un entretien devant le jury de recrutement le mardi 15 décembre 2026.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.