Sous l'autorité du directeur de territoire, et en relation avec l'ensemble de l'équipe territoriale, l'assistant(e) du responsable territorial accueil action sociale assiste prioritairement le responsable territorial et le coordinateur afin d'optimiser l'organisation administrative de la mission. Il ou elle assure l'ensemble du suivi administratif des dossiers qui lui sont confiés, notamment pour ce qui relève de la gestion technique et administrative de la mission. Il ou elle organise et coordonne la diffusion des informations en interne et, si besoin, en direction des partenaires internes et externes. Il ou elle peut également avoir en charge la mise en œuvre d'événements spécifiques organisés sur le territoire, dans le cadre de la mission accueil et action sociale.

Appui au responsable territorial de la mission accueil action sociale en territoire
* Gérer l'ensemble des outils statistiques de l'accueil et de l'action sociale (annuel, mensuel, rapport d'activité)
* Participer à la collecte des informations, à l'élaboration et à la réalisation des outils de suivi d'activité du territoire (tableaux de bord) et les mettre à jour
* Mettre en forme des données statistiques
* Conseiller et orienter les agents et les partenaires
* Organiser et planifier les réunions internes et externes (convocation, préparation des dossiers et envoi de l'ordre du jour, réservation de salles, élaboration et diffusion des comptes-rendus après validation)
* Fournir une information fiable et régulière au responsable de la mission et faire du reporting
* Mettre à jour le registre RGPD en lien avec les outils de l'accueil et de l'action sociale

Assistance administrative
* Concevoir, rédiger, saisir et mettre en forme tout type de document (courriers, notes, synthèses de comptes-rendus, rapports) dans le respect de la charte graphique du Conseil départemental
* Veiller à la bonne circulation des informations, du courrier et aux différentes enquêtes dans le cadre de la mission accueil et action sociale
* Participer, assurer le traitement administratif de la gestion de la commission d'orientation et du tableau de suivis des assistants sociaux
* Constituer et suivre les dossiers confiés (rédaction, mise à jour de fichiers)
* Gérer et enregistrer le courrier papier et électronique
* Gérer le suivi de parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature du responsable de la mission
* Centraliser et coordonner la circulation de l'information relative à la mission au sein de l'équipe territoriale
* Contribuer à l'amélioration de l'organisation administrative de la mission au sein du territoire (procédures, activités)
* Procéder à des recherches documentaires et constituer un fonds documentaire
* Gérer le classement
* Garantir la mise en œuvre réglementaire de l'archivage des dossiers sociaux et de la documentation papier et électronique
* Planifier, préparer, organiser et participer à des réunions
* Assurer le suivi des enquêtes élus, préfecture, cabinet du Président et contact@somme.fr

Assistance à la gestion des ressources humaines
* Informer le responsable territorial et les équipes des absences avec une attention particulière pour la continuité de service
* Assurer l'accueil administratif et logistique des nouveaux arrivants en lien avec les assistantes
* Recueillir et traiter l'ensemble des demandes de stages
* Assurer la gestion administrative et logistique des stagiaires

Contraintes du poste :

* Continuité de service
* Possibilité d'apporter à la demande du Directeur son soutien en cas de nécessité de service aux différents assistants des responsables territoriaux ou de l'équipe accueil en MDSI
* Continuité de service en l'absence de l'assistante du directeur de territoire

Compétences requises :

Connaissances :
* Maîtrise de l'environnement bureautique sous Office
* Maîtrise des outils de communication électronique
* Connaissance du logiciel métier de l'action sociale (SOLIS)
* Maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
* Maîtrise des techniques d'expression écrite et orale
* Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des conseils départementaux
* Connaissance du champ de compétence et d'intervention du directeur de territoire des responsables territoriaux et des autres directions de la DGASI
* Connaissance de la structure d'un territoire d'action sociale et de l'organisation et du fonctionnement d'une Maison départementale des solidarités et de l'insertion (MDSI)
* Connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités
* Connaissance des méthodes de classement et d'archivage
* Connaissance de la législation médico-sociale et de ses applications pratiques

Aptitudes professionnelles :
* Force de proposition
* Capacité d'anticipation
* Capacité à hiérarchiser les urgences
* Capacité d'organisation et de coordination
* Aptitude au travail en équipe
* Capacités rédactionnelles et de prise de notes
* Respect des procédures et des normes rédactionnelles
* Aisance dans l'expression orale
* Forte capacité d'adaptation

Comportements professionnels - motivations :
* Sens de la qualité du service offert au public
* Sens des responsabilités
* Rigueur et méthode
* Excellent relationnel
* Écoute, diplomatie
* Sens du travail en équipe
* Esprit d'initiative
* Dynamisme
* Réactivité
* Autonomie
* Devoir de réserve, discrétion
* Gestion du au stress