Assistant de direction

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O080240607000463
Publiée le 14/06/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION D'AMIENS METROPOLE
Monsieur le president d'amiens metropole place de hotel de ville bp 2720
80000 Amiens
Lieu de travail
Amiens
Poste à pourvoir le
10/08/2024
Date limite de candidature
14/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la directrice, vous assurez un rôle support auprès de la directrice de la cohésion sociale et du CCAS, en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil et de suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
* Organisation des activités de la Directrice
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités, organiser les déplacements
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Assurer les relations interinstitutionnelles
- Etre garant du respect de la représentation de l’institution auprès du public et des partenaires
- Assurer l’interface avec les chefs de services de la direction. Assurer occasionnellement l’assistance aux chefs de services et/ou responsables de missions ne disposant pas de secrétariat pour les évènements importants liés à leurs activités
- Assurer la veille documentaire
- Organiser, assurer la logistique et le matériel pour les réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur et en assurer la diffusion
- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Assurer l’organisation de conférences d’envergure départementale, régionale ou nationale (UNCCAS, ACTAS, Stratégie Pauvreté,..) avec de multiples partenaires institutionnels.
- Elaborer les fichiers contacts

* Suivi des projets et activités de la Directrice
- Réaliser et compléter des tableaux de suivi. Mettre à jour les fichiers
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Participer à la rédaction du rapport d’activité annuel
- Renseigner les collaborateurs sur l’état d’avancement d’un dossier
- Formaliser des documents de travail. Optimiser les outils de travail

* Accueil et gestion administrative
- Accueillir, informer et orienter le public et/ou les partenaires. Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers (courriers, compte-rendu, rapports statistiques, présentation power point, feuilles de calculs, etc.)
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers et courriers
- Gestion du courrier : réceptionner, enregistrer et ventiler les courriers dans le logiciel dédié
- Assurer une veille relative aux réponses apportées par les services
- Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers mails
- Mettre en forme et envoyer des documents à la demande de la Directrice

CONDITIONS D’EXERCICE
Pics d’activités occasionnels selon les nécessités du service
Profils recherchés
Vous êtes titulaire d’un BAC, idéalement d’un BTS Assistant de manager. Vous connaissez les principes rédactionnels de la note de synthèse et de compte-rendu. Une expérience sur un poste similaire est souhaitée.
Votre parcours professionnel démontre votre rigueur et votre organisation. Enfin, vos qualités relationnelles, votre autonomie et votre efficacité sont des éléments qui vous caractérisent.

Recrutement par voie statutaire (candidats titulaires ou lauréats de concours) ou à défaut par voie contractuelle

La communauté d'agglomération Amiens Métropole souhaite participer à l'effort national d'insertion en milieu professionnel des personnes handicapées ; cette offre est handi-accessible.

Contact

Contact
0360010247
Informations complémentaires
Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez contacter l’Assistante RH référente du dossier par téléphone au
03.22.97.10.43. Pour postuler, vous devrez adresser votre dossier de candidature (en rappelant la référence 4912) sur le site www.amiens.fr (Rubrique « Vivre à Amiens » puis « Emploi » puis « Nos offres d’emplois »), jusqu’au 14/07/2024.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.