Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes :
 Organisation des activités du Directeur
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités, organiser les déplacements
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Assurer l’interface avec les chefs de services de la direction. Assurer occasionnellement l’assistance aux chefs de services et/ou responsables de missions ne disposant pas de secrétariat pour les évènements importants liés à leurs activités
- Organiser, assurer la logistique et le matériel pour les réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur et en assurer la diffusion
- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Elaborer les fichiers contacts, et assurer une veille documentaire

 Suivi des projets et activités du directeur
- Réaliser et compléter des tableaux de suivi. Mettre à jour les fichiers
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Renseigner les collaborateurs sur l’état d’avancement d’un dossier
- Formaliser des documents de travail. Optimiser les outils de travail

 Accueil et gestion administrative
- Accueillir, informer et orienter le public et/ou les partenaires. Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers (courriers, compte-rendu, rapports statistiques, présentation, etc.)
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers et courriers
- Gestion du courrier : réceptionner, enregistrer et ventiler les courriers dans le logiciel dédié
- Assurer une veille relative aux réponses apportées par les services
- Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers mails
- Mettre en forme et envoyer des documents à la demande de la Directrice

 Activités spécifiques Direction Cohésion Sociale et CCAS
- Etre garant du respect de la représentation de l’institution auprès du public et des partenaires
- Assurer l’organisation de conférences d’envergure départementale, régionale ou nationale (UNCCAS, ACTAS, Stratégie Pauvreté,..) avec de multiples partenaires institutionnels.
- Assurer les relations interinstitutionnelles

 Activités spécifiques Direction de Proximité
- Piloter en liaison avec la CAF et les chefs de pôle le dossier « personnel non permanent » (tableau de suivi, relances…)
- Réceptionner, enregistrer et suivre dans le logiciel ELISE, classer et répartir les courriers reçus
- Suivi de dossiers spécifiques (fiches écoles, recensement demandes de travaux,…)