Assistant(e) de direction
Offre n° O080260327000340
Publiée le 27/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue Saint-Fuscien, Amiens (Somme (80))
Poste à pourvoir le
01/06/2026
Date limite de candidature
27/04/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la directrice des Archives départementales et en relation avec l’ensemble de l’équipe de la direction, l’assistant(e) de direction assure une mission d’assistance et d’appui de la direction et des chefs de service dans l’organisation et le suivi administratif des dossiers qui lui sont confiés. Il/elle coordonne l’information et assure l’interface au sein de l’équipe des Archives et le lien avec les partenaires extérieurs. L’assistant(e) de direction assure la gestion du secrétariat (courriers, archivage des dossiers). Il/elle participe régulièrement aux permanences hebdomadaires d’accueil du public (en moyenne 3 demi-journées par semaine). A titre ponctuel, et comme l'ensemble des agents des Archives départementales, l’assistant(e) de direction participe aux travaux collectifs de traitement matériel des documents.
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités :
Gestion administrative :
• Enregistrer, répartir dans les services et traiter les courriers, assurer le suivi de leur traitement via le logiciel d’enregistrement du courrier et gérer la circulation des parapheurs
• Assurer, en lien avec les services de la Direction, le suivi des réponses aux demandes
• Organiser des réunions et gérer l’agenda de la directrice
• Centraliser les informations et coordonner leur circulation en interne
• Créer des outils et tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité de la Direction
• Rédiger des courriers, des notes, des synthèses et des comptes rendus
• Assurer le suivi des dossiers délégués par la directrice
• Participer à l’élaboration des rapports présentés en commission permanente ou en session plénière via le logiciel de gestion des délibérations
• Gérer et mettre à jour le fichier des contacts des Archives départementales ainsi que la liste interne des agents des Archives
• Transmettre, chaque trimestre, les chiffres d'activité des Archives à la Mission audit et qualité (sur la base des informations collectées en interne)
• Assurer la saisie bureautique et la mise en forme de documents
• Établir le compte rendu des réunions internes auxquelles l'assistant(e) de direction participe
• Ranger les dossiers du secrétariat conformément au plan de classement, en lien avec la référente interne archives
Accueil physique et téléphonique
• Participer aux permanences d’accueil physique et téléphonique
• Orienter et guider les usagers dans leurs démarches
Travaux collectifs
• Participer, ponctuellement, aux opérations internes de traitement matériel de documents d'archives (dépoussiérage, conditionnement, port de charges)
Contraintes du poste :
• Respect des horaires spécifiques d’ouverture au public (standard téléphonique, accueil du public)
• Continuité de service (harmonisation des présences et absences au sein du planning des permanences d’accueil du public)
• Port ponctuel de charges (opérations d’archivage et de traitement matériel des documents)
Gestion administrative :
• Enregistrer, répartir dans les services et traiter les courriers, assurer le suivi de leur traitement via le logiciel d’enregistrement du courrier et gérer la circulation des parapheurs
• Assurer, en lien avec les services de la Direction, le suivi des réponses aux demandes
• Organiser des réunions et gérer l’agenda de la directrice
• Centraliser les informations et coordonner leur circulation en interne
• Créer des outils et tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité de la Direction
• Rédiger des courriers, des notes, des synthèses et des comptes rendus
• Assurer le suivi des dossiers délégués par la directrice
• Participer à l’élaboration des rapports présentés en commission permanente ou en session plénière via le logiciel de gestion des délibérations
• Gérer et mettre à jour le fichier des contacts des Archives départementales ainsi que la liste interne des agents des Archives
• Transmettre, chaque trimestre, les chiffres d'activité des Archives à la Mission audit et qualité (sur la base des informations collectées en interne)
• Assurer la saisie bureautique et la mise en forme de documents
• Établir le compte rendu des réunions internes auxquelles l'assistant(e) de direction participe
• Ranger les dossiers du secrétariat conformément au plan de classement, en lien avec la référente interne archives
Accueil physique et téléphonique
• Participer aux permanences d’accueil physique et téléphonique
• Orienter et guider les usagers dans leurs démarches
Travaux collectifs
• Participer, ponctuellement, aux opérations internes de traitement matériel de documents d'archives (dépoussiérage, conditionnement, port de charges)
Contraintes du poste :
• Respect des horaires spécifiques d’ouverture au public (standard téléphonique, accueil du public)
• Continuité de service (harmonisation des présences et absences au sein du planning des permanences d’accueil du public)
• Port ponctuel de charges (opérations d’archivage et de traitement matériel des documents)
Profils recherchés
Compétences requises :
Connaissances :
• Connaissance du fonctionnement et de l’organisation de l'administration départementale et de son environnement institutionnel
• Connaissance détaillée des procédures administratives
• Maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
• Maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe de la langue française
• Maîtrise du logiciel d’enregistrement du courrier
• Maitrise des outils bureautiques et du logiciel de gestion des délibérations OXYAD
Aptitudes professionnelles :
• Aptitude à l'organisation et à la coordination
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Capacité d'anticipation et de proposition
• Capacité à hiérarchiser les urgences
• Capacités rédactionnelles
Comportements professionnels – motivations :
• Excellent relationnel
• Rigueur et méthode
• Discrétion
• Loyauté envers sa directrice
• Sens du travail en équipe
• Autonomie
• Réactivité et prise d’initiative
• Disponibilité
• Dynamisme
• Intérêt pour le patrimoine écrit
Connaissances :
• Connaissance du fonctionnement et de l’organisation de l'administration départementale et de son environnement institutionnel
• Connaissance détaillée des procédures administratives
• Maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
• Maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe de la langue française
• Maîtrise du logiciel d’enregistrement du courrier
• Maitrise des outils bureautiques et du logiciel de gestion des délibérations OXYAD
Aptitudes professionnelles :
• Aptitude à l'organisation et à la coordination
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Capacité d'anticipation et de proposition
• Capacité à hiérarchiser les urgences
• Capacités rédactionnelles
Comportements professionnels – motivations :
• Excellent relationnel
• Rigueur et méthode
• Discrétion
• Loyauté envers sa directrice
• Sens du travail en équipe
• Autonomie
• Réactivité et prise d’initiative
• Disponibilité
• Dynamisme
• Intérêt pour le patrimoine écrit
Contact et modalités de candidature
Contact
https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Informations complémentaires
Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.