Secrétaire agent d'accueil
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O081230601060995
Publiée le 14/06/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Route du Salas, Brassac (Tarn (81))
Poste à pourvoir le
01/08/2023
Date limite de candidature
15/07/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Secrétaire agent d'accueil (h/f) à la Maison du Département de Brassac, placé sous l'autorité hiérarchique du responsable de la MD.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS:
* Secrétariat/accueil du public
* Identification et qualification de la demande sociale et orientation vers les services ou les personnels concernés
* Instruction et gestion administrative de dossiers de demande d'aide sociale, de procédures et de décisions
* Suivi des courriers/courriels départ-arrivée, classement, archivage
* Participation auprès du Responsable de la Maison du Département, à la gestion du site : RH, moyens, budgets, statistiques
ACTIVITÉS:
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Maison du Département (MD) mais aussi, au besoin, du secteur routier de Brassac
* Identifier et qualifier les demandes et orienter vers les services ou les personnels concernés
* Suivre les courriers/courriels en arrivée et départ
* Réaliser des travaux de bureautique : courriers, enregistrement des enquêtes, notes, comptes rendus de réunions
* Assurer le suivi administratif en amont et au retour des commissions (aides financières, RSA, Fonds d'aide aux jeunes)
* Suivre les budgets sur les logiciels métier
* Assurer la régie de la Maison du Département
* Assurer le rôle de correspondant(e) HOROQUARTZ (gestion du temps de travail)
* Participer à la tenue des statistiques d'activité de la MD
* Gérer des fournitures de la MD et l'utilisation du(des) véhicule(s) de service
* Secrétariat/accueil du public
* Identification et qualification de la demande sociale et orientation vers les services ou les personnels concernés
* Instruction et gestion administrative de dossiers de demande d'aide sociale, de procédures et de décisions
* Suivi des courriers/courriels départ-arrivée, classement, archivage
* Participation auprès du Responsable de la Maison du Département, à la gestion du site : RH, moyens, budgets, statistiques
ACTIVITÉS:
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Maison du Département (MD) mais aussi, au besoin, du secteur routier de Brassac
* Identifier et qualifier les demandes et orienter vers les services ou les personnels concernés
* Suivre les courriers/courriels en arrivée et départ
* Réaliser des travaux de bureautique : courriers, enregistrement des enquêtes, notes, comptes rendus de réunions
* Assurer le suivi administratif en amont et au retour des commissions (aides financières, RSA, Fonds d'aide aux jeunes)
* Suivre les budgets sur les logiciels métier
* Assurer la régie de la Maison du Département
* Assurer le rôle de correspondant(e) HOROQUARTZ (gestion du temps de travail)
* Participer à la tenue des statistiques d'activité de la MD
* Gérer des fournitures de la MD et l'utilisation du(des) véhicule(s) de service
Profils recherchés
CONNAISSANCES INDISPENSABLES
* Connaissance des techniques et outils de communication, de bureautique et de secrétariat
* Maitrise des règles de l'expression écrite et orale
* Sens de l'organisation et de la gestion du temps
* Connaissance du fonctionnement, activités, procédures internes à la collectivité et celles des partenaires
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
* Recevoir, filtrer, prioriser et orienter des demandes physiques, les messages téléphoniques et électroniques
* S'adapter à un public potentiellement difficile et savoir gérer des situations de stress
* Prendre des notes et mettre en forme des documents
* Travailler sur des données chiffrées
* D'appliquer des procédures et consignes mais aussi de proposer des ajustements ou évolutions
QUALITES SOUHAITEES
* Discrétion et loyauté
* Courtoisie, empathie empreinte de fermeté
* Sens du travail en équipe
* Organisation, méthode, autonomie
* Faculté d'adaptation
SPECIFICITES DU POSTE
* Résidence administrative fixée à Brassac
* Lorsque l'agent assurera la fonction d'accueil, sa présence est obligatoire durant les plages horaires d'ouverture au public
* Ce poste ouvre droit à une NBI (nouvelle bonification indiciaire) de 10 points au titre de l'accueil du public
* Connaissance des techniques et outils de communication, de bureautique et de secrétariat
* Maitrise des règles de l'expression écrite et orale
* Sens de l'organisation et de la gestion du temps
* Connaissance du fonctionnement, activités, procédures internes à la collectivité et celles des partenaires
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
* Recevoir, filtrer, prioriser et orienter des demandes physiques, les messages téléphoniques et électroniques
* S'adapter à un public potentiellement difficile et savoir gérer des situations de stress
* Prendre des notes et mettre en forme des documents
* Travailler sur des données chiffrées
* D'appliquer des procédures et consignes mais aussi de proposer des ajustements ou évolutions
QUALITES SOUHAITEES
* Discrétion et loyauté
* Courtoisie, empathie empreinte de fermeté
* Sens du travail en équipe
* Organisation, méthode, autonomie
* Faculté d'adaptation
SPECIFICITES DU POSTE
* Résidence administrative fixée à Brassac
* Lorsque l'agent assurera la fonction d'accueil, sa présence est obligatoire durant les plages horaires d'ouverture au public
* Ce poste ouvre droit à une NBI (nouvelle bonification indiciaire) de 10 points au titre de l'accueil du public
Contact et modalités de candidature
Contact
0563456587
Informations complémentaires
Les agents qui souhaitent postuler sur un poste ne faisant pas l'objet du présent appel à candidatures, peuvent adresser leur demande. Elle sera étudiée, dans la mesure des postes rendus disponibles.
Les candidatures composées d'une LETTRE DE MOTIVATION et d'un CURRICULUM VITAE
devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines avant le 15 juillet 2023.
Les candidatures composées d'une LETTRE DE MOTIVATION et d'un CURRICULUM VITAE
devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines avant le 15 juillet 2023.
Adresse de l'employeur
LE DEPARTEMENT DU TARN
>35 Lices Georges Pompidou
81000 ALBI
>35 Lices Georges Pompidou
81000 ALBI
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.