Gestionnaire administratif secrétariat/Assemblées
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Offre n° O081231201276090
Publiée le 01/12/2023
Synthèse de l'offre
La communauté d'agglomération de l'Albigeois, créée en 2003, exerce des compétences clés pour le développement du territoire des 16 communes qui la composent (aménagement de l'espace, voirie, habitat, développement économique, assainissement, urbanisme, environnement, éclairage public et maîtrise énergétique ) et la vie quotidienne des 85 000 grands albigeois (transports, collecte des déchets, propreté, médiathèques, équipements aquatiques, ). Elle s appuie sur une administration regroupant aujourd'hui près de 550 agents.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Parc François Mitterrand, Saint-Juéry (Tarn (81))
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
02/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L343-1 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un emploi fonctionnel de catégorie A+. Le contrat proposé est nécessairement à durée déterminée.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un emploi fonctionnel de catégorie A+. Le contrat proposé est nécessairement à durée déterminée.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition du métier ou de la fonction
Le/la gestionnaire assure, sous la responsabilité directe de la responsable du service, les missions relevant du service des Assemblées et du secrétariat général. C'est une personne de confiance qui peut traiter des informations confidentielles.
L'agent est en contact direct et échange permanent avec le DGU, les DGA et les élus. Il est en relation directe avec l'ensemble des services de l'Agglomération, des communes, des collectivités et instances extérieures.
Dans le contexte de la mutualisation, les services secrétariat général et assemblées de la communauté d'agglomération de l'Albigeois et de la ville d'Albi sont amenés à travailler étroitement ensemble.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : B
* Filière : administrative
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Poste basé à Saint-Juéry : parc François Mitterrand
* Poste à temps complet : 37 heures par semaine (1607h/an) sur 5 jours
* Amplitude horaire du service : 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi. Possibilité d'heures supplémentaires selon l'activité du service
* Pics d'activités en fonction des obligations du service
* Disponibilité ponctuelle à prévoir en soirée lors des réunions de Bureaux communautaires et de Conseils communautaires
* Permis B
Le/la gestionnaire assure, sous la responsabilité directe de la responsable du service, les missions relevant du service des Assemblées et du secrétariat général. C'est une personne de confiance qui peut traiter des informations confidentielles.
L'agent est en contact direct et échange permanent avec le DGU, les DGA et les élus. Il est en relation directe avec l'ensemble des services de l'Agglomération, des communes, des collectivités et instances extérieures.
Dans le contexte de la mutualisation, les services secrétariat général et assemblées de la communauté d'agglomération de l'Albigeois et de la ville d'Albi sont amenés à travailler étroitement ensemble.
Catégorie statutaire
* Poste de catégorie : B
* Filière : administrative
Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste
* Poste basé à Saint-Juéry : parc François Mitterrand
* Poste à temps complet : 37 heures par semaine (1607h/an) sur 5 jours
* Amplitude horaire du service : 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi. Possibilité d'heures supplémentaires selon l'activité du service
* Pics d'activités en fonction des obligations du service
* Disponibilité ponctuelle à prévoir en soirée lors des réunions de Bureaux communautaires et de Conseils communautaires
* Permis B
Missions / conditions d'exercice
Missions - activités
Missions principales
* Organisation des Bureaux communautaires et des Conseils communautaires
* Gestion des arrêtés et des décisions : centralisation, corrections, envoi pour signature, envoi au contrôle de légalité, retour au service, publicité des actes administratifs, tenue du registre des arrêtés...
* Gestion des commissions, planning, rédaction et envoi des convocations, de l'ordre du jour et du compte rendu des différentes commissions
* Contribution à la bonne circulation des parapheurs selon le circuit de signatures
* Mise en forme des courriers, notes, publipostages... dans le respect de la charte de correspondance de l'Agglomération
* Participe à la bonne organisation du classement et de l'archivage du secrétariat général et Assemblées
* Assure les activités de comptabilité notamment sur les opérations comptables en dépenses et en recettes (engagement des bons de commandes, liquidation factures...)
Missions secondaires
* Assure l'intérim de la responsable du secrétariat général et des assemblées lors des absences
* Remplacement possible de l'agent d'accueil en cas d'absence (gestion du courrier, accueil...)
Missions principales
* Organisation des Bureaux communautaires et des Conseils communautaires
* Gestion des arrêtés et des décisions : centralisation, corrections, envoi pour signature, envoi au contrôle de légalité, retour au service, publicité des actes administratifs, tenue du registre des arrêtés...
* Gestion des commissions, planning, rédaction et envoi des convocations, de l'ordre du jour et du compte rendu des différentes commissions
* Contribution à la bonne circulation des parapheurs selon le circuit de signatures
* Mise en forme des courriers, notes, publipostages... dans le respect de la charte de correspondance de l'Agglomération
* Participe à la bonne organisation du classement et de l'archivage du secrétariat général et Assemblées
* Assure les activités de comptabilité notamment sur les opérations comptables en dépenses et en recettes (engagement des bons de commandes, liquidation factures...)
Missions secondaires
* Assure l'intérim de la responsable du secrétariat général et des assemblées lors des absences
* Remplacement possible de l'agent d'accueil en cas d'absence (gestion du courrier, accueil...)
Profils recherchés
Ressources ou compétences requises
Savoir-faire
* Connaître l'organisation et les compétences de la communauté d'agglomération de l'Albigeois et de ses communes membres
* Savoir rédiger et présenter des courrier, des comptes rendus...
* Maîtriser les outils bureautiques
* Avoir une très bonne capacité d'adaptation
* Disposer d'une organisation méthodique
* Maîtriser l'orthographe et la grammaire
Savoir-être
* Dynamique, volontaire et polyvalent·e
* Rigoureux·se, consciencieux·se, organisé·e
* Sens de l'organisation et travail en équipe
* Qualité relationnelle, sens de l'écoute et réactivité
* Être efficace dans l'exécution des missions et activités
* Bonne présentation, discrétion et confidentialité
Profil - formation - expérience
* Formation en assistanat de gestion ou de direction ou une expérience réussie de plusieurs années dans le métier d'assistant·e de direction, bureautique ou secrétariat
Savoir-faire
* Connaître l'organisation et les compétences de la communauté d'agglomération de l'Albigeois et de ses communes membres
* Savoir rédiger et présenter des courrier, des comptes rendus...
* Maîtriser les outils bureautiques
* Avoir une très bonne capacité d'adaptation
* Disposer d'une organisation méthodique
* Maîtriser l'orthographe et la grammaire
Savoir-être
* Dynamique, volontaire et polyvalent·e
* Rigoureux·se, consciencieux·se, organisé·e
* Sens de l'organisation et travail en équipe
* Qualité relationnelle, sens de l'écoute et réactivité
* Être efficace dans l'exécution des missions et activités
* Bonne présentation, discrétion et confidentialité
Profil - formation - expérience
* Formation en assistanat de gestion ou de direction ou une expérience réussie de plusieurs années dans le métier d'assistant·e de direction, bureautique ou secrétariat
Contact et modalités de candidature
Contact
0563760621
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre d'accompagnement)
à Madame la Présidente
Communauté d'agglomération de l'Albigeois
BP 70304 - 81009 ALBI CEDEX
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : madame Mélanie Prosdocimi, responsable du secrétariat général et Assemblées Tél. : 05 63 76 05 02
à Madame la Présidente
Communauté d'agglomération de l'Albigeois
BP 70304 - 81009 ALBI CEDEX
Contact :
Pour tout renseignement, s'adresser à : madame Mélanie Prosdocimi, responsable du secrétariat général et Assemblées Tél. : 05 63 76 05 02
Adresse de l'employeur
Communauté d'Agglomération de l'Albigeois
>CS 70304
81024 Albi Cedex 9
>CS 70304
81024 Albi Cedex 9
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.