Assistant de Direction (h/f)
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Offre n° O081231201286678
Publiée le 11/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
35 Lices Georges Pompidou, Albi (Tarn (81))
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
15/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assistant de Direction (h/f) à la Direction des Routes
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
§ Assistance au directeur des routes dans l'exercice de ses missions
§ Interface entre le directeur et les différents services de la direction
§ Interface entre la direction, les acteurs du Département et l'extérieur
§ Participation à l'ensemble des tâches liées au secrétariat du directeur des Routes
§ Collaboration ponctuelle avec des services de la direction des Routes
ACTIVITES
§ Assumer une fonction d'accueil, d'orientation physique et téléphonique auprès des usagers et des agents ainsi que la prise de message
§ Assurer le traitement et la gestion du courrier (ouverture, lecture, enregistrement et répartition dans les services de la direction)
§ Réaliser et mettre en œuvre des travaux de bureautique pour le directeur
§ Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et rapports
§ Organiser les agendas, planifier des rendez-vous et des réunions
§ Assurer l'interface entre la direction, les Elus, les chefs de service, les agents et l'extérieur en matière de transmission d'information
§ Assurer le suivi administratif des dossiers de la direction
§ Etre le référent et le gestionnaire des logiciels HOPI (enregistrement du courrier et suivi de celui-ci), GEDELIB (saisie des rapports et suivi de ceux-ci) et Horoquartz (saisie des absences, édition des plannings, et suivi des anomalies des agents) pour la direction des routes
§ Organiser et gérer la documentation
§ Procéder au classement et l'archivage de documents
§ Veiller à la qualité et à la continuité du secrétariat de direction
§ Réaliser le planning des congés des services de la direction basés à l'hôtel du département
§ Gérer les fournitures du secrétariat
§ Assistance au directeur des routes dans l'exercice de ses missions
§ Interface entre le directeur et les différents services de la direction
§ Interface entre la direction, les acteurs du Département et l'extérieur
§ Participation à l'ensemble des tâches liées au secrétariat du directeur des Routes
§ Collaboration ponctuelle avec des services de la direction des Routes
ACTIVITES
§ Assumer une fonction d'accueil, d'orientation physique et téléphonique auprès des usagers et des agents ainsi que la prise de message
§ Assurer le traitement et la gestion du courrier (ouverture, lecture, enregistrement et répartition dans les services de la direction)
§ Réaliser et mettre en œuvre des travaux de bureautique pour le directeur
§ Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et rapports
§ Organiser les agendas, planifier des rendez-vous et des réunions
§ Assurer l'interface entre la direction, les Elus, les chefs de service, les agents et l'extérieur en matière de transmission d'information
§ Assurer le suivi administratif des dossiers de la direction
§ Etre le référent et le gestionnaire des logiciels HOPI (enregistrement du courrier et suivi de celui-ci), GEDELIB (saisie des rapports et suivi de ceux-ci) et Horoquartz (saisie des absences, édition des plannings, et suivi des anomalies des agents) pour la direction des routes
§ Organiser et gérer la documentation
§ Procéder au classement et l'archivage de documents
§ Veiller à la qualité et à la continuité du secrétariat de direction
§ Réaliser le planning des congés des services de la direction basés à l'hôtel du département
§ Gérer les fournitures du secrétariat
Profils recherchés
CONNAISSANCES INDISPENSABLES
§ Connaissance des techniques et outils de communication, de bureautique et de secrétariat
§ Connaissance du fonctionnement de la collectivité, des circuits et procédures administratives
§ Notions d'organisation et de gestion du temps
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
§ Recevoir, filtrer et orienter les demandes physiques, les messages téléphoniques et électroniques
§ Gérer, enregistrer et orienter dans les services de la direction les courriers reçus
§ Prendre des notes et mettre en forme des documents
§ Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
§ Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
§ Assurer la rédaction des comptes rendus de direction
QUALITES SOUHAITEES
§ Rigueur et organisation
§ Qualité rédactionnelle
§ Sens du relationnel
§ Autonomie
§ Discrétion
§ Connaissance des techniques et outils de communication, de bureautique et de secrétariat
§ Connaissance du fonctionnement de la collectivité, des circuits et procédures administratives
§ Notions d'organisation et de gestion du temps
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
§ Recevoir, filtrer et orienter les demandes physiques, les messages téléphoniques et électroniques
§ Gérer, enregistrer et orienter dans les services de la direction les courriers reçus
§ Prendre des notes et mettre en forme des documents
§ Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
§ Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
§ Assurer la rédaction des comptes rendus de direction
QUALITES SOUHAITEES
§ Rigueur et organisation
§ Qualité rédactionnelle
§ Sens du relationnel
§ Autonomie
§ Discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
drh@tarn.fr
Informations complémentaires
SPECIFICITES DU POSTE
Résidence administrative fixée à Albi
Permanences de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
Ce poste ouvre droit à une NBI (Nouvelle Bonification Indiciaire) de 10 points au titre du secrétariat exclusif avec obligations spéciales
Résidence administrative fixée à Albi
Permanences de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
Ce poste ouvre droit à une NBI (Nouvelle Bonification Indiciaire) de 10 points au titre du secrétariat exclusif avec obligations spéciales
Adresse de l'employeur
LE DEPARTEMENT DU TARN
>35 Lices Georges Pompidou
81000 ALBI
>35 Lices Georges Pompidou
81000 ALBI
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.