Adjoint responsable service population
Offre n° O081250415000609
Publiée le 05/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Située à 60km de Toulouse et 20 km d'Albi (A68), Gaillac est une ville attractive de 16 000 habitants.
Lieu de travail
Place d'Hautpoul, Gaillac (Tarn)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
13/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
STATUT DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
Descriptif de l'emploi
La ville de Gaillac recherche un ADJOINT AU RESPONSABLE DU SERVICE POPULATION H/M, en charge de l’état civil, du funéraire, des élections, des formalités administratives et de la gestion des titres sécurisés.
Le service comprend 7 agents placés sous l’autorité de la Responsable du Service Population
Relations fonctionnelles
Relations internes : conseiller auprès des officiers d’état civil, coordination avec les agents du service et autres agents de la collectivité, sous la responsabilité du chef de service et en son absence du Directeur général des services, interlocuteur privilégié du maire et des élus.
Relations externes : lien permanent avec le parquet civil (Tribunal Judiciaire d’Albi), avec les publics, les opérateurs funéraires, les services juridiques et sociaux, la gendarmerie, les services de la Préfecture du Tarn, le service de l’ANTS, l’INSEE, les établissements publics et privés de soins, les homologues des autres communes.
Autonomie et Responsabilité :
Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique ;
Délégation de fonction d’Officier de l’état civil ;
Délégation de signature pour les autorisations des opérations funéraires ;
Délégation de signature pour les actes d’état civil et les formalités administratives, la gestion des listes électorales, les titres sécurisés ;
Reçoit des instructions du Procureur de la République ;
Garant de la confidentialité et de l’authenticité des actes ;
Responsabilité civile et professionnelle de l’agent liée à la rédaction des actes ;
Placé sous le contrôle hiérarchique du Préfet (mission des titres sécurisés).
Conditions d'exercices :
Travail en bureau, déplacements éventuels sur le territoire communal.
Horaires fixes avec amplitude variable, en fonction des horaires d'ouverture au Public.
Permanences ponctuelles lors des élections.
Le service comprend 7 agents placés sous l’autorité de la Responsable du Service Population
Relations fonctionnelles
Relations internes : conseiller auprès des officiers d’état civil, coordination avec les agents du service et autres agents de la collectivité, sous la responsabilité du chef de service et en son absence du Directeur général des services, interlocuteur privilégié du maire et des élus.
Relations externes : lien permanent avec le parquet civil (Tribunal Judiciaire d’Albi), avec les publics, les opérateurs funéraires, les services juridiques et sociaux, la gendarmerie, les services de la Préfecture du Tarn, le service de l’ANTS, l’INSEE, les établissements publics et privés de soins, les homologues des autres communes.
Autonomie et Responsabilité :
Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique ;
Délégation de fonction d’Officier de l’état civil ;
Délégation de signature pour les autorisations des opérations funéraires ;
Délégation de signature pour les actes d’état civil et les formalités administratives, la gestion des listes électorales, les titres sécurisés ;
Reçoit des instructions du Procureur de la République ;
Garant de la confidentialité et de l’authenticité des actes ;
Responsabilité civile et professionnelle de l’agent liée à la rédaction des actes ;
Placé sous le contrôle hiérarchique du Préfet (mission des titres sécurisés).
Conditions d'exercices :
Travail en bureau, déplacements éventuels sur le territoire communal.
Horaires fixes avec amplitude variable, en fonction des horaires d'ouverture au Public.
Permanences ponctuelles lors des élections.
Missions / conditions d'exercice
MISSION GÉNÉRALE :
▪ Assister le responsable de service dans l’organisation quotidienne du service et sur les missions dédiées.
▪ Mise en œuvre de la politique d’accueil des usagers en mairie;
▪ Participer à l’amélioration du service rendu au public.
LES ACTIVITÉS PRINCIPALES
▪ Gestion de l'État civil
Assurer les rendez-vous pour les dépôts de dossiers, réceptionner les déclarations.
instruire, saisir et établir tous les actes : naissances, reconnaissances d’enfant, changement de nom, changement de prénom, mariages, décès.
Instruction et signature des PACS.
Tenue administrative des registres, mise à jour sous le contrôle du Procureur de la République.
Délivrance des copies ou extraits d'actes d'état civil et mise à jour des livrets de famille.
▪ Gestion des élections et de l’organisation des scrutins
Assurer la mise à jour du fichier électoral ( inscriptions, radiations)
Participer à la mise en œuvre des opérations de vote (gestion matérielle et administrative)
En l’absence et/ou sous le contrôle du Responsable du service, assurer la lien avec les élus et les services de l’Etat (Préfecture)
▪ Pilotage de l’activité funéraire et supervision des six cimetières municipaux
Instruction des demandes des opérations funéraires (demandes d’inhumation, d’exhumation)
Délivrance, suivi et mise à jour des titres de concession,
Planification annuelle et suivi des travaux et des aménagements en lien avec les agents techniques et les prestataires,
Suivi des reprises administratives de concessions,
Assurer la coordination avec les agents de surveillance des cimetières.
LES ACTIVITÉS TRANSVERSES
▪ Gestion et supervision des formalités administratives
Gestion de la délivrance des attestations d’accueil,
Recensement militaire, légalisation de signatures et certification matérielle de documents.
Gestion et supervision de la délivrance des titres d’identité sécurisés sur instruction de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés et de la Préfecture.
▪ Management intermédiaire
En l’absence du chef de service, coordination avec les 6 agents du service (dont 4 agents administratifs et 2 agents techniques).
▪ Etude et veille juridique
Gestion administrative, juridique.
Gestion budgétaire et financière› suivi, contrôle budgétaire et financier.
▪ Évaluation - qualité - contrôle ›
Organisation et mise en œuvre possible de dispositifs d'évaluation et de démarche qualité.
▪ Assister le responsable de service dans l’organisation quotidienne du service et sur les missions dédiées.
▪ Mise en œuvre de la politique d’accueil des usagers en mairie;
▪ Participer à l’amélioration du service rendu au public.
LES ACTIVITÉS PRINCIPALES
▪ Gestion de l'État civil
Assurer les rendez-vous pour les dépôts de dossiers, réceptionner les déclarations.
instruire, saisir et établir tous les actes : naissances, reconnaissances d’enfant, changement de nom, changement de prénom, mariages, décès.
Instruction et signature des PACS.
Tenue administrative des registres, mise à jour sous le contrôle du Procureur de la République.
Délivrance des copies ou extraits d'actes d'état civil et mise à jour des livrets de famille.
▪ Gestion des élections et de l’organisation des scrutins
Assurer la mise à jour du fichier électoral ( inscriptions, radiations)
Participer à la mise en œuvre des opérations de vote (gestion matérielle et administrative)
En l’absence et/ou sous le contrôle du Responsable du service, assurer la lien avec les élus et les services de l’Etat (Préfecture)
▪ Pilotage de l’activité funéraire et supervision des six cimetières municipaux
Instruction des demandes des opérations funéraires (demandes d’inhumation, d’exhumation)
Délivrance, suivi et mise à jour des titres de concession,
Planification annuelle et suivi des travaux et des aménagements en lien avec les agents techniques et les prestataires,
Suivi des reprises administratives de concessions,
Assurer la coordination avec les agents de surveillance des cimetières.
LES ACTIVITÉS TRANSVERSES
▪ Gestion et supervision des formalités administratives
Gestion de la délivrance des attestations d’accueil,
Recensement militaire, légalisation de signatures et certification matérielle de documents.
Gestion et supervision de la délivrance des titres d’identité sécurisés sur instruction de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés et de la Préfecture.
▪ Management intermédiaire
En l’absence du chef de service, coordination avec les 6 agents du service (dont 4 agents administratifs et 2 agents techniques).
▪ Etude et veille juridique
Gestion administrative, juridique.
Gestion budgétaire et financière› suivi, contrôle budgétaire et financier.
▪ Évaluation - qualité - contrôle ›
Organisation et mise en œuvre possible de dispositifs d'évaluation et de démarche qualité.
Profils recherchés
Savoirs:
Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale ;
Connaissance juridique : Code électoral, Code civil , législation funéraire
Maîtrise impérative des techniques rédactionnelles et administratives
Connaissance des règles et procédures administratives de rédaction et de délivrance des actes d’état civil.
Savoir faire :
Techniques organisationnelles et relationnelles
Capacité à identifier et gérer la demande et son degré d’urgence ;
Qualités organisationnelles.
Capacité en communication interne et externe ;
Maîtrise des techniques d’accueil du public et des techniques de gestion de conflits.
Connaissances informatiques
Maîtrise des outils de bureautique et des progiciels dédiés.
Savoir-être
Rigoureux, organisé, mesuré et discret, également doté d’un grand sens relationnel
Autonome,
Aptitudes à l’encadrement, au travail collaboratif et en équipe ;
Capacité d’anticipation, d’adaptation et à gérer les situations de stress.
Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale ;
Connaissance juridique : Code électoral, Code civil , législation funéraire
Maîtrise impérative des techniques rédactionnelles et administratives
Connaissance des règles et procédures administratives de rédaction et de délivrance des actes d’état civil.
Savoir faire :
Techniques organisationnelles et relationnelles
Capacité à identifier et gérer la demande et son degré d’urgence ;
Qualités organisationnelles.
Capacité en communication interne et externe ;
Maîtrise des techniques d’accueil du public et des techniques de gestion de conflits.
Connaissances informatiques
Maîtrise des outils de bureautique et des progiciels dédiés.
Savoir-être
Rigoureux, organisé, mesuré et discret, également doté d’un grand sens relationnel
Autonome,
Aptitudes à l’encadrement, au travail collaboratif et en équipe ;
Capacité d’anticipation, d’adaptation et à gérer les situations de stress.
Contact et modalités de candidature
Contact
0563812059
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature ( cv et lettre de motivation)à l'attention de Me Le Maire à:
emploi@ville-gaillac.fr
Pour toutes informations relatives au poste, contactez directement la responsable de service au 05 63 81 20 49
emploi@ville-gaillac.fr
Pour toutes informations relatives au poste, contactez directement la responsable de service au 05 63 81 20 49
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.