Sous la responsabilité de la Directrice des Services Techniques, l'agent assure la gestion des relations aux usagers, suit la gestion administrative courante des Services Technique et assiste la Directrice en lui apportant une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information et de suivi de dossiers.

La commune de Verdun-sur-Garonne mène actuellement une Programmation Pluriannuelle d'Investissement ambitieuse, composée de nombreux projets d'infrastructures structurants (Ad'Ap, Parc des sports, centre de santé, Mairie...). Ces projets sont menés sur le plan opérationnel par la Directrice des Services Techniques (DST), en collaboration avec l'ensemble des élus et services de la commune.

Les Services Techniques municipaux sont organisés par équipe (Espaces verts, Bâtiments, Voirie, Ménage, Manifestation) tout en fonctionnant de façon transversale. Ces agents rendent un service public essentiel pour la vie de la commune et de sa population. Dans ce contexte, la commune recherche un ou une secrétaire des services techniques, capable d'assister la Directrice des Services Techniques et ses équipes, ainsi que de coordonner le fonctionnement administratif du service au quotidien.

Missions principales :

Accueil du public
* Référent de la gestion des relations aux usagers de la Direction des Services Techniques ;
* Accueil physique et téléphonique ;
* Point d'entrée courriels et courriers destinés aux services techniques ;
* Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
* Orienter vers les personnes et les services compétents ;
* Suivi de l'intervention des services compétents ;
* Rédaction des réponses aux usagers.

Secrétariat des services techniques
* Courrier (enregistrement et rédaction si nécessaire) ;
* Courriel (gestion de la messagerie, renvois aux personnes compétentes, rédaction de réponse) ;
* Suivi, adaptation et optimisation du planning de travail, de rendez-vous et de visites de la DST ;
* Conception et actualisation des outils de pilotage et de suivi des activités des services ;
* Traitement et suivi des demandes des usagers, des entreprises ;
* Gestion administrative des dossiers de demandes de permissions de voirie ;
* Gestion de la signalisation d'indication locale avec le service voirie ;
* Suivi des demandes de matériel en lien avec les services association / logistique ;
* Création et suivi des demandes de branchements provisoires, en lien avec Enedis ;
* Suivi administratif du personnel : formation, absences, récupérations, congés, ordres de missions, habilitations... des agents du service ;
* Suivi des équipements de protection individuels (EPI).

Secrétariat spécifique lié aux services techniques :
* Gestion et suivi de la commande publique : création des bons de commandes, suivi des bons de livraisons et rattachement aux BC, transmission au service comptabilité... ;
* Gestion de la partie administrative des marchés publics : consultation, exécution ;
* Gestion dossiers assureurs : déclarations de sinistres, suivi contrats et dossiers...

Autres missions attitrées :

Gestion administrative du marché de plein vent (en lien avec le conseiller municipal délégué et le régisseur) :
* Suivi des dossiers des commerçants ambulants ;
* Occupations du domaine public non sédentaire ;
* Organisation et suivi des commissions Vie commerçante.

Communication (en lien avec le conseiller municipal délégué et la cellule communication) :
* Gestion de la communication liée au service sur site de la Mairie et réseaux, affichage légal, application mobile ;
* Agenda des coupures Enedis ;
* Information travaux sur la commune ;
* Communication Mobilités, transports, environnement-cadre de vie, aménagement/urbanisme... ;
* Communication marchés publics.

Assistant de prévention :
* Assister et conseiller l'autorité territoriale dans la mise en œuvre des règles d'hygiène et de sécurité du travail ;
* Effectuer des visites de terrain, rédiger des rapports de visites ;
* Participer à la rédaction du document unique et à son suivi ;
* Aide à la rédaction du plan de prévention.

Soutien à d'autres missions du service :
* Gestion des clés électroniques des bâtiments communaux ;
* Déclarations de projet de travaux et d'intention de commencement de travaux (DT/DICT) ;
* Autres arrêtés de voiries.

SAVOIR :
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail ;
*Fonctionnement des services de la collectivité ;
*Règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
*Techniques de secrétariat ;
*Principes rédactionnels de la note.

SAVOIR-FAIRE :
*Maitrise des outils bureautiques ;
*Maitrise des progiciels.

SAVOIR-ÊTRE :
*Sens du relationnel ;
*Sens de l'organisation et capacité à savoir planifier et prioriser ses tâches ;
*Réactivité et autonomie ;
*Rigueur et sang-froid ;
*Sens du service public, esprit d'équipe.