Sous l'autorité du responsable du service habitat et de l'élu solidarité (CCAS, habitat et centres-sociaux) vous orienterez et renseignerez les usagers, vous apporterez une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Accueil physique et téléphonique du public :
-Accueillir et renseigner le public, accueillir avec amabilité, s'exprimer clairement et reformuler les demandes ;
- Identifier et qualifier les demandes, de la nature et du degré d'urgence de la demande ;
- Mettre en relation les usagers et les partenaires, rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations ;
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques. Être en capacité d'orienter et de délivrer des informations de premier niveau tout particulièrement pour les subventions aux travaux de rénovation des logements.

Gestion des agendas et prises de rendez-vous :
-Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités ;
-Rappeler les rendez-vous importants et transmettre les messages ;
-Réserver les salles et l'équipement nécessaire à la tenue de réunions, dans certains cas envoyer les invitations ;
-Positionner les présences de l'élu sur l'agenda des manifestations de la ville au niveau du Cabinet.

Gestion du courrier :
- Suivi du courrier et des parapheurs ;
- Utilisation du logiciel courrier ELISE ;
-Préparer les envois de parapheurs à la signature des élus puis les réceptionner ;
-Préparer les envois courriers et envois mails.

Classement et archivage :
- Scanner les documents, les classer tant en format papier qu'en numérique ;
- Archiver des documents plus anciens ;
- Restituer la revue de presse en lien avec les délégations de l'élu et/ou du service.

Suivi de tableaux de bord - Rédaction de rapports ou compte-rendu :
-Incrémenter et actualisation de divers tableaux de suivi.

Suivi financier en lien avec le service finances :
-Utilisation du logiciel CIRIL ;
-Réalisation de mémoires pour les engagements, la liquidation de subventions, le suivi du paiement des marchés publics ;
-Aide à la préparation du budget.

Points forts :
- Connaissance ou expérience en lien avec le domaine de l'habitat et les délégations de l'élu (CCAS / Action sociale, centres sociaux et habitat) est souhaité ainsi que la maîtrise des logiciels office (Word, Excel, Outlook...) ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Compétences en finances ;
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
- Bonne présentation et savoir-être ;
- Disponibilité ;
- Discrétion ;
- Rigueur.