Missions principales :
- Organisation de la vie professionnelle de l'élu :
o Tenue correcte de son agenda, et ce de façon régulière afin qu'il soit fiable et sans doublons ;
o Établir une relation de confiance avec les élus ;
o Organiser les déplacements les élus ;
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités les élus.
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (notes / éléments de langage pour les manifestations) ;
o Se rapprocher des services pour obtenir tous renseignements / éléments techniques afin de les transmettre à l'élu ;
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Suivi des projets et activités de la direction :
o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
o Suivre l'exécution budgétaire du service ;
o Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Organisation et planification des réunions :
o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus ;
o Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec les élus ;
o S'assurer, sous responsabilité de son supérieur, de la présence des élus aux réunions et manifestations ;
o Prendre l'initiative des relances et des propositions de remplacement le cas échéant.
- Veille à la représentation systématique des élus.