Secrétaire de mairie (h/f)
Offre n° O082260416000863
Publiée le 16/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie, Saint-Paul-d'Espis (Tarn-et-Garonne (82))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 7 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste de secrétaire général de mairie dans une commune de moins de 2000 habitants. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste de secrétaire général de mairie dans une commune de moins de 2000 habitants. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Suite à la demande de mutation de l'agent vers une autre collectivité, la commune de Saint-Paul d'Espis est à la recherche de son/sa nouveau/nouvelle secrétaire de mairie.
Temps complet 35H/semaine
Temps complet 35H/semaine
Missions / conditions d'exercice
1- Accueillir et renseigner la population (accueil physique/téléphonique) sur un panel de sujets divers ;
2- Traitement des courriers et courriels ;
3- Conseil municipal :
• Préparer la convocation, préparer l’affichage, préparer le cahier des délibérations ;
• Rédiger les délibérations et les passer au contrôle de légalité ;
• Rédiger le compte-rendu de séance ;
• Publier sur le site internet le compte-rendu et les délibérations.
4- Élections :
• Inscriptions/radiations sur la liste électorale ;
• Organiser les commissions de contrôle des listes électorales ;
• Impression des cartes électorales ;
• Mise en place des bureaux de vote en suivant les procédures émanant de la préfecture ;
• Rédaction et transmission des procès-verbaux ;
5- Budget :
• Exécution comptable : paiement des factures, émission des titres, écritures comptables, écritures de stock, décisions modificatives/virements de crédits ;
• Préparation budgétaire : budget principal et budget annexe ;
• Présentation du budget ;
• Déclaration de TVA sur budget annexe ;
• Délibérations afférentes et passage au contrôle de légalité ;
• Emprunts : contrats et mandatement des échéances.
6- Projets communaux :
• Préparation des demandes de subvention ;
• Préparation des demandes de paiement de subvention ;
• Suivi des marchés public (plateforme AWS + paiements des factures).
7- Urbanisme :
• Enregistrement des demandes (papier et Oxalis) ;
• Suivi des demandes et envoi vers les bons interlocuteurs (pétitionnaire, CC2R, préfecture, ABF si concerné) ;
• Déclarations d’Intention d’Aliéner.
8- État-civil :
• Demandes de copies d’acte ;
• Rédaction des actes : naissances hors-commune (enregistrement), actes de décès, transcriptions de décès, actes de mariage ;
• Constitution des dossiers de mariage : contrôler que toutes les pièces sont réunies ;
• Dossiers de décès sur la commune : ARS, INSEE, mentions marginales, mise à jour du livret de famille ;
• Mentions marginales ;
• Clôture annuelle de l’état-civil et envoi au Procureur de la république.
9- Recensement :
• INSEE ;
• Militaire.
10- Services communaux :
• Cantine : création des nouveaux redevables à la rentrée scolaire, facturation mensuelle des repas ;
• Salle des fêtes : rédaction des conventions de location, encaissement des paiements ;
• Loyers : émission des titres de recettes mensuels, encaissement et restitution des cautions.
11- Cimetières :
• Actes de concession et encaissement des produits des ventes de concession ;
• Autorisations d’inhumation/d’exhumation ;
• Autorisations de travaux.
12- Personnel communal :
• Paies + DSN ;
• Gestion du temps : absentéisme, congés ;
• Inscription aux formations ;
• Entretiens professionnels de fin d’année ;
• Tenue des dossiers individuels ;
• Recrutement : rédaction des offres, déclarations de vacance, convocation aux entretiens, entretiens, rédaction des courriers de refus ;
• Contrats, arrêtés, emplois PEC ;
• DPAE ;
• Dossiers de départ à la retraite ;
• Traitement des arrêts de travail ;
• RSU.
13- Bulletin municipal :
• Sourcing des thèmes ;
• Rédaction des articles et agencement de la maquette (avec Jean-Marc).
14- Réseaux-sociaux :
• Animation page Facebook ;
• Animation PanneauPocket.
2- Traitement des courriers et courriels ;
3- Conseil municipal :
• Préparer la convocation, préparer l’affichage, préparer le cahier des délibérations ;
• Rédiger les délibérations et les passer au contrôle de légalité ;
• Rédiger le compte-rendu de séance ;
• Publier sur le site internet le compte-rendu et les délibérations.
4- Élections :
• Inscriptions/radiations sur la liste électorale ;
• Organiser les commissions de contrôle des listes électorales ;
• Impression des cartes électorales ;
• Mise en place des bureaux de vote en suivant les procédures émanant de la préfecture ;
• Rédaction et transmission des procès-verbaux ;
5- Budget :
• Exécution comptable : paiement des factures, émission des titres, écritures comptables, écritures de stock, décisions modificatives/virements de crédits ;
• Préparation budgétaire : budget principal et budget annexe ;
• Présentation du budget ;
• Déclaration de TVA sur budget annexe ;
• Délibérations afférentes et passage au contrôle de légalité ;
• Emprunts : contrats et mandatement des échéances.
6- Projets communaux :
• Préparation des demandes de subvention ;
• Préparation des demandes de paiement de subvention ;
• Suivi des marchés public (plateforme AWS + paiements des factures).
7- Urbanisme :
• Enregistrement des demandes (papier et Oxalis) ;
• Suivi des demandes et envoi vers les bons interlocuteurs (pétitionnaire, CC2R, préfecture, ABF si concerné) ;
• Déclarations d’Intention d’Aliéner.
8- État-civil :
• Demandes de copies d’acte ;
• Rédaction des actes : naissances hors-commune (enregistrement), actes de décès, transcriptions de décès, actes de mariage ;
• Constitution des dossiers de mariage : contrôler que toutes les pièces sont réunies ;
• Dossiers de décès sur la commune : ARS, INSEE, mentions marginales, mise à jour du livret de famille ;
• Mentions marginales ;
• Clôture annuelle de l’état-civil et envoi au Procureur de la république.
9- Recensement :
• INSEE ;
• Militaire.
10- Services communaux :
• Cantine : création des nouveaux redevables à la rentrée scolaire, facturation mensuelle des repas ;
• Salle des fêtes : rédaction des conventions de location, encaissement des paiements ;
• Loyers : émission des titres de recettes mensuels, encaissement et restitution des cautions.
11- Cimetières :
• Actes de concession et encaissement des produits des ventes de concession ;
• Autorisations d’inhumation/d’exhumation ;
• Autorisations de travaux.
12- Personnel communal :
• Paies + DSN ;
• Gestion du temps : absentéisme, congés ;
• Inscription aux formations ;
• Entretiens professionnels de fin d’année ;
• Tenue des dossiers individuels ;
• Recrutement : rédaction des offres, déclarations de vacance, convocation aux entretiens, entretiens, rédaction des courriers de refus ;
• Contrats, arrêtés, emplois PEC ;
• DPAE ;
• Dossiers de départ à la retraite ;
• Traitement des arrêts de travail ;
• RSU.
13- Bulletin municipal :
• Sourcing des thèmes ;
• Rédaction des articles et agencement de la maquette (avec Jean-Marc).
14- Réseaux-sociaux :
• Animation page Facebook ;
• Animation PanneauPocket.
Profils recherchés
Savoir-être:
-Sens du service public et discrétion professionnelle ;
-Rigueur et sens de l’organisation ;
-Autonomie et polyvalence ;
-Bon relationnel et capacité d’accueil du public ;
-Capacité d’adaptation face à la diversité des missions ;
-Réactivité et gestion des priorités ;
-Esprit d’initiative ;
-Respect de la confidentialité ;
-Capacité à travailler en collaboration avec les élus et les partenaires.
Savoir-faire:
-Maîtrise des procédures administratives des collectivités territoriales ;
-Rédaction d’actes administratifs ;
-Notions de comptabilité publique ;
-Utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels métiers) ;
-Connaissance des règles juridiques applicables aux communes ;
-Gestion des dossiers administratifs et archivage.
Profil recherché :
-Expérience en collectivité territoriale appréciée ;
-Connaissance des logiciels métiers (Cosoluce, Stella...).
-Sens du service public et discrétion professionnelle ;
-Rigueur et sens de l’organisation ;
-Autonomie et polyvalence ;
-Bon relationnel et capacité d’accueil du public ;
-Capacité d’adaptation face à la diversité des missions ;
-Réactivité et gestion des priorités ;
-Esprit d’initiative ;
-Respect de la confidentialité ;
-Capacité à travailler en collaboration avec les élus et les partenaires.
Savoir-faire:
-Maîtrise des procédures administratives des collectivités territoriales ;
-Rédaction d’actes administratifs ;
-Notions de comptabilité publique ;
-Utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels métiers) ;
-Connaissance des règles juridiques applicables aux communes ;
-Gestion des dossiers administratifs et archivage.
Profil recherché :
-Expérience en collectivité territoriale appréciée ;
-Connaissance des logiciels métiers (Cosoluce, Stella...).
Contact et modalités de candidature
Contact
0563395122
Informations complémentaires
Lettre de motivation à l'attention de M. le Maire
+ CV
+ CV
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.