Nom du poste : Chargé(e) d'accueil du public
Rattachement hiérarchique : la responsable du Pôle service à la population
Nom du service et du pôle : Pôle service à la population

Missions :
Permettre l'accueil physique et téléphonique aux jours et heures d'ouverture de l'Hôtel de Ville
Permettre la réalisation de divers travaux administratifs ainsi que la gestion d'actes d'état civil et de tenue des listes électorales
Assurer la coordination de l'organisation des manifestations et animer la mission de coordination interservices
Animer la commission "culture" en lien avec l'élu référent
Assurer la diffusion de la communication municipale par les supports physiques et numériques
Assurer l'accueil touristique durant la période estivale
Objectifs spécifiques aux activités du poste :
Gérer le planning des réservations de salles municipales et autres matériels mis à disposition des usagers ou partenaires associatifs, optimiser et assurer l'organisation des manifestations sur le territoire
Assurer la bonne tenue et la fiabilité des actes d'état civil et de tenue des listes électorales
Représenter de façon positive l'image de la collectivité
Diffuser des informations par voie d'affichage et sur les supports numériques de la collectivité
Activités principales :
Accueillir, orienter et renseigner physiquement et téléphoniquement les usagers
Gérer le courrier arrivé et départ, gérer les fax et les mails reçus
Mettre à jour l'affichage communal et la revue de presse et diffusion au conseil municipal et aux chefs de services
Gérer l'occupation des salles, le prêt de matériel et les clefs des bâtiments communaux
Assurer la saisie, le classement, le tri, l'archivage des documents du service accueil à la population
Assurer l'accueil, l'information et la mise à disposition de matériels pour les associations
Mettre à jour la revue de presse et diffusion au conseil municipal et aux chefs de services
Assurer la conduite, l'animation des réunions de coordination des manifestations et assurer l'information des services
Réaliser des travaux bureautiques et mettre en forme des dossiers, trier et archiver
rédiger les actes d'état civil et de tenue des opérations électorales
Assurer l'accueil et l'information touristique
Assurer l'instruction des demandes de subvention des associations (assurance, caution, bilan financier, AG )
Activités indispensables pour la continuité du service public :
Assurer les permanences d'accueil de la Mairie, y compris le samedi matin
Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers aux heures et jours d'ouverture

Compétences nécessaires au poste :
Techniques d'accueil des usagers du service public
Techniques de renseignements et d'orientation des usagers du service public vers les services ou organismes appropriés
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Rédiger des écrits professionnels
Prendre des messages et rendre compte
Gérer un planning de réservation de salles, de matériel
Présenter des documents d'information et de communication
Recherche, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Utiliser les outils de bureautique (messagerie internet)
Utiliser la plateforme de gestion du site internet
Word
Exel
Connaissance de l'environnement territorial
Déontologie, droits et ogligation des fonctionnaires
Organisation et gestion du temps de travail
Méthode et rigueur
Santé et sécurité au travail
Gestion de l'archivage des documents papiers et numérique
Logiciels professionnels
Organisation fonctionnelle d'une collectivité territoriale
Connaissance des procédures d'état civil et de tenue des listes électorales
Diplômes : Niveau IV ou V