Assistant(e) de gestion administrative et de direction
Offre n° O083240319000102
Publiée le 19/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Syndicat Mixte du Grand Site de l'Estérel est un Syndicat regroupant six communes et une Communauté de Communes pour un territoire de plus de 150 000 habitants. Il pilote la mise en œuvre du PIDAF ainsi que l'Opération Grand Site de France sur le territoire du Massif de l'Estérel. De nombreux projets vont être menés afin d'obtenir la labellisation du territoire.
Lieu de travail
FREJUS
Poste à pourvoir le
17/06/2024
Date limite de candidature
18/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + prime mensuelle selon le profil du candidat - Adhésion possible aux titres-restaurants - Temps de travail : 39 h 00 sur 5 jours, avec 23 jours de RTT - Possibilité de télétravail 1 jour par semaine
Descriptif de l'emploi
Le Syndicat Mixte du Grand Site de l'Estérel (SMGSE) est un établissement regroupant 7 communes pour un territoire de plus de 150 000 habitants. Il pilote la mise en œuvre du PIDAF (plan intercommunal de débroussaillement et d’aménagement forestier) ainsi que l'Opération Grand Site de France sur le territoire du Massif de l'Estérel. De nombreux projets sont menés afin d'obtenir la labellisation du territoire. Au regard de l'accroissement de l'activité du SMGSE, il convient de procéder au recrutement d'un Assistant administratif et de Direction
Au sein d’une équipe de 7 personnes et sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable RH, comptabilité et gestion administrative, l'assistant(e) soutient la Direction dans son ensemble au niveau administratif.
Au sein d’une équipe de 7 personnes et sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable RH, comptabilité et gestion administrative, l'assistant(e) soutient la Direction dans son ensemble au niveau administratif.
Missions / conditions d'exercice
1/ Assurer la gestion administrative du syndicat
- Accueil physique et téléphonique au siège du SMGSE, prise de message et renvoi vers les responsables pour les questions spécifiques,
- Gestion du courriel générique et du courrier postal,
- Suivi, classement et archivage des dossiers et documents selon les règles en vigueur,
- Intendance et gestion des stocks de fournitures administratives, gestion logistique du matériel (photocopieur, téléphonie, informatique),
- Rédaction et diffusion de courriers/notes diverses.
- Gestion et suivi des dossiers spécifiques (renouvellement des contrats fournisseurs, assurances, cartes essence des véhicules, …)
- Secrétariat de certains services selon les urgences à traiter, suivi de certains dossiers administratifs du pôle travaux,
- Renfort au pilotage et à l’organisation des assemblées :
- préparation des dossiers de séance, relecture des rapports et annexes, constitution des dossiers,
- rédaction des comptes-rendus,
- Rédaction et télétransmission des actes et délibérations au contrôle de légalité
- Aide logistique à l’organisation des réunions et comités.
2/ Participer à la gestion comptable et financière
- Réception, vérification et classement des pièces comptables,
- Saisie des engagements de dépenses et de recettes, des mandats et des titres,
- Gestion des relations avec les fournisseurs, les créanciers et le service de gestion comptable de Fréjus,
- Saisie des marchés publics dans le logiciel de gestion comptable
- Création de tiers dans le logiciel de comptabilité
- Suivi administratif et comptable des dossiers de subventions.
3/ Assister ponctuellement sa responsable sur certaines missions Ressources Humaines
- Suivi des dossiers des agents,
- Déclarations des données sociales,
- Réaliser ponctuellement la paie en cas d’absence,
- Accueil physique et téléphonique au siège du SMGSE, prise de message et renvoi vers les responsables pour les questions spécifiques,
- Gestion du courriel générique et du courrier postal,
- Suivi, classement et archivage des dossiers et documents selon les règles en vigueur,
- Intendance et gestion des stocks de fournitures administratives, gestion logistique du matériel (photocopieur, téléphonie, informatique),
- Rédaction et diffusion de courriers/notes diverses.
- Gestion et suivi des dossiers spécifiques (renouvellement des contrats fournisseurs, assurances, cartes essence des véhicules, …)
- Secrétariat de certains services selon les urgences à traiter, suivi de certains dossiers administratifs du pôle travaux,
- Renfort au pilotage et à l’organisation des assemblées :
- préparation des dossiers de séance, relecture des rapports et annexes, constitution des dossiers,
- rédaction des comptes-rendus,
- Rédaction et télétransmission des actes et délibérations au contrôle de légalité
- Aide logistique à l’organisation des réunions et comités.
2/ Participer à la gestion comptable et financière
- Réception, vérification et classement des pièces comptables,
- Saisie des engagements de dépenses et de recettes, des mandats et des titres,
- Gestion des relations avec les fournisseurs, les créanciers et le service de gestion comptable de Fréjus,
- Saisie des marchés publics dans le logiciel de gestion comptable
- Création de tiers dans le logiciel de comptabilité
- Suivi administratif et comptable des dossiers de subventions.
3/ Assister ponctuellement sa responsable sur certaines missions Ressources Humaines
- Suivi des dossiers des agents,
- Déclarations des données sociales,
- Réaliser ponctuellement la paie en cas d’absence,
Profils recherchés
- Cadre d'emploi des Rédacteurs ou adjoints administratifs
- Niveau BAC + 2 ou équivalents, secrétariat ou assistanat
- Expérience professionnelle de 3 ans minimum dans un poste similaire
- Maitrise des outils bureautiques et des logiciels (word, excel, Outlook),
- Connaître la nomenclature M14 et M57 serait un plus ,
- Bonne connaissance de l’environnement territorial,
- Bon niveau d’autonomie dans l'organisation du travail,
- Rigueur, organisation et réactivité
- Gestion des priorités
- Capacité à travailler en équipe et solidaire.
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve
- Sens des responsabilités et de l'initiative
- Niveau BAC + 2 ou équivalents, secrétariat ou assistanat
- Expérience professionnelle de 3 ans minimum dans un poste similaire
- Maitrise des outils bureautiques et des logiciels (word, excel, Outlook),
- Connaître la nomenclature M14 et M57 serait un plus ,
- Bonne connaissance de l’environnement territorial,
- Bon niveau d’autonomie dans l'organisation du travail,
- Rigueur, organisation et réactivité
- Gestion des priorités
- Capacité à travailler en équipe et solidaire.
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve
- Sens des responsabilités et de l'initiative
Contact
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0465650025
Informations complémentaires
Faites-nous parvenir votre CV, votre lettre de candidature + 3 dernières évaluations professionnelles (référence du poste : Assistant(e) administratif et de direction
La commission de recrutement est prévue à deux dates qui seront communiquées ultérieurement.
La commission de recrutement est prévue à deux dates qui seront communiquées ultérieurement.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.