chargé du suivi des assemblées h/f
Offre n° O083250411000173
Publiée le 11/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Issue de la fusion des communautés de communes du Comté de Provence, Sainte Baume Mont Aurélien et Val d'Issole, la Communauté d'Agglomération de la Provence Verte a été créé par arrêté préfectoral. Depuis le 1er janvier 2017, 28 communes réunies font le potentiel de ce territoire, portent ses atouts économiques, touristiques, patrimoniaux et culturels.
Située au cœur de la Provence, dans le département du Var, la richesse patrimoniale, la diversité géographique et les espaces naturels de la Provence Verte sont des atouts essentiels pour réussir un véritable projet de territoire ambitieux et maîtrisé, dans l'intérêt des communes-membres et de leurs habitants.
La Communauté d'Agglomération de la Provence Verte est présidée depuis le 11 juillet 2020 par Didier BREMOND, maire de Brignoles. Elle compte 52 conseillers communautaires parmi lesquels 15 vice-présidents.
Plus de 200 agents sont employés par la Communauté d'Agglomération.
Située au cœur de la Provence, dans le département du Var, la richesse patrimoniale, la diversité géographique et les espaces naturels de la Provence Verte sont des atouts essentiels pour réussir un véritable projet de territoire ambitieux et maîtrisé, dans l'intérêt des communes-membres et de leurs habitants.
La Communauté d'Agglomération de la Provence Verte est présidée depuis le 11 juillet 2020 par Didier BREMOND, maire de Brignoles. Elle compte 52 conseillers communautaires parmi lesquels 15 vice-présidents.
Plus de 200 agents sont employés par la Communauté d'Agglomération.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
174, route départementale 554 - quartier de paris, Brignoles (Var)
Poste à pourvoir le
16/06/2025
Date limite de candidature
10/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché principal
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + RIFSEEP (IFSE + CIA)
Descriptif de l'emploi
L’Agglomération Provence Verte est administrée par un conseil communautaire, organe délibérant composé de 52 conseillers communautaires et un Bureau communautaire ayant reçu délégations du Conseil. En moyenne, 9 conseils et 9 bureaux se tiennent annuellement. Environ 1000 actes sont édictés.
L’organisation interne de l’Agglomération repose sur 3 pôles.
Rattachée au Pôle Ressources, la Direction des Assemblées est une entité charnière entre l’administration et l’exécutif communautaire. Elle pilote l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes de l’Agglomération et de leurs instances préparatoires. La Direction a également la responsabilité de plusieurs sujets connexes au fonctionnement des assemblées.
Chacune des missions de la Direction des Assemblées la positionne en lien permanent avec l’encadrement supérieur des services communautaires.
Afin de répondre à ces enjeux, l’Agglomération recrute au sein de la Direction des Assemblées (Pôle Ressources), son /sa futur(e) chargé(e) de suivi des Assemblées.
L’organisation interne de l’Agglomération repose sur 3 pôles.
Rattachée au Pôle Ressources, la Direction des Assemblées est une entité charnière entre l’administration et l’exécutif communautaire. Elle pilote l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes de l’Agglomération et de leurs instances préparatoires. La Direction a également la responsabilité de plusieurs sujets connexes au fonctionnement des assemblées.
Chacune des missions de la Direction des Assemblées la positionne en lien permanent avec l’encadrement supérieur des services communautaires.
Afin de répondre à ces enjeux, l’Agglomération recrute au sein de la Direction des Assemblées (Pôle Ressources), son /sa futur(e) chargé(e) de suivi des Assemblées.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité du Directeur et de la DGA Ressources, vous serez chargé(e) de l’organisation, la préparation, la gestion et le suivi des instances communautaires (commissions communautaires, bureaux communautaires, conseils communautaires, etc.) dans un objectif de sécurisation juridique des actes, de respect des procédures, de rapidité du processus et de bon déroulement des Assemblées de la Communauté d’agglomération.
Vos activités principales et non exhaustives seront les suivantes :
• Préparation des assemblées
o Participation à l’élaboration du calendrier des Assemblées
o Suivi des ordres du jour
o Conseils et accompagnement des rédacteurs d’actes pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d’actes, annexes, notes…)
o Constitution des dossiers
o Mettre en cohérence et sécuriser les actes dans la forme et le contenu (notes de synthèse, délibérations, décisions, etc.)
o Strict respect des délais et des destinataires concernés lors de l’envoi des convocations et des dossiers
o Affichage et diffusion des documents réglementaires avant et après les séances dans le respect des délais
o Diffusion des informations relatives aux Assemblées (consolidation des bases de la banque de données informatiques)
o Organisation matérielle des Assemblées (réservation de salle, matériel, enregistrement…)
• Exécution et suivi des formalités postérieures
o Rédaction, saisie et mise en forme des comptes rendus, procès-verbaux, registres liés à l’ensemble des Assemblées
o Formalisation, mise en signature et notification des délibérations et documents annexes,
o Suivi des outils de gestion de l’activité du service (tableaux de bord)
• Transmission des actes au contrôle de légalité
o Formalisation et mise en signature des actes transmissibles (délibérations, décisions, arrêtés, conventions …),
o Transmission des actes au contrôle de légalité et diffusion des actes rendus exécutoires aux directions ou aux tiers
• Classement et archivage des dossiers
o Veiller, notamment, à la tenue et à la conservation des registres
• Assistance aux activités du service des Assemblées
o Suivi du tableau de bord des actes (délibérations, décisions, arrêtés, conventions, etc.) et relance auprès des signataires,
o Consolidation des bases de données « conventions », « Assemblées actes »
• Paramétrage et suivi de la gestion de l’application AIRS DELIB
Vos activités principales et non exhaustives seront les suivantes :
• Préparation des assemblées
o Participation à l’élaboration du calendrier des Assemblées
o Suivi des ordres du jour
o Conseils et accompagnement des rédacteurs d’actes pour la préparation des dossiers : collecte, correction, saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d’actes, annexes, notes…)
o Constitution des dossiers
o Mettre en cohérence et sécuriser les actes dans la forme et le contenu (notes de synthèse, délibérations, décisions, etc.)
o Strict respect des délais et des destinataires concernés lors de l’envoi des convocations et des dossiers
o Affichage et diffusion des documents réglementaires avant et après les séances dans le respect des délais
o Diffusion des informations relatives aux Assemblées (consolidation des bases de la banque de données informatiques)
o Organisation matérielle des Assemblées (réservation de salle, matériel, enregistrement…)
• Exécution et suivi des formalités postérieures
o Rédaction, saisie et mise en forme des comptes rendus, procès-verbaux, registres liés à l’ensemble des Assemblées
o Formalisation, mise en signature et notification des délibérations et documents annexes,
o Suivi des outils de gestion de l’activité du service (tableaux de bord)
• Transmission des actes au contrôle de légalité
o Formalisation et mise en signature des actes transmissibles (délibérations, décisions, arrêtés, conventions …),
o Transmission des actes au contrôle de légalité et diffusion des actes rendus exécutoires aux directions ou aux tiers
• Classement et archivage des dossiers
o Veiller, notamment, à la tenue et à la conservation des registres
• Assistance aux activités du service des Assemblées
o Suivi du tableau de bord des actes (délibérations, décisions, arrêtés, conventions, etc.) et relance auprès des signataires,
o Consolidation des bases de données « conventions », « Assemblées actes »
• Paramétrage et suivi de la gestion de l’application AIRS DELIB
Profils recherchés
Titulaire d'un diplôme en droit public ou vous justifiez de connaissances confirmées par votre parcours professionnel en droit public. Une expérience sur un poste similaire serait appréciée.
Le(a) candidat(e) recherché(e) devra avoir les compétences et capacités suivantes :
• Réactif/ve, disponible, pourvu(e) d’une vraie capacité à prendre des initiatives, adaptable, discret(e), respectueux/se de la confidentialité afférente à ce poste.
• Parfaite connaissance de l’environnement territorial, administratif et juridique ainsi qu’un très bon niveau rédactionnel
• Vous disposez de qualités relationnelles et rédactionnelles ainsi qu’une aptitude au travail en équipe
• Vous êtes rigoureux, méthodique et discret.
• Vous savez analyser et synthétiser des documents de nature juridique et vous conformer à des procédures de contrôle rigoureuses et minutieuses. Vous savez organiser votre travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution.
• Rigoureux, méthodique et discret.
• Maîtrise des outils de bureautique (Logiciel dématérialisation actes administratifs, Word, Excel, Power Point, etc…).
• Capacité à utiliser et paramétrer les outils informatiques
• Esprit d’équipe et de collaboration, qualités relationnelles
• Capacité à travailler en transversalité
Le(a) candidat(e) recherché(e) devra avoir les compétences et capacités suivantes :
• Réactif/ve, disponible, pourvu(e) d’une vraie capacité à prendre des initiatives, adaptable, discret(e), respectueux/se de la confidentialité afférente à ce poste.
• Parfaite connaissance de l’environnement territorial, administratif et juridique ainsi qu’un très bon niveau rédactionnel
• Vous disposez de qualités relationnelles et rédactionnelles ainsi qu’une aptitude au travail en équipe
• Vous êtes rigoureux, méthodique et discret.
• Vous savez analyser et synthétiser des documents de nature juridique et vous conformer à des procédures de contrôle rigoureuses et minutieuses. Vous savez organiser votre travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution.
• Rigoureux, méthodique et discret.
• Maîtrise des outils de bureautique (Logiciel dématérialisation actes administratifs, Word, Excel, Power Point, etc…).
• Capacité à utiliser et paramétrer les outils informatiques
• Esprit d’équipe et de collaboration, qualités relationnelles
• Capacité à travailler en transversalité
Contact et modalités de candidature
Contact
0498052710
Informations complémentaires
Avantages collectifs :
Temps de travail : 37 h ou 39 h avec 12 ou 23 jours de RTT selon l’option choisie
Poste ouvert à 1 jour de télétravail sous condition d’ancienneté
Participation mutuelle santé et prévoyance (si contrat labellisé),
Titre de restaurant,
COS Méditerranée,
Votre candidature (lettre de motivation et CV) doit obligatoirement mentionner le numéro de l’offre et est à adresser dès à présent, à l’attention de Monsieur le Président, accompagné de votre dernier arrêté de position statutaire (si titulaire).
Temps de travail : 37 h ou 39 h avec 12 ou 23 jours de RTT selon l’option choisie
Poste ouvert à 1 jour de télétravail sous condition d’ancienneté
Participation mutuelle santé et prévoyance (si contrat labellisé),
Titre de restaurant,
COS Méditerranée,
Votre candidature (lettre de motivation et CV) doit obligatoirement mentionner le numéro de l’offre et est à adresser dès à présent, à l’attention de Monsieur le Président, accompagné de votre dernier arrêté de position statutaire (si titulaire).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.