Assistant de Direction - Service des Affaires Générales (h/f)
Offre n° O083251212001472
Publiée le 12/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
GRIMAUD est une commune située dans le Var en Région Provence-Alpes-Côte d'Azur -
4557 habitants surclassée 40 000 à 80 000 habitants
4557 habitants surclassée 40 000 à 80 000 habitants
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - rue de la mairie, Grimaud (Var (83))
Poste à pourvoir le
19/01/2026
Date limite de candidature
19/01/2026
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L’assistante de direction contribue au bon fonctionnement de la Direction Générale des Services (DGS) en assurant un appui administratif, organisationnel et logistique indispensable à la continuité et à la qualité du service public. Elle garantit la gestion fluide de l’information, la préparation fiable des assemblées et le respect des procédures réglementaires, tout en prenant en charge des dossiers transversaux confiés par la Direction Générale. L’agent exerce ses missions sous l’autorité hiérarchique de la responsable du Service des Affaires Générales, et travaille en relation étroite avec l’ensemble de la Direction Générale des Services, les élus municipaux, les services internes et les partenaires institutionnels extérieurs (Préfecture, Sous-Préfecture, Trésor Public…).
Missions / conditions d'exercice
1. Assurer l’organisation logistique et le secrétariat de la Direction Générale (en polyvalence)
-Assurer l’accueil physique et téléphonique auprès de la DGS.
-Rédiger courriers, notes, documents divers et veiller à la qualité rédactionnelle des productions.
-Gérer le classement, l’archivage et les fournitures administratives.
-Organiser et planifier les réunions et rendez-vous : tenue et mise à jour des agendas, coordination avec les services et intervenants externes.
-Suivre les abonnements (revues spécialisées, services d’information), les contrats de maintenance (machine à affranchir…), ainsi que les mises à jour des bases de données administratives et informatiques.
2. Assurer la gestion du courrier et des actes administratifs (en polyvalence)
-Traiter l’ensemble du courrier "arrivé" et "départ" : ouverture, enregistrement dans la GED (Followin), distribution et affranchissement.
-Organiser le circuit du courrier interne à destination des services extérieurs et partenaires institutionnels (Préfecture, Sous-Préfecture, DDTM, Trésor Public…), et gérer le planning de l’agent dédié.
-Transmettre les actes administratifs au contrôle de légalité via la plateforme "Actes" ou par coursier selon la nature des documents.
-Assurer la diffusion des actes aux services concernés et veiller à leur affichage obligatoire.
-Tenir les registres réglementaires (arrêtés, décisions, délibérations) et publier le recueil des actes administratifs.
3. Préparer et suivre les séances des Assemblées
Assurer le secrétariat du Conseil Municipal :
-mise en forme des ordres du jour et notes de synthèse rédigées par la DGS,
-convocation des élus via la plateforme DocaPost,
-édition et transmission des délibérations au contrôle de légalité,
-à l’affichage et aux services concernés,
-rédaction et affichage du compte rendu,
-transmission des éléments pour la rédaction du procès-verbal, vérification du PV dès son retour,
-suivi de la mise en œuvre des délibérations par les services.
-Convoquer les élus aux différentes commissions (CAO, MAPA, commissions municipales…) via DocaPost.
4. Gérer en autonomie les dossiers confiés par la Direction Générale
-Assurer le suivi des notifications de contentieux sur la plateforme Télérecours.
-Rédiger les actes relatifs aux régies de recettes et d’avance : décisions d’ouverture/fermeture, arrêtés de nomination et de fin de fonctions des régisseurs.
-Rédiger les baux d’habitation et les conventions de mise à disposition du parc de logements de la Ville.
5. Activités secondaires
-Exercer les fonctions de régisseur titulaire de la régie d’avance de la Ville.
-Assurer le suivi des dossiers d’expulsion transmis par la Sous-Préfecture.
Conditions d’exercice:
1.Environnement matériel
Le poste nécessite l’utilisation quotidienne :
-d’un bureau équipé d’un ordinateur, tablette, téléphone, scanner, imprimante et copieur,
-des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, internet),
-du logiciel de GED "Followin", des plateformes "Actes" et "DocaPost", et du logiciel d’envoi RAR "PrepaSecur",
-de revues spécialisées (Vie Communale, Gazette des Communes, CGCT commenté…).
Règles et procédures à respecter:
-Respect strict des délais de transmission, télétransmission, affichage et publication des actes.
-Connaissance et conformité aux règles de tenue des registres.
-Respect des délais d’envoi des dossiers aux élus pour les séances du Conseil.
-Maîtrise des procédures liées au fonctionnement des assemblées et de l’environnement institutionnel.
-Connaissance de la réglementation encadrant les régies comptables.
Relations de travail:
-Travail en lien direct avec la Direction Générale, les élus municipaux, les services internes et les partenaires institutionnels nationaux et territoriaux.
-Forte interaction avec les services administratifs pour la circulation des actes et informations.
Sujétions particulières:
-Polyvalence : nécessité d’intervenir sur plusieurs missions transversales au sein du Service des Affaires Générales.
-Rythme de travail soutenu, notamment lors de la préparation des conseils municipaux, commissions, périodes de clôture administrative ou pics d’activité du service.
-Disponibilité ponctuelle obligatoire lors des séances du Conseil Municipal ou réunions institutionnelles, pouvant être organisées en soirée.
-Gestion de l’imprévu requérant réactivité, autonomie et priorisation immédiate des tâches selon les urgences du service.
-Obligation de discrétion et traitement confidentiel des informations sensibles.
-Assurer l’accueil physique et téléphonique auprès de la DGS.
-Rédiger courriers, notes, documents divers et veiller à la qualité rédactionnelle des productions.
-Gérer le classement, l’archivage et les fournitures administratives.
-Organiser et planifier les réunions et rendez-vous : tenue et mise à jour des agendas, coordination avec les services et intervenants externes.
-Suivre les abonnements (revues spécialisées, services d’information), les contrats de maintenance (machine à affranchir…), ainsi que les mises à jour des bases de données administratives et informatiques.
2. Assurer la gestion du courrier et des actes administratifs (en polyvalence)
-Traiter l’ensemble du courrier "arrivé" et "départ" : ouverture, enregistrement dans la GED (Followin), distribution et affranchissement.
-Organiser le circuit du courrier interne à destination des services extérieurs et partenaires institutionnels (Préfecture, Sous-Préfecture, DDTM, Trésor Public…), et gérer le planning de l’agent dédié.
-Transmettre les actes administratifs au contrôle de légalité via la plateforme "Actes" ou par coursier selon la nature des documents.
-Assurer la diffusion des actes aux services concernés et veiller à leur affichage obligatoire.
-Tenir les registres réglementaires (arrêtés, décisions, délibérations) et publier le recueil des actes administratifs.
3. Préparer et suivre les séances des Assemblées
Assurer le secrétariat du Conseil Municipal :
-mise en forme des ordres du jour et notes de synthèse rédigées par la DGS,
-convocation des élus via la plateforme DocaPost,
-édition et transmission des délibérations au contrôle de légalité,
-à l’affichage et aux services concernés,
-rédaction et affichage du compte rendu,
-transmission des éléments pour la rédaction du procès-verbal, vérification du PV dès son retour,
-suivi de la mise en œuvre des délibérations par les services.
-Convoquer les élus aux différentes commissions (CAO, MAPA, commissions municipales…) via DocaPost.
4. Gérer en autonomie les dossiers confiés par la Direction Générale
-Assurer le suivi des notifications de contentieux sur la plateforme Télérecours.
-Rédiger les actes relatifs aux régies de recettes et d’avance : décisions d’ouverture/fermeture, arrêtés de nomination et de fin de fonctions des régisseurs.
-Rédiger les baux d’habitation et les conventions de mise à disposition du parc de logements de la Ville.
5. Activités secondaires
-Exercer les fonctions de régisseur titulaire de la régie d’avance de la Ville.
-Assurer le suivi des dossiers d’expulsion transmis par la Sous-Préfecture.
Conditions d’exercice:
1.Environnement matériel
Le poste nécessite l’utilisation quotidienne :
-d’un bureau équipé d’un ordinateur, tablette, téléphone, scanner, imprimante et copieur,
-des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, internet),
-du logiciel de GED "Followin", des plateformes "Actes" et "DocaPost", et du logiciel d’envoi RAR "PrepaSecur",
-de revues spécialisées (Vie Communale, Gazette des Communes, CGCT commenté…).
Règles et procédures à respecter:
-Respect strict des délais de transmission, télétransmission, affichage et publication des actes.
-Connaissance et conformité aux règles de tenue des registres.
-Respect des délais d’envoi des dossiers aux élus pour les séances du Conseil.
-Maîtrise des procédures liées au fonctionnement des assemblées et de l’environnement institutionnel.
-Connaissance de la réglementation encadrant les régies comptables.
Relations de travail:
-Travail en lien direct avec la Direction Générale, les élus municipaux, les services internes et les partenaires institutionnels nationaux et territoriaux.
-Forte interaction avec les services administratifs pour la circulation des actes et informations.
Sujétions particulières:
-Polyvalence : nécessité d’intervenir sur plusieurs missions transversales au sein du Service des Affaires Générales.
-Rythme de travail soutenu, notamment lors de la préparation des conseils municipaux, commissions, périodes de clôture administrative ou pics d’activité du service.
-Disponibilité ponctuelle obligatoire lors des séances du Conseil Municipal ou réunions institutionnelles, pouvant être organisées en soirée.
-Gestion de l’imprévu requérant réactivité, autonomie et priorisation immédiate des tâches selon les urgences du service.
-Obligation de discrétion et traitement confidentiel des informations sensibles.
Profils recherchés
1. Qualifications requises
-Niveau Bac à Bac+2 (idéalement BTS ou formation administrative).
-Expérience appréciée en secrétariat, administration ou collectivité territoriale.
-Connaissance du fonctionnement des collectivités et des procédures administratives souhaitée.
2. Compétences attendues
A. Savoirs
-Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
-Connaissance ou aptitude à utiliser les outils métiers : GED Followin, Actes, DocaPost, PrepaSecur, Télérecours.
-Connaissance du cadre réglementaire des actes administratifs, des assemblées municipales et des régies comptables.
B. Savoir-faire
-Rédaction administrative fiable (courriers, notes, actes).
-Organisation et gestion de secrétariat (agendas, réunions, suivi de dossiers).
-Traitement du courrier et transmission des actes.
-Gestion simultanée de plusieurs tâches et respect des délais.
-Préparation et suivi des séances du Conseil Municipal et des commissions.
-Classement, archivage, mise à jour des bases de données.
C. Savoir-être
-Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
-Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
-Polyvalence, adaptabilité et réactivité.
-Autonomie, esprit d’initiative et capacité à gérer l’imprévu.
-Sens du relationnel et du service public.
-Disponibilité lors des pics d’activité et séances des Assemblées.
-Niveau Bac à Bac+2 (idéalement BTS ou formation administrative).
-Expérience appréciée en secrétariat, administration ou collectivité territoriale.
-Connaissance du fonctionnement des collectivités et des procédures administratives souhaitée.
2. Compétences attendues
A. Savoirs
-Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
-Connaissance ou aptitude à utiliser les outils métiers : GED Followin, Actes, DocaPost, PrepaSecur, Télérecours.
-Connaissance du cadre réglementaire des actes administratifs, des assemblées municipales et des régies comptables.
B. Savoir-faire
-Rédaction administrative fiable (courriers, notes, actes).
-Organisation et gestion de secrétariat (agendas, réunions, suivi de dossiers).
-Traitement du courrier et transmission des actes.
-Gestion simultanée de plusieurs tâches et respect des délais.
-Préparation et suivi des séances du Conseil Municipal et des commissions.
-Classement, archivage, mise à jour des bases de données.
C. Savoir-être
-Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
-Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
-Polyvalence, adaptabilité et réactivité.
-Autonomie, esprit d’initiative et capacité à gérer l’imprévu.
-Sens du relationnel et du service public.
-Disponibilité lors des pics d’activité et séances des Assemblées.
Contact et modalités de candidature
Contact
0494556947
Informations complémentaires
Candidatures (cv et lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire) à adresser à : grh@mairie-grimaud.fr
Adresse de l'employeur
GRIMAUD
>Hôtel de ville - rue de la mairie
83310 Grimaud
>Hôtel de ville - rue de la mairie
83310 Grimaud
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.