assistante de direction (h/f)
Offre n° O083260302001063
Publiée le 02/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - Impasse de la Farinette BP 152, La Valette-du-Var (Var (83))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du responsable du service Fêtes Cérémonies et Vie associative, L’agent assure le support administratif, logistique et organisationnel du service.
Son rôle est de fluidifier la gestion des événements et de garantir le respect des procédures administratives, des arrêtés municipaux, des dossiers de sécurité et des dossiers de préfecture.
Son rôle est de fluidifier la gestion des événements et de garantir le respect des procédures administratives, des arrêtés municipaux, des dossiers de sécurité et des dossiers de préfecture.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat et gestion administrative
• Accueil et interface : filtrage des appels, gestion du courrier et des courriel et accueil physique des prestataires ou autres
• Gestion de l’agenda : Organisation des rendez vous du responsable, des réunions de coordination, prise de note et rédaction des comptes rendus
• Suivi des dossiers : Préparation des parafeurs, relecture des courrier officiels et archivage des documents du service.
2- Suivi budgétaire et comptable
• Engagement des dépenses : création de bons de commande sur le logiciel de gestion de la collectivité
2
• Suivi des factures : Vérification du service fait et relance des prestataires si nécessaire
• Tableau de bord : Mise à jour du suivi budgétaire par événement pour éviter les dépassements
3- Soutien logistique aux événements
• Gestion des prestataires : demande de devis, suivi des contrats de location, de cession et de bénévolat
• Démarches réglementaires : préparation des arrêtés municipaux, des dossiers de sécurité et des déclarations préfectures
• Protocole : commande de gerbes, positionnement des agents, gestion des buffets
4- Cadre juridique
• Elaboration des avis de publicité pour tous les événements de la ville
5- Commande publique
• Soutien à l’élaboration des marchés du service
ACTIVITES GENERALES DU POSTE :
Gestion administrative du service
Gestion de l'information
Planification et suivi
Gestion des évènements
• Accueil et interface : filtrage des appels, gestion du courrier et des courriel et accueil physique des prestataires ou autres
• Gestion de l’agenda : Organisation des rendez vous du responsable, des réunions de coordination, prise de note et rédaction des comptes rendus
• Suivi des dossiers : Préparation des parafeurs, relecture des courrier officiels et archivage des documents du service.
2- Suivi budgétaire et comptable
• Engagement des dépenses : création de bons de commande sur le logiciel de gestion de la collectivité
2
• Suivi des factures : Vérification du service fait et relance des prestataires si nécessaire
• Tableau de bord : Mise à jour du suivi budgétaire par événement pour éviter les dépassements
3- Soutien logistique aux événements
• Gestion des prestataires : demande de devis, suivi des contrats de location, de cession et de bénévolat
• Démarches réglementaires : préparation des arrêtés municipaux, des dossiers de sécurité et des déclarations préfectures
• Protocole : commande de gerbes, positionnement des agents, gestion des buffets
4- Cadre juridique
• Elaboration des avis de publicité pour tous les événements de la ville
5- Commande publique
• Soutien à l’élaboration des marchés du service
ACTIVITES GENERALES DU POSTE :
Gestion administrative du service
Gestion de l'information
Planification et suivi
Gestion des évènements
Profils recherchés
COMPETENCES TECHNIQUES REQUISES
• Communication orale et écrite
• Techniques de secrétariat (prise de notes, compte rendu, etc.)
• Connaissances juridiques, en commande publique et en finances des collectivités territoriales
• Progiciels de gestion
• Procédures du service
• Logiciels de bureautique
• Vocabulaire professionnel du service
• Procédures administratives
• Rechercher et diffuser des informations
• Renseigner des tableaux de suivi des activités des services
• Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Utiliser des logiciels et des progiciels
• Maîtrise indispensable des outils bureautiques, y compris le tableur
4
SAVOIR ETRE REQUIS
• Sens de l’accueil du public
• Respect de la hiérarchie administrative
• Courtoisie, politesse
• Ponctualité, assiduité
• Discrétion professionnelle
• Disponibilité
• Respecter la confidentialité des données recueillies et le cadre déontologique de sa pratique professionnelle
• Autonomie et force de proposition
• Rigueur et organisation
• Dialogue et communication
• Capacité d’adaptation
• Attention et concentration
• Réactivité
• Ecoute
• Sens du travail en équipe
• Aptitudes relationnelles et capacité à rendre compte
QUALIFICATIONS OBLIGATOIRES
• Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel et Outlook
• Logiciels utilisés : E ATAL – ATAL - CIVIL FINANCES
• Formation qualifiante en droit public (master)
• Formation qualifiante en qualité d’assistante de direction (gestion et juridique)
permis B
• Communication orale et écrite
• Techniques de secrétariat (prise de notes, compte rendu, etc.)
• Connaissances juridiques, en commande publique et en finances des collectivités territoriales
• Progiciels de gestion
• Procédures du service
• Logiciels de bureautique
• Vocabulaire professionnel du service
• Procédures administratives
• Rechercher et diffuser des informations
• Renseigner des tableaux de suivi des activités des services
• Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Utiliser des logiciels et des progiciels
• Maîtrise indispensable des outils bureautiques, y compris le tableur
4
SAVOIR ETRE REQUIS
• Sens de l’accueil du public
• Respect de la hiérarchie administrative
• Courtoisie, politesse
• Ponctualité, assiduité
• Discrétion professionnelle
• Disponibilité
• Respecter la confidentialité des données recueillies et le cadre déontologique de sa pratique professionnelle
• Autonomie et force de proposition
• Rigueur et organisation
• Dialogue et communication
• Capacité d’adaptation
• Attention et concentration
• Réactivité
• Ecoute
• Sens du travail en équipe
• Aptitudes relationnelles et capacité à rendre compte
QUALIFICATIONS OBLIGATOIRES
• Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel et Outlook
• Logiciels utilisés : E ATAL – ATAL - CIVIL FINANCES
• Formation qualifiante en droit public (master)
• Formation qualifiante en qualité d’assistante de direction (gestion et juridique)
permis B
Contact et modalités de candidature
Contact
0494619008
Informations complémentaires
recrutement par voie statutaire ou par contrat au cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
expérience professionnelle en la matière exigée. agent de catégorie C (filière administrative)
rémunération statutaire, RIFSEEP, participation à la complémentaire santé et prévoyance, Carte titre restaurant, CNAS
38 heures semaines, congés annuels et RTT.
Merci d'adresser vos candidatures (CV et lettre de motivation et vos derniers entretiens professionnels) à Monsieur le Maire - BP 152 - 83167 LA VALETTE DU VAR CEDEX.
expérience professionnelle en la matière exigée. agent de catégorie C (filière administrative)
rémunération statutaire, RIFSEEP, participation à la complémentaire santé et prévoyance, Carte titre restaurant, CNAS
38 heures semaines, congés annuels et RTT.
Merci d'adresser vos candidatures (CV et lettre de motivation et vos derniers entretiens professionnels) à Monsieur le Maire - BP 152 - 83167 LA VALETTE DU VAR CEDEX.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.