Adjoint administratif à la direction (h/f)
Offre n° O083260529000110
Publiée le 29/05/2026
Synthèse de l'offre
La communauté d'agglomération Sud Sainte Baume (Ouest Var) a été créée au 1er janvier 2015 et compte près de 63 000 habitants, répartis sur 9 communes. Elle est située au cœur du prestigieux vignoble de « Bandol » connue également pour son circuit du Castellet, et dotée d'un patrimoine historique et environnemental réputé mondialement, entre Marseille et Toulon.
Sise entre paysages sauvages, villages authentiques et à quelques minutes du littoral méditerranéen, la communauté d'agglomération est idéalement située.
Sise entre paysages sauvages, villages authentiques et à quelques minutes du littoral méditerranéen, la communauté d'agglomération est idéalement située.
Lieu de travail
155 Avenue Jansoulin, La Cadière-d'Azur (Var (83))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
28/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l’autorité directe de la responsable du service « Secrétariat de direction », l’Adjoint·e administratif·ve contribue au bon fonctionnement de la Direction générale et assure un rôle central d’interface, de coordination et de soutien administratif.
Il/elle garantit la qualité du traitement administratif, la fluidité de la circulation de l’information, la fiabilité des documents produits et la continuité du service auprès des directions et partenaires internes et externes.
Il/elle garantit la qualité du traitement administratif, la fluidité de la circulation de l’information, la fiabilité des documents produits et la continuité du service auprès des directions et partenaires internes et externes.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
Accueil, information et interface
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service.
- Filtrer, orienter les interlocuteurs et transmettre les messages.
- Renseigner les correspondants internes/externes et effectuer les relances nécessaires.
- Contribuer à la bonne circulation de l’information auprès des services et de la hiérarchie.
Traitement administratif et gestion documentaire
- Traiter, suivre et mettre en forme les dossiers administratifs.
- Rédiger ou mettre en forme courriers, notes, comptes rendus, procédures et documents internes.
- Gérer la boîte mail du service, les parapheurs, les courriers entrants/sortants, la reprographie et la diffusion documentaire.
- Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers.
Production de supports et outils de suivi
- Élaborer des documents numériques : tableaux de suivi, présentations, tableurs.
- Contrôler la forme des documents soumis à validation et assurer l’édition, l’enregistrement et le suivi des bons de commande et factures via CIRIL.
- Contribuer à la qualité et à la fiabilité des documents produits par le service.
Appui administratif transversal et coordination interne
- Participer au bon fonctionnement du service en lien avec la direction générale des services
- Assurer un soutien administratif ponctuel selon les besoins, et contribuer à la continuité du service.
- Faciliter les échanges entre les services et accompagner les directions dans la préparation et la diffusion de documents internes.
Missions spécifiques
- Apporter un soutien opérationnel (suivi des décisions, centralisation des délibérations, suivi des échéances, participation aux instances) au service des assemblées notamment pendant les périodes de congés de l’agent en charge des assemblées.
- Assurer la gestion, le suivi et la commande des fournitures du service, ainsi que la réception et la mise à disposition du matériel.
- Organiser les besoins matériels et logistiques pour les réunions (commandes alimentaires, matériel, préparation des salles).
- Participer à la prise de notes et à la rédaction de comptes rendus lors de réunions internes ou transversales.
- Réaliser ponctuellement des relances téléphoniques, des transmissions urgentes ou des recherches documentaires à la demande de la hiérarchie.
- Contribuer à la mise à jour de documents internes, procédures, supports de communication ou outils de suivi.
- Apporter un appui administratif ponctuel aux directions en cas d’absence ou de besoins spécifiques.
- Participer à des tâches transversales ou missions exceptionnelles confiées par la hiérarchie en fonction des besoins du service.
Accueil, information et interface
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service.
- Filtrer, orienter les interlocuteurs et transmettre les messages.
- Renseigner les correspondants internes/externes et effectuer les relances nécessaires.
- Contribuer à la bonne circulation de l’information auprès des services et de la hiérarchie.
Traitement administratif et gestion documentaire
- Traiter, suivre et mettre en forme les dossiers administratifs.
- Rédiger ou mettre en forme courriers, notes, comptes rendus, procédures et documents internes.
- Gérer la boîte mail du service, les parapheurs, les courriers entrants/sortants, la reprographie et la diffusion documentaire.
- Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers.
Production de supports et outils de suivi
- Élaborer des documents numériques : tableaux de suivi, présentations, tableurs.
- Contrôler la forme des documents soumis à validation et assurer l’édition, l’enregistrement et le suivi des bons de commande et factures via CIRIL.
- Contribuer à la qualité et à la fiabilité des documents produits par le service.
Appui administratif transversal et coordination interne
- Participer au bon fonctionnement du service en lien avec la direction générale des services
- Assurer un soutien administratif ponctuel selon les besoins, et contribuer à la continuité du service.
- Faciliter les échanges entre les services et accompagner les directions dans la préparation et la diffusion de documents internes.
Missions spécifiques
- Apporter un soutien opérationnel (suivi des décisions, centralisation des délibérations, suivi des échéances, participation aux instances) au service des assemblées notamment pendant les périodes de congés de l’agent en charge des assemblées.
- Assurer la gestion, le suivi et la commande des fournitures du service, ainsi que la réception et la mise à disposition du matériel.
- Organiser les besoins matériels et logistiques pour les réunions (commandes alimentaires, matériel, préparation des salles).
- Participer à la prise de notes et à la rédaction de comptes rendus lors de réunions internes ou transversales.
- Réaliser ponctuellement des relances téléphoniques, des transmissions urgentes ou des recherches documentaires à la demande de la hiérarchie.
- Contribuer à la mise à jour de documents internes, procédures, supports de communication ou outils de suivi.
- Apporter un appui administratif ponctuel aux directions en cas d’absence ou de besoins spécifiques.
- Participer à des tâches transversales ou missions exceptionnelles confiées par la hiérarchie en fonction des besoins du service.
Profils recherchés
De formation administrative (niveau BAC à BAC+2) en secrétariat, gestion administrative, assistanat ou équivalent, vous justifiez d’une première expérience réussie sur un poste d’adjoint·e administratif·ve, idéalement au sein d’une collectivité territoriale ou d’un environnement institutionnel.
Vous maîtrisez les fondamentaux de la gestion administrative, le fonctionnement des collectivités, les circuits d’information internes, ainsi que les méthodes de rédaction, de mise en forme et de suivi documentaire.
Vous êtes reconnu(e) pour :
- Votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre fiabilité
- Votre autonomie et votre capacité à gérer les priorités
- Votre aisance relationnelle et votre sens du service public
- Votre réactivité, votre adaptabilité et votre discrétion
- Votre maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et du travail dématérialisé
- Votre capacité à coopérer, à travailler en équipe et à faciliter la circulation de l’information.
Une expérience en gestion documentaire, rédaction administrative, accueil, suivi de parapheurs, gestion des courriers ou appui transversal aux directions est fortement appréciée.
Vous maîtrisez les fondamentaux de la gestion administrative, le fonctionnement des collectivités, les circuits d’information internes, ainsi que les méthodes de rédaction, de mise en forme et de suivi documentaire.
Vous êtes reconnu(e) pour :
- Votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre fiabilité
- Votre autonomie et votre capacité à gérer les priorités
- Votre aisance relationnelle et votre sens du service public
- Votre réactivité, votre adaptabilité et votre discrétion
- Votre maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et du travail dématérialisé
- Votre capacité à coopérer, à travailler en équipe et à faciliter la circulation de l’information.
Une expérience en gestion documentaire, rédaction administrative, accueil, suivi de parapheurs, gestion des courriers ou appui transversal aux directions est fortement appréciée.
Contact et modalités de candidature
Contact
0494982667
Informations complémentaires
- Recrutement par voie statutaire (cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux)
À défaut, recrutement contractuel possible (articles L.332‑8 ou L.332‑14 du CGFP)
- Temps de travail hebdomadaire : 39h00 (25 CA et 23 ARTT)
- Adhésion au COS Méditerranée (chèque vacances)
- Participation employeur Prévoyance et Santé sous réserve d’adhésion au contrat collectif
- RIFSEEP (IFSE + CIA)
- Titres restaurants dématérialisés
- Télétravail possible 1 jour par semaine après 3 mois d’exercice des fonctions
Les bureaux sont situés au siège de la Communauté d’Agglomération Sud Sainte Baume, à La Cadière‑d’Azur.
À défaut, recrutement contractuel possible (articles L.332‑8 ou L.332‑14 du CGFP)
- Temps de travail hebdomadaire : 39h00 (25 CA et 23 ARTT)
- Adhésion au COS Méditerranée (chèque vacances)
- Participation employeur Prévoyance et Santé sous réserve d’adhésion au contrat collectif
- RIFSEEP (IFSE + CIA)
- Titres restaurants dématérialisés
- Télétravail possible 1 jour par semaine après 3 mois d’exercice des fonctions
Les bureaux sont situés au siège de la Communauté d’Agglomération Sud Sainte Baume, à La Cadière‑d’Azur.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.