SECRETAIRE DU MAIRE (H/F)
Offre n° O083260903000700
Publiée le 04/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
GRIMAUD est une commune située dans le Var en Région Provence-Alpes-Côte d'Azur -
4557 habitants surclassée 40 000 à 80 000 habitants
4557 habitants surclassée 40 000 à 80 000 habitants
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - rue de la mairie, Grimaud (Var (83))
Poste à pourvoir le
04/10/2026
Date limite de candidature
04/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché principal
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein du Cabinet du Maire, le/la Secrétaire de mairie assure une mission d’assistance administrative et organisationnelle auprès du Maire. Il/elle contribue à la gestion quotidienne du Cabinet, notamment par la tenue de l’agenda, l’organisation des rendez-vous et réunions, le traitement des courriers et sollicitations ainsi que le suivi des dossiers et demandes confiés par le Maire.
En lien avec les élus, la Direction Générale, les services municipaux et les partenaires extérieurs, il/elle facilite la circulation de l’information et assure le suivi des échanges et échéances. Le poste requiert réactivité, rigueur, discrétion et capacité à gérer des priorités variées dans un environnement institutionnel.
En lien avec les élus, la Direction Générale, les services municipaux et les partenaires extérieurs, il/elle facilite la circulation de l’information et assure le suivi des échanges et échéances. Le poste requiert réactivité, rigueur, discrétion et capacité à gérer des priorités variées dans un environnement institutionnel.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
1. Assurer l’assistance administrative et organisationnelle du Maire
Gérer et tenir à jour l’agenda du Maire et organiser ses rendez-vous ;
Organiser les réunions, rendez-vous, rencontres et déplacements du Maire ;
Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous et réunions ;
Assurer le suivi des échéances, engagements et demandes du Maire ;
Anticiper les besoins d’organisation et alerter sur les échéances importantes ;
Assurer la préparation et le suivi administratif des réunions et rendez-vous ;
Participer à l’organisation des cérémonies, manifestations et événements municipaux en lien avec les services concernés.
2. Assurer le traitement et le suivi des courriers et sollicitations
Réceptionner, enregistrer, trier et orienter les courriers et sollicitations adressés au Maire ;
Assurer le suivi des demandes formulées auprès du Cabinet ;
Préparer les réponses ou éléments de réponse à la demande du Maire ;
Assurer le suivi des courriers et dossiers nécessitant une réponse ou une action des services ;
Veiller au respect des délais de réponse et relancer les interlocuteurs concernés si nécessaire ;
Assurer le classement et l’archivage des documents et dossiers du Cabinet.
3. Assurer l’interface avec les interlocuteurs du Maire
Accueillir et renseigner les administrés, partenaires, associations, entreprises et institutions sollicitant le Maire ;
Assurer les relations téléphoniques et électroniques du Cabinet ;
Orienter les demandes vers les élus ou services compétents ;
Faciliter la transmission des informations entre le Maire, les élus, la Direction Générale et les services ;
Assurer un suivi attentif des demandes et sollicitations afin de garantir leur bonne prise en compte.
4. Participer au suivi des dossiers du Cabinet
Constituer et mettre à jour les dossiers nécessaires à l’activité du Maire ;
Effectuer des recherches et recueillir les informations nécessaires à la préparation des dossiers ;
Préparer des notes, courriers, comptes rendus, tableaux de suivi ou documents administratifs ;
Assurer le suivi des décisions et demandes confiées par le Maire ;
Coordonner, lorsque nécessaire, la transmission des demandes aux services concernés et en assurer le suivi.
5. Participer à l’organisation de la vie institutionnelle et municipale
Contribuer à la préparation des cérémonies, réceptions, événements et manifestations officielles ;
Participer à l’organisation des rendez-vous avec les institutions, élus, partenaires et acteurs locaux ;
Préparer les éléments nécessaires aux interventions ou représentations du Maire ;
Contribuer au suivi des relations avec les associations, institutions et partenaires de la commune ;
Participer, selon les besoins, à l’accueil et à l’organisation matérielle des événements municipaux.
CONDITIONS D’EXERCICE
Le poste s’exerce en bureau, au sein du Cabinet du Maire, avec une activité soutenue et une forte diversité d’interlocuteurs. Le/la titulaire du poste est amené(e) à travailler en transversalité avec les services municipaux et à gérer des sollicitations nécessitant réactivité et capacité d’adaptation.
L’activité est caractérisée par une certaine disponibilité et une capacité à s’adapter aux impératifs de l’agenda du Maire. Des réunions, cérémonies, manifestations ou événements municipaux peuvent ponctuellement se dérouler en dehors des horaires habituels de travail et nécessiter une présence du/de la titulaire du poste, dans le respect des règles applicables en matière de temps de travail.
Le poste implique une utilisation quotidienne des outils informatiques, des moyens de communication et des logiciels bureautiques.
SUJÉTIONS PARTICULIÈRES
Disponibilité et réactivité liées aux contraintes de l’agenda du Maire ;
Horaires pouvant être ponctuellement décalés en fonction des réunions, cérémonies, manifestations ou obligations institutionnelles ;
Gestion simultanée de sollicitations et de dossiers présentant des niveaux d’urgence différents ;
Respect strict de la confidentialité et de la discrétion professionnelle sur les informations et dossiers traités au sein du Cabinet ;
Nécessité de faire preuve de neutralité, de réserve et de discernement dans les relations avec les élus, agents, administrés et partenaires ;
Possibilité de représentation ou d’assistance lors de manifestations et événements organisés par la commune.
1. Assurer l’assistance administrative et organisationnelle du Maire
Gérer et tenir à jour l’agenda du Maire et organiser ses rendez-vous ;
Organiser les réunions, rendez-vous, rencontres et déplacements du Maire ;
Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous et réunions ;
Assurer le suivi des échéances, engagements et demandes du Maire ;
Anticiper les besoins d’organisation et alerter sur les échéances importantes ;
Assurer la préparation et le suivi administratif des réunions et rendez-vous ;
Participer à l’organisation des cérémonies, manifestations et événements municipaux en lien avec les services concernés.
2. Assurer le traitement et le suivi des courriers et sollicitations
Réceptionner, enregistrer, trier et orienter les courriers et sollicitations adressés au Maire ;
Assurer le suivi des demandes formulées auprès du Cabinet ;
Préparer les réponses ou éléments de réponse à la demande du Maire ;
Assurer le suivi des courriers et dossiers nécessitant une réponse ou une action des services ;
Veiller au respect des délais de réponse et relancer les interlocuteurs concernés si nécessaire ;
Assurer le classement et l’archivage des documents et dossiers du Cabinet.
3. Assurer l’interface avec les interlocuteurs du Maire
Accueillir et renseigner les administrés, partenaires, associations, entreprises et institutions sollicitant le Maire ;
Assurer les relations téléphoniques et électroniques du Cabinet ;
Orienter les demandes vers les élus ou services compétents ;
Faciliter la transmission des informations entre le Maire, les élus, la Direction Générale et les services ;
Assurer un suivi attentif des demandes et sollicitations afin de garantir leur bonne prise en compte.
4. Participer au suivi des dossiers du Cabinet
Constituer et mettre à jour les dossiers nécessaires à l’activité du Maire ;
Effectuer des recherches et recueillir les informations nécessaires à la préparation des dossiers ;
Préparer des notes, courriers, comptes rendus, tableaux de suivi ou documents administratifs ;
Assurer le suivi des décisions et demandes confiées par le Maire ;
Coordonner, lorsque nécessaire, la transmission des demandes aux services concernés et en assurer le suivi.
5. Participer à l’organisation de la vie institutionnelle et municipale
Contribuer à la préparation des cérémonies, réceptions, événements et manifestations officielles ;
Participer à l’organisation des rendez-vous avec les institutions, élus, partenaires et acteurs locaux ;
Préparer les éléments nécessaires aux interventions ou représentations du Maire ;
Contribuer au suivi des relations avec les associations, institutions et partenaires de la commune ;
Participer, selon les besoins, à l’accueil et à l’organisation matérielle des événements municipaux.
CONDITIONS D’EXERCICE
Le poste s’exerce en bureau, au sein du Cabinet du Maire, avec une activité soutenue et une forte diversité d’interlocuteurs. Le/la titulaire du poste est amené(e) à travailler en transversalité avec les services municipaux et à gérer des sollicitations nécessitant réactivité et capacité d’adaptation.
L’activité est caractérisée par une certaine disponibilité et une capacité à s’adapter aux impératifs de l’agenda du Maire. Des réunions, cérémonies, manifestations ou événements municipaux peuvent ponctuellement se dérouler en dehors des horaires habituels de travail et nécessiter une présence du/de la titulaire du poste, dans le respect des règles applicables en matière de temps de travail.
Le poste implique une utilisation quotidienne des outils informatiques, des moyens de communication et des logiciels bureautiques.
SUJÉTIONS PARTICULIÈRES
Disponibilité et réactivité liées aux contraintes de l’agenda du Maire ;
Horaires pouvant être ponctuellement décalés en fonction des réunions, cérémonies, manifestations ou obligations institutionnelles ;
Gestion simultanée de sollicitations et de dossiers présentant des niveaux d’urgence différents ;
Respect strict de la confidentialité et de la discrétion professionnelle sur les informations et dossiers traités au sein du Cabinet ;
Nécessité de faire preuve de neutralité, de réserve et de discernement dans les relations avec les élus, agents, administrés et partenaires ;
Possibilité de représentation ou d’assistance lors de manifestations et événements organisés par la commune.
Profils recherchés
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine du secrétariat, de l’administration, de la gestion administrative ou des métiers des collectivités territoriales ;
Une expérience dans un poste d’assistanat administratif, de secrétariat de direction, d’assistanat d’élu ou au sein d'une collectivité territoriale serait appréciée ;
Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel constitue un atout ;
Maîtrise des outils bureautiques et des moyens de communication numériques.
SAVOIRS
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une collectivité territoriale ;
Connaissance de l’environnement institutionnel et administratif local ;
Connaissance des règles générales de rédaction administrative ;
Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat ;
Connaissance des principes de classement, de suivi et d’archivage des documents ;
Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale ;
Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, messagerie électronique, agenda partagé, tableaux de suivi, etc.
SAVOIR-FAIRE
Organiser et prioriser son activité en fonction des urgences et des échéances ;
Gérer efficacement un agenda et coordonner des rendez-vous ;
Préparer et suivre des réunions et événements ;
Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ;
Synthétiser des informations et préparer des dossiers ;
Assurer le suivi de demandes et solliciter les services ou interlocuteurs compétents ;
Rechercher, collecter et fiabiliser des informations ;
Utiliser efficacement les outils bureautiques et numériques ;
Communiquer avec des interlocuteurs variés et adapter son discours à son interlocuteur ;
Travailler en transversalité avec les élus, la Direction Générale et les services ;
Faire face aux imprévus et réorganiser ses priorités avec réactivité.
SAVOIR-ÊTRE
Sens aigu de l’organisation et de la rigueur ;
Grande discrétion et respect de la confidentialité ;
Réactivité et capacité d’adaptation ;
Disponibilité et sens du service public ;
Excellent relationnel et qualités d’accueil ;
Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse ;
Diplomatie, tact et capacité à gérer des situations sensibles ;
Autonomie et capacité à prendre des initiatives dans le cadre des missions confiées ;
Fiabilité et sens des responsabilités ;
Capacité à travailler dans un environnement exigeant et soumis à des changements fréquents de priorités ;
Loyauté institutionnelle, neutralité et devoir de réserve ;
Aptitude au travail en équipe et en transversalité.
PROFIL
La collectivité recherche un(e) professionnel(le) organisé(e), fiable et réactif(ve), disposant d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles. Une expérience en secrétariat de direction, en cabinet d’élu ou dans l’environnement territorial sera particulièrement appréciée.
La capacité à instaurer une relation de confiance, à traiter des informations confidentielles, à anticiper les besoins du Maire et à gérer les priorités avec discrétion constitue un élément essentiel pour réussir dans les fonctions.
Formation de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine du secrétariat, de l’administration, de la gestion administrative ou des métiers des collectivités territoriales ;
Une expérience dans un poste d’assistanat administratif, de secrétariat de direction, d’assistanat d’élu ou au sein d'une collectivité territoriale serait appréciée ;
Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel constitue un atout ;
Maîtrise des outils bureautiques et des moyens de communication numériques.
SAVOIRS
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une collectivité territoriale ;
Connaissance de l’environnement institutionnel et administratif local ;
Connaissance des règles générales de rédaction administrative ;
Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat ;
Connaissance des principes de classement, de suivi et d’archivage des documents ;
Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale ;
Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, messagerie électronique, agenda partagé, tableaux de suivi, etc.
SAVOIR-FAIRE
Organiser et prioriser son activité en fonction des urgences et des échéances ;
Gérer efficacement un agenda et coordonner des rendez-vous ;
Préparer et suivre des réunions et événements ;
Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ;
Synthétiser des informations et préparer des dossiers ;
Assurer le suivi de demandes et solliciter les services ou interlocuteurs compétents ;
Rechercher, collecter et fiabiliser des informations ;
Utiliser efficacement les outils bureautiques et numériques ;
Communiquer avec des interlocuteurs variés et adapter son discours à son interlocuteur ;
Travailler en transversalité avec les élus, la Direction Générale et les services ;
Faire face aux imprévus et réorganiser ses priorités avec réactivité.
SAVOIR-ÊTRE
Sens aigu de l’organisation et de la rigueur ;
Grande discrétion et respect de la confidentialité ;
Réactivité et capacité d’adaptation ;
Disponibilité et sens du service public ;
Excellent relationnel et qualités d’accueil ;
Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse ;
Diplomatie, tact et capacité à gérer des situations sensibles ;
Autonomie et capacité à prendre des initiatives dans le cadre des missions confiées ;
Fiabilité et sens des responsabilités ;
Capacité à travailler dans un environnement exigeant et soumis à des changements fréquents de priorités ;
Loyauté institutionnelle, neutralité et devoir de réserve ;
Aptitude au travail en équipe et en transversalité.
PROFIL
La collectivité recherche un(e) professionnel(le) organisé(e), fiable et réactif(ve), disposant d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles. Une expérience en secrétariat de direction, en cabinet d’élu ou dans l’environnement territorial sera particulièrement appréciée.
La capacité à instaurer une relation de confiance, à traiter des informations confidentielles, à anticiper les besoins du Maire et à gérer les priorités avec discrétion constitue un élément essentiel pour réussir dans les fonctions.
Contact et modalités de candidature
Contact
0494556947
Informations complémentaires
Le CV et la lettre de motivation doivent être transmis par courrier ou par mail: grh@mairie-grimaud.fr à l'attention de Monsieur le Maire.
Adresse de l'employeur
GRIMAUD
>Hôtel de ville - rue de la mairie
83310 Grimaud
>Hôtel de ville - rue de la mairie
83310 Grimaud
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.