UN SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)
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Offre n° O084230701114487
Publiée le 09/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6 Boulevard Limbert, Avignon (Vaucluse)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Apporte une aide permanente au directeur et directeur délégué en terme d'organisation personnnelle ainsi que d'organisation de la direction, notamment en matière de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers
Suit et gère les dossiers confiés selon l'organisation et ses compétences
Organise la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés à la direction
Suit et gère les dossiers confiés selon l'organisation et ses compétences
Organise la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés à la direction
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Organisation de la vie professionnelle :
Gestion des agendas et prise de rendez-vous en fonction des priorités
Rappel des informations importantes et transmission des messages
Organisation des déplacements
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers et comptes-rendus
Réalisation de la saisie de documents de formes et contenus divers
Organisation du classement et de l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction :
Intégration des priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
Renseignement des tableaux de suivi des activités de la direction
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
Réception, filtrage et transmission des messages téléphoniques et des courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
Rédaction des ordres du jour en concertation avec les cadres
Respect des délais de transmission de documents avant les réunions
Autres activités :
Recherche et diffusion d'informations
Gestion du courrier de la direction
Remplacement, en cas d'absence, des autres secrétaires de la direction
Archivage des documents de la direction
Organisation de la vie professionnelle :
Gestion des agendas et prise de rendez-vous en fonction des priorités
Rappel des informations importantes et transmission des messages
Organisation des déplacements
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers et comptes-rendus
Réalisation de la saisie de documents de formes et contenus divers
Organisation du classement et de l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction :
Intégration des priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
Renseignement des tableaux de suivi des activités de la direction
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
Réception, filtrage et transmission des messages téléphoniques et des courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
Rédaction des ordres du jour en concertation avec les cadres
Respect des délais de transmission de documents avant les réunions
Autres activités :
Recherche et diffusion d'informations
Gestion du courrier de la direction
Remplacement, en cas d'absence, des autres secrétaires de la direction
Archivage des documents de la direction
Profils recherchés
Savoir-faire (être capable de) :
S'adapter aux différents interlocuteurs
Organisation, réactivité, rigueur, méthode
Comprendre et appliquer une règlementation
Filtrer et orienter les informations
Travailler en équipe
Rédiger, mettre en forme des documents
Respect de la confidentialité des informations
Savoirs (connaissances de / en...) :
Communication écrite et orale confirmée
Connaissance des procédures de la direction et de l'administration
Maitrise des logiciels bureautiques
Techniques de recherche documentaire
Classement et archivage
S'adapter aux différents interlocuteurs
Organisation, réactivité, rigueur, méthode
Comprendre et appliquer une règlementation
Filtrer et orienter les informations
Travailler en équipe
Rédiger, mettre en forme des documents
Respect de la confidentialité des informations
Savoirs (connaissances de / en...) :
Communication écrite et orale confirmée
Connaissance des procédures de la direction et de l'administration
Maitrise des logiciels bureautiques
Techniques de recherche documentaire
Classement et archivage
Contact et modalités de candidature
Contact
0490161500
Informations complémentaires
- Temps de travail : 100%
-Lieu de travail : AVIGNON - Boulevard Limbert
-Autres contraintes : Disponibilité
- Pour tout renseignements complémentaires ou pour postuler : recrutement-drh@vaucluse.fr
-Lieu de travail : AVIGNON - Boulevard Limbert
-Autres contraintes : Disponibilité
- Pour tout renseignements complémentaires ou pour postuler : recrutement-drh@vaucluse.fr
Adresse de l'employeur
Conseil départemental du Vaucluse
>Rue viala
84909 Avignon
>Rue viala
84909 Avignon
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.