Assistant(e) de direction - Responsable des assemblées, de la veille juridique et de la cellule secrétariat

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O084230901175380
Publiée le 02/11/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
PARC NATUREL REGIONAL DU LUBERON
60 place jean jaurès - bp 122
84404 Apt cedex
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Apt
Poste à pourvoir le
01/03/2024
Date limite de candidature
15/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Attaché
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Oui
Rémunération indicative
Salaire : selon grille indiciaire et régime indemnitaire en vigueur dans la collectivité.
Descriptif de l'emploi
Rejoignez un territoire, un projet et une équipe dynamiques ! Au cœur de la région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur, le Parc naturel régional du Luberon s'étend sur les départements de Vaucluse et des Alpes-de-Haute-Provence. Sa qualité de vie, ses paysages, et son patrimoine naturel et culturel en font un territoire exceptionnel pour lequel les agents du Parc s'investissent au quotidien.
Directement rattaché à la Directrice vous serez chargé:
- D'apporter conseil, appui technique et organisationnel à la Direction ;
- De suivre des dossiers transverses en relation avec l'ensemble des services
- D'organiser et gèrer les assemblées délibérantes ;
- D'assurer la sécurisation juridique des actes du Parc du Luberon et mettre en œuvre un suivi administratif et juridique ;
- Du lien aux élus ;
- De coordonner et superviser le protocole et les courriers de la Présidence ;
- D'assurer la responsabilité du service des assistantes de pôle, son management et son animation, et de coordonner leur activité.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales

Appui permanent à la Présidente et à la Directrice
- Assurer un suivi des dossiers transverses en lien avec la Direction :
* Préparation avec les services ;
* Classement et suivi ;
- Concevoir et conduire tout projet ou toute mission sur demande de la Présidente et de la Directrice
- Elaborer des outils d'aide à la décision
- Concevoir les outils de travail collaboratifs de la Direction
- Rédaction de rapports et notes de synthèse
- Superviser et/ou assurer la gestion des agendas de la Présidente et de la Directrice

Communication auprès des élus :
- Être le référent de la relation aux élus
- Superviser et coordonner l'information auprès des élus (courriers de la Présidence, invitations et information)
- Coordonner le protocole en lien avec la communication

Organisation et gestion de la vie des instances statutaires
- Concevoir les outils de planification et des procédures de contrôle
- Collecter et s'assurer de la préparation des pièces à débattre aux instances
- Convoquer les élus aux instances
- Piloter l'organisation matérielle des instances
- Assurer le secrétariat des séances et rédiger les comptes rendus et PV
- Rédiger et contrôler les actes administratifs (pré-contrôle de légalité)
- S'assurer de la télétransmission des actes et de leur affichage
- Intervenir comme interlocuteur du contrôle de légalité
- Assurer, en lien avec la Direction, l'interface avec les élus

Management et animation du service des assistantes de pôles
- Assurer l'encadrement de l'équipe (2 à 3 agents)
- Coordonner les missions des assistantes de pôle
- Superviser la gestion du courrier entrant et sortant
- S'assurer du suivi particulier des demandes et remarques adressées au Parc
- Elaborer et optimiser les procédures et outils nécessaires au bon fonctionnement des activités du service et en assurer la diffusion dans l'établissement
- Veiller à la bonne organisation du service et gérer les fluctuations de charges de travail
- Être à l'écoute, alerter la Direction, proposer des solutions concernant les problèmes techniques ou de ressources humaines
- Organiser et animer les réunions de service
- Participer à la définition des postes et aux recrutements
- Assurer l'évaluation des agents placés sous sa responsabilité
- Assurer la responsabilité de l'accueil des nouveaux entrants
- Assurer la gestion des temps de travail et des congés, le suivi des plannings
- Participer à la définition des besoins individuels et collectifs de formation des agents du service et évaluer les bénéfices des actions de formation

Sécurisation juridique et gestion administrative
- Assurer une veille juridique et réglementaire ainsi que sa diffusion auprès des services
- Veiller au respect de la réglementation
- Informer et sensibiliser les services au processus de contrôle préalable des actes
- Sensibiliser les services et les élus sur les risques juridiques
- Concevoir et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
- Optimiser la qualité et les délais des processus administratifs
- Gérer les délégations de signatures de l'établissement
Profils recherchés
Qualités requises

Connaissances
- Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
- Missions, enjeux, organisation et fonctionnement d'un PNR
- Droit public
- Procédures administratives et de contrôle des actes
- Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
- Techniques d'organisation et de planification du travail
- Management : principes et outils
- Gestion des ressources humaines
- Techniques rédactionnelles (rapports et notes de synthèse)
- Techniques d'analyse et de diagnostic
- Expérience confirmée en collectivités territoriales

Compétences et aptitudes
- Organisation, réactivité, autonomie, rigueur et discrétion
- Qualité d'adaptation
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Qualités rédactionnelles
- Esprit d'équipe
- Gestion et hiérarchisation des priorités
- Partage pertinent d'informations avec la Présidence, la Direction et avec l'équipe
- Communication et animation de réunions
- Management

Contact

Contact
0490044200
Informations complémentaires
Envoyer lettre de motivation + CV et dernier arrêté de situation administrative pour candidats titulaires à : recrutement@parcduluberon.fr
Renseignements : Madame Laure GALPIN Directrice du Parc - Ligne directe 04 90 04 42 36 Portable: 06 23 86 43 16 laure.galpin@parcduluberon.fr
Poste à pourvoir dès que possible
Jury prévu la semaine du 16/10
Rémunération statutaire + régime indemnitaire RIFSEEP+ chèques déjeuner.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.