Secrétaire de Mairie
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O084231001215265
Publiée le 09/10/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hotel de ville - Parc Reybaud, La Motte-d'Aigues (Vaucluse)
Poste à pourvoir le
01/04/2024
Date limite de candidature
01/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la directive des élus, la/le secrétaire de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains
Missions / conditions d'exercice
- Secrétariat du Maire et des élus,
- La gestion des ressources humaines : suivi des carrières, élaboration des paies,
- Elaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la Trésorerie,
- Suivi et gestion des régies municipales,
- Comptabilité,
- Etat Civil,
- Urbanisme,
- La préparation des conseils municipaux, rédaction des délibérations et procès-verbaux, suivi des délibérations, participation aux séances,
- L'instruction et le suivi des dossiers relatifs à la commande publique et aux subventions,
- Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets,
- Le suivi des finances de la commune,
- La rédaction de divers actes (arrêtés et décisions du Maire) et de courriers,
- Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles,
- Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques,
- Logiciels spécifiques : ODYSSEES.
- La gestion des ressources humaines : suivi des carrières, élaboration des paies,
- Elaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la Trésorerie,
- Suivi et gestion des régies municipales,
- Comptabilité,
- Etat Civil,
- Urbanisme,
- La préparation des conseils municipaux, rédaction des délibérations et procès-verbaux, suivi des délibérations, participation aux séances,
- L'instruction et le suivi des dossiers relatifs à la commande publique et aux subventions,
- Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets,
- Le suivi des finances de la commune,
- La rédaction de divers actes (arrêtés et décisions du Maire) et de courriers,
- Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles,
- Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques,
- Logiciels spécifiques : ODYSSEES.
Profils recherchés
COMPETENCES MOBILISEES
- Connaissances des instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes,
- Code Général des Collectivités Territoriales,
- Connaissance de la législation des marchés publics,
- Diverses procédures administratives.
ETAT CIVIL
- Aide à la rédaction des actes et suivi des actes d'Etat Civil,
- Informer les usagers sur les lois et règlement en matière d'Etat Civil,
- Rédiger les actes de l'Etat Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès),
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité,
- Délivrer les autorisations administratives en matière,
- Apposer les mentions marginales,
- Suivi des registres d'Etat Civil, et suivi des déclarations d'actes,
- Suivi de la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil,
- Assister l'Officier d'Etat Civil lors de la célébration des mariages,
- Maîtriser des outils bureautiques (world, Excel,..),
- Gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales),
- Suivi des formalités administratives diverses,
- Information générale à l'Etat Civil,
- Code Civil - Règles communes à la rédaction des actes d'Etat Civil,
- Procédures relatives au mariage.
ELECTIONS
- Elections politiques et professionnelles,
- Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiations,
- Aide à la préparation des réunions de la commission de révision des listes électorales,
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes,
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement),
RESSOURCES HUMAINES
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents,
- Suivi de l'absentéisme, des dossiers assurance statutaire,
- Elaborer les actes administratifs (contrat, positions, etc...),
- Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation, entretien individuel).
AUTRES ACTIVITES
- Participation à l'accueil physique et téléphonique du public : renseignements divers
- Cérémonies officielles (08 mai, 11 novembre, vœux du Maire, invitations, etc ...),
- Aide au suivi du recensement obligatoire, renseignements nouveaux habitants,
- Gérer les relations avec les associations,
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public.
SAVOIR ETRE
- Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation,
- Sens du contact, et de la communication,
- Bénéficier d'excellentes qualités relationnelles,
- Sens du service public - méthode et rigueur,
- Autonomie, initiative,
- Discrétion
- Disponibilité.
CONTRAINTES PARTICULIERES AU POSTE
- Présence aux cérémonies d'Etat Civil,
- Présence aux réunions en soirée,
- Présence aux scrutins électoraux,
- Présences aux cérémonies officielles.
RELATIONS DU POSTE
Internes : Maire, élus, agents
Externes : Public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires privés
- Connaissances des instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes,
- Code Général des Collectivités Territoriales,
- Connaissance de la législation des marchés publics,
- Diverses procédures administratives.
ETAT CIVIL
- Aide à la rédaction des actes et suivi des actes d'Etat Civil,
- Informer les usagers sur les lois et règlement en matière d'Etat Civil,
- Rédiger les actes de l'Etat Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès),
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité,
- Délivrer les autorisations administratives en matière,
- Apposer les mentions marginales,
- Suivi des registres d'Etat Civil, et suivi des déclarations d'actes,
- Suivi de la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil,
- Assister l'Officier d'Etat Civil lors de la célébration des mariages,
- Maîtriser des outils bureautiques (world, Excel,..),
- Gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales),
- Suivi des formalités administratives diverses,
- Information générale à l'Etat Civil,
- Code Civil - Règles communes à la rédaction des actes d'Etat Civil,
- Procédures relatives au mariage.
ELECTIONS
- Elections politiques et professionnelles,
- Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiations,
- Aide à la préparation des réunions de la commission de révision des listes électorales,
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes,
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement),
RESSOURCES HUMAINES
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents,
- Suivi de l'absentéisme, des dossiers assurance statutaire,
- Elaborer les actes administratifs (contrat, positions, etc...),
- Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation, entretien individuel).
AUTRES ACTIVITES
- Participation à l'accueil physique et téléphonique du public : renseignements divers
- Cérémonies officielles (08 mai, 11 novembre, vœux du Maire, invitations, etc ...),
- Aide au suivi du recensement obligatoire, renseignements nouveaux habitants,
- Gérer les relations avec les associations,
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public.
SAVOIR ETRE
- Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation,
- Sens du contact, et de la communication,
- Bénéficier d'excellentes qualités relationnelles,
- Sens du service public - méthode et rigueur,
- Autonomie, initiative,
- Discrétion
- Disponibilité.
CONTRAINTES PARTICULIERES AU POSTE
- Présence aux cérémonies d'Etat Civil,
- Présence aux réunions en soirée,
- Présence aux scrutins électoraux,
- Présences aux cérémonies officielles.
RELATIONS DU POSTE
Internes : Maire, élus, agents
Externes : Public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires privés
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRE
Avantages liés au poste : NBI Abonnement CNAS Autorisations spéciales d'absence RIFSEEP - CIA
Adresser votre candidature à l'attention de Monsieur le Maire (CV + lettre de motivation) par mail à : mairie-lamotte@wanadoo.fr ou par courrier à :
Commune de LA MOTTE D'AIGUES
Hôtel de Ville
Parc Reybaud
84240 LA MOTTE D'AIGUES
Avantages liés au poste : NBI Abonnement CNAS Autorisations spéciales d'absence RIFSEEP - CIA
Adresser votre candidature à l'attention de Monsieur le Maire (CV + lettre de motivation) par mail à : mairie-lamotte@wanadoo.fr ou par courrier à :
Commune de LA MOTTE D'AIGUES
Hôtel de Ville
Parc Reybaud
84240 LA MOTTE D'AIGUES
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE LA MOTTE D AIGUES
>Hotel de ville - Parc Reybaud
84240 La motte d'aigues
>Hotel de ville - Parc Reybaud
84240 La motte d'aigues
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.