Agent d'accueil
Offre n° O084250709001893
Publiée le 09/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1171 av du mont ventoux CS 30085, Carpentras (Vaucluse)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
31/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Missions :
Sous la supervision de l’assistante de direction du directeur général des services – responsable accueil, vous assurez l’accueil téléphonique, physique, l’enregistrement, l’orientation et la gestion des courriers de la CoVe. Garant.e de la qualité et de l’efficience de l’accueil, vous contribuerez à l’élaboration des procédures en lien avec l’ensemble des services concernés. En lien étroit avec le service affaires générales et coordination intercommunale, vous effectuez des tâches de secrétariat.
Conditions d’exercice et sujétions particulières
Poste à temps complet relevant de la Direction Générale des Services –
Classé en catégorie C et ouvert au cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
Temps complet (37 heures hebdomadaires)
Lieu : Hôtel de Communauté
Sous la supervision de l’assistante de direction du directeur général des services – responsable accueil, vous assurez l’accueil téléphonique, physique, l’enregistrement, l’orientation et la gestion des courriers de la CoVe. Garant.e de la qualité et de l’efficience de l’accueil, vous contribuerez à l’élaboration des procédures en lien avec l’ensemble des services concernés. En lien étroit avec le service affaires générales et coordination intercommunale, vous effectuez des tâches de secrétariat.
Conditions d’exercice et sujétions particulières
Poste à temps complet relevant de la Direction Générale des Services –
Classé en catégorie C et ouvert au cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
Temps complet (37 heures hebdomadaires)
Lieu : Hôtel de Communauté
Missions / conditions d'exercice
Activités :
Accueil physique et téléphonique :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
• Appliquer les procédures internes
• Appliquer la charte d’accueil de la CoVe
• Recevoir les demandes et/ou doléances et en favoriser l’expression
• Orienter le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
• Faciliter la prise de contact en transmettant, aux interlocuteurs adéquats, les demandes et/ou doléances
• Prévenir le service pour qu’il vienne prendre en charge le public en attente, ou orienter les personnes vers l’espace de réunion annoncé
• Collecter les éléments de réponses et les diffuser auprès des requérants
• Assurer le suivi des demandes et/ou doléances et veiller à ce que l’ensemble des requérants obtienne une réponse
• Gérer et actualiser des bases d'informations (tableaux de bord)
• En fonction de l’activité téléphonique, assurer des tâches administratives parmi celles présentées ci-dessous.
• Assurer l’ouverture et la fermeture des portes et du portail principal
• Contrôler l’accès principal aux locaux
• Tenir à jour le planning électronique de l'occupation des salles
Tâches administratives :
• Assurer la gestion du courrier (enregistrements des arrivées/départs, affranchissement et envoi)
• Rédiger et saisir des documents types
• assurer la transmission au contrôle de légalité des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés)
• suivre le retour du contrôle de légalité, procéder à la publication et à la transmission des informations et documents aux services
• Mettre à jour les registres obligatoires des délibérations et des décisions
• Préparer et transmettre le recueil semestriel des actes administratifs
• Tenir à jour un tableau de bord des conventions passées par les services
• Gérer et actualiser des bases d’informations (fichiers d’élus, tableaux de bord, ordre du jour des réunions statutaires, nomenclature des actes,etc.)
• Le cas échéant, assurer des mises sous plis en soutien aux services
• Classer et archiver des documents
• Utiliser les logiciels bureautiques et progiciels (logiciel courrier, logiciel de gestion des déchetteries).
Activités transverses
• Appliquer les procédures internes, faire remonter les informations et au besoin apporter des propositions correctives et/ou d’amélioration
• Participer à des réunions de service
• Participer à des réunions d’échanges d’informations avec les services, pour mieux coordonner le traitement assuré en front office pour leur compte
• Assurer un reporting de l’activité et une communication avec les services
Accueil physique et téléphonique :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
• Appliquer les procédures internes
• Appliquer la charte d’accueil de la CoVe
• Recevoir les demandes et/ou doléances et en favoriser l’expression
• Orienter le public vers l’interlocuteur ou le service compétent
• Faciliter la prise de contact en transmettant, aux interlocuteurs adéquats, les demandes et/ou doléances
• Prévenir le service pour qu’il vienne prendre en charge le public en attente, ou orienter les personnes vers l’espace de réunion annoncé
• Collecter les éléments de réponses et les diffuser auprès des requérants
• Assurer le suivi des demandes et/ou doléances et veiller à ce que l’ensemble des requérants obtienne une réponse
• Gérer et actualiser des bases d'informations (tableaux de bord)
• En fonction de l’activité téléphonique, assurer des tâches administratives parmi celles présentées ci-dessous.
• Assurer l’ouverture et la fermeture des portes et du portail principal
• Contrôler l’accès principal aux locaux
• Tenir à jour le planning électronique de l'occupation des salles
Tâches administratives :
• Assurer la gestion du courrier (enregistrements des arrivées/départs, affranchissement et envoi)
• Rédiger et saisir des documents types
• assurer la transmission au contrôle de légalité des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés)
• suivre le retour du contrôle de légalité, procéder à la publication et à la transmission des informations et documents aux services
• Mettre à jour les registres obligatoires des délibérations et des décisions
• Préparer et transmettre le recueil semestriel des actes administratifs
• Tenir à jour un tableau de bord des conventions passées par les services
• Gérer et actualiser des bases d’informations (fichiers d’élus, tableaux de bord, ordre du jour des réunions statutaires, nomenclature des actes,etc.)
• Le cas échéant, assurer des mises sous plis en soutien aux services
• Classer et archiver des documents
• Utiliser les logiciels bureautiques et progiciels (logiciel courrier, logiciel de gestion des déchetteries).
Activités transverses
• Appliquer les procédures internes, faire remonter les informations et au besoin apporter des propositions correctives et/ou d’amélioration
• Participer à des réunions de service
• Participer à des réunions d’échanges d’informations avec les services, pour mieux coordonner le traitement assuré en front office pour leur compte
• Assurer un reporting de l’activité et une communication avec les services
Profils recherchés
Compétences - savoirs faire
̄ Niveau bac
̄ Techniques d'accueil, règles et techniques de communication
̄ Techniques de médiation, de négociation et de régulation
̄ Organisation et activités des services
̄ Caractéristiques des publics
̄ Techniques de recherche d'information
̄ Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
̄ Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
̄ Règles de l'expression orale et écrite de qualité
̄ Techniques de gestion des plannings
̄ Techniques et outils de gestion et d'organisation de l'activité
̄ Procédures administratives
̄ Procédures d'archivage et techniques de classement
̄ Savoir rendre compte
̄ Procédures de transmission des demandes
̄ Utiliser l’outil informatique et les logiciels bureautiques et métier
̄ Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
̄ Consignes relatives à la préservation de l’environnement
Qualités requises - savoir-être
̄ Sens des relations humaines, de l’écoute et du service public
̄ Rigueur, sens de l’organisation, autonomie, réactivité
̄ Sens du travail en équipe
̄ Niveau bac
̄ Techniques d'accueil, règles et techniques de communication
̄ Techniques de médiation, de négociation et de régulation
̄ Organisation et activités des services
̄ Caractéristiques des publics
̄ Techniques de recherche d'information
̄ Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
̄ Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
̄ Règles de l'expression orale et écrite de qualité
̄ Techniques de gestion des plannings
̄ Techniques et outils de gestion et d'organisation de l'activité
̄ Procédures administratives
̄ Procédures d'archivage et techniques de classement
̄ Savoir rendre compte
̄ Procédures de transmission des demandes
̄ Utiliser l’outil informatique et les logiciels bureautiques et métier
̄ Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
̄ Consignes relatives à la préservation de l’environnement
Qualités requises - savoir-être
̄ Sens des relations humaines, de l’écoute et du service public
̄ Rigueur, sens de l’organisation, autonomie, réactivité
̄ Sens du travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0490671013
Informations complémentaires
Les candidatures complètes (lettre de motivation et CV) sont à adresser avant le 31 juillet 2025 à :
Madame la Présidente
Communauté d’agglomération Ventoux Comtat Venaissin – Direction des Ressources humaines
1171 avenue du Mont-Ventoux – CS30085 – 84203 Carpentras Cedex
Ou par mail à : recrutement@lacove.fr
Madame la Présidente
Communauté d’agglomération Ventoux Comtat Venaissin – Direction des Ressources humaines
1171 avenue du Mont-Ventoux – CS30085 – 84203 Carpentras Cedex
Ou par mail à : recrutement@lacove.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.