Chargé d'accueil, d'animation et de gestion administrative de la maison des familles H/F
Offre n° O084251101409608
Publiée le 06/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1171 Avenue du Mont Ventoux, Carpentras (Vaucluse)
Poste à pourvoir le
05/01/2026
Date limite de candidature
04/01/2026
Type d'emploi
Contrat de projet
Motif de vacance du poste
Nouveau projet
Durée de la mission
36 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Situé au coeur du Vaucluse, au pied des Dentelles de Montmirail et du Mont Ventoux, rejoignez la CoVe et mettez à profit vos talents au service du public et de projets structurants et enthousiasmants. Nous recrutons une grande pluralité de métiers liés à la préservation et à la valorisation de ce territoire unique et exceptionnel. Dans un contexte où les métiers et les besoins de service ne cessent d'évoluer, l'écoute et l'accompagnement des agents tout au long de leur carrière est un enjeu important pour garantir et offrir aux habitants un service public de qualité. Il s'agit d'impulser et pérenniser une dynamique de compétences en croisant celles acquises, souhaitées et celles nécessaires pour répondre aux objectifs de la collectivité.
La CoVe recherche un chargé d'accueil, d'animation et de gestion administrative de la maison des famille h/f
Avantages :
* participation mutuelle
* comité d'entreprise (CNAS)
* Forfait mobilités
La CoVe recherche un chargé d'accueil, d'animation et de gestion administrative de la maison des famille h/f
Avantages :
* participation mutuelle
* comité d'entreprise (CNAS)
* Forfait mobilités
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité du responsable du service, le ou la chargé(e) d'accueil, d'animation et de gestion administrative assure et garantit un accueil de qualité des familles au sein de la maison des familles et participe à l'animation de ce tiers-lieu multi-services en cohérence avec le projet d'établissement.
Il ou elle est également responsable de la gestion administrative et logistique du lieu et contribue à la mise en oeuvre de la politique parentalité de l'EPCI et dans le cadre de la CTG (CAF / MSA ).
Activités
Préparation de l'ouverture du site prévue pour septembre 2025
Organisation et développement du site
* S'approprier la démarche projet et collaborer avec la responsable du service pour le suivi de l'équipement et de l'aménagement des espaces en vue de l'ouverture
* Elaborer les outils de suivi administratif et logistique nécessaires au fonctionnement du service
Coordination des activités et organisation logistique
* Rédiger les comptes-rendus des temps de travail avec les services supports et les partenaires
* Utiliser les différents logiciels métiers
* Participer à l'organisation des interventions pédagogiques (conférences, table ronde, ateliers...) à destination des familles
* Participer à la diffusion de la programmation de la maison des familles auprès du public sur le territoire et les partenaires
* Etablir et suivre les réservations et l'organisation des salles en interne et dans les communes (réunions partenaires, ateliers parents...)
* Centraliser les fiches d'identité des partenaires référents pour alimenter et mettre à jour la base d'information du Phare (public et partenaires)
* Recueillir et organiser les informations à destination des familles qui seront disponibles à l'accueil
A compter de l'ouverture du site au public
Animation du lieu ressources et Accueil du public
* Assurer l'accueil physique et téléphonique pour informer et orienter les familles et les partenaires
* Assurer une écoute active et bienveillante pour répondre aux premières demandes des parents
* Identifier les besoins des usagers et les diriger vers le bon interlocuteur
* Présenter les services, les ressources, les permanences et les activités disponibles
* Accompagner les familles vers l'espace numérique en libre accès
* Veiller à la convivialité et à l'accessibilité du lieu d'accueil
* Assurer des accueils hors les murs
Gestion administrative et logistique
* Assurer la gestion et l'archivage des documents administratifs
* Préparer et diffuser les comptes rendus de réunions d'équipe et des réunions partenaires
* Participer à l'élaboration de documents administratifs et supports de communication internes et externes
* Créer et mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi (fréquentation des familles, inscriptions ...)
* Gérer la logistique des salles et du matériel (réservation, préparation des espaces, communication des plannings
* Anticiper et gérer le réapprovisionnement en fournitures
* Assister la responsable dans la gestion des locaux en lien avec le service bâtiment
* Gérer les inscriptions aux activités sur site et hors les murs
* Participer à l'organisation des interventions pédagogiques (conférences, table ronde, ateliers...)
* Participer à la diffusion de la programmation du site auprès du public et des partenaires
* Alimenter et mettre à jour les informations de l'accueil à destination des parents et des partenaires
* Assurer en lien avec la responsable le suivi des conventions de partenariats et assurer la transmission des informations au responsable
* Saisie des données dans les différents logiciels métiers
* Assurer la création et suivi des bons de commande du service
* Veiller à la disponibilité et au bon fonctionnement du matériel et des équipements
Il ou elle est également responsable de la gestion administrative et logistique du lieu et contribue à la mise en oeuvre de la politique parentalité de l'EPCI et dans le cadre de la CTG (CAF / MSA ).
Activités
Préparation de l'ouverture du site prévue pour septembre 2025
Organisation et développement du site
* S'approprier la démarche projet et collaborer avec la responsable du service pour le suivi de l'équipement et de l'aménagement des espaces en vue de l'ouverture
* Elaborer les outils de suivi administratif et logistique nécessaires au fonctionnement du service
Coordination des activités et organisation logistique
* Rédiger les comptes-rendus des temps de travail avec les services supports et les partenaires
* Utiliser les différents logiciels métiers
* Participer à l'organisation des interventions pédagogiques (conférences, table ronde, ateliers...) à destination des familles
* Participer à la diffusion de la programmation de la maison des familles auprès du public sur le territoire et les partenaires
* Etablir et suivre les réservations et l'organisation des salles en interne et dans les communes (réunions partenaires, ateliers parents...)
* Centraliser les fiches d'identité des partenaires référents pour alimenter et mettre à jour la base d'information du Phare (public et partenaires)
* Recueillir et organiser les informations à destination des familles qui seront disponibles à l'accueil
A compter de l'ouverture du site au public
Animation du lieu ressources et Accueil du public
* Assurer l'accueil physique et téléphonique pour informer et orienter les familles et les partenaires
* Assurer une écoute active et bienveillante pour répondre aux premières demandes des parents
* Identifier les besoins des usagers et les diriger vers le bon interlocuteur
* Présenter les services, les ressources, les permanences et les activités disponibles
* Accompagner les familles vers l'espace numérique en libre accès
* Veiller à la convivialité et à l'accessibilité du lieu d'accueil
* Assurer des accueils hors les murs
Gestion administrative et logistique
* Assurer la gestion et l'archivage des documents administratifs
* Préparer et diffuser les comptes rendus de réunions d'équipe et des réunions partenaires
* Participer à l'élaboration de documents administratifs et supports de communication internes et externes
* Créer et mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi (fréquentation des familles, inscriptions ...)
* Gérer la logistique des salles et du matériel (réservation, préparation des espaces, communication des plannings
* Anticiper et gérer le réapprovisionnement en fournitures
* Assister la responsable dans la gestion des locaux en lien avec le service bâtiment
* Gérer les inscriptions aux activités sur site et hors les murs
* Participer à l'organisation des interventions pédagogiques (conférences, table ronde, ateliers...)
* Participer à la diffusion de la programmation du site auprès du public et des partenaires
* Alimenter et mettre à jour les informations de l'accueil à destination des parents et des partenaires
* Assurer en lien avec la responsable le suivi des conventions de partenariats et assurer la transmission des informations au responsable
* Saisie des données dans les différents logiciels métiers
* Assurer la création et suivi des bons de commande du service
* Veiller à la disponibilité et au bon fonctionnement du matériel et des équipements
Profils recherchés
Compétences et qualifications
Compétences (diplômes ou formations/connaissances ou savoir-faire)
* Niveau bac+2 avec expérience dans le domaine social et médico-social
* Connaître l'environnement institutionnel et le cadre juridique du secteur d'activités
* Connaitre le champ de l'intervention sociale ou éducative ou familiale ou médico-sociale
* Connaître les enjeux de l'accompagnement à la parentalité
* Connaître les notions de parentalité et de soutien à la parentalité, ainsi que les dispositifs de soutien à la parentalité et les politiques institutionnelles
* Connaître l'environnement associatif et partenarial local
* Connaître le fonctionnement d'un EPCI et les procédures associées
* Connaître la réglementation applicable aux bâtiments gérés
* Connaître les règles déontologiques applicables au service public (égalité, neutralité, discrétion, réserve...)
* Connaître les bases de la gestion administrative et comptable, budgétaire
* Connaître les bases du code des marchés publics (cahier des charges)
* Analyser et synthétiser les informations
* Elaborer des propositions
* Utiliser la méthodologie de projets
* Rigueur et organisation, capacité à prioriser
* Savoir mettre en place et mener un travail en partenariat
* Utiliser les techniques d'animation
* Appliquer les techniques de communication (écoute active, reformulation...)
* Prévenir et gérer les conflits
* Organiser et animer des réunions
* Négocier
* Rédiger comptes rendus, notes et rapports
* Maitrise des outils numériques et bureautiques
* Appliquer les règles du travail en sécurité
* Appliquer les consignes relatives à la préservation de l'environnement
Aptitudes
* Aisance relationnelle, sens du partenariat : savoir interagir avec différents publics avec professionnalisme et empathie (parents, professionnels, intervenants)
* Capacité d'adaptation et flexibilité
* Discrétion et respect de la confidentialité
* Curiosité professionnelle
* Disponibilité, écoute active
* Autonomie, dynamisme, et proactivité
* Esprit d'équipe et collaboration
* Travailler en équipe
Conditions d'exercice
Poste relevant de la Direction de la cohésion sociale
Classé en catégorie C/B - ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux et au grade de rédacteur
Temps de travail : 37 h hebdomadaires (RTT) à temps complet
Poste non éligible au télétravail
Lieu d'exercice des missions : Hôtel de Communauté jusqu'à ouverture du site du PHARE
Nature juridique du recrutement : recrutement par voie statutaire ou contractuelle sur la base du 2° de l'article L 332-8 du code général de la fonction publique.
Candidatures à adresser avant le 21 novembre 2025 inclus
Compétences (diplômes ou formations/connaissances ou savoir-faire)
* Niveau bac+2 avec expérience dans le domaine social et médico-social
* Connaître l'environnement institutionnel et le cadre juridique du secteur d'activités
* Connaitre le champ de l'intervention sociale ou éducative ou familiale ou médico-sociale
* Connaître les enjeux de l'accompagnement à la parentalité
* Connaître les notions de parentalité et de soutien à la parentalité, ainsi que les dispositifs de soutien à la parentalité et les politiques institutionnelles
* Connaître l'environnement associatif et partenarial local
* Connaître le fonctionnement d'un EPCI et les procédures associées
* Connaître la réglementation applicable aux bâtiments gérés
* Connaître les règles déontologiques applicables au service public (égalité, neutralité, discrétion, réserve...)
* Connaître les bases de la gestion administrative et comptable, budgétaire
* Connaître les bases du code des marchés publics (cahier des charges)
* Analyser et synthétiser les informations
* Elaborer des propositions
* Utiliser la méthodologie de projets
* Rigueur et organisation, capacité à prioriser
* Savoir mettre en place et mener un travail en partenariat
* Utiliser les techniques d'animation
* Appliquer les techniques de communication (écoute active, reformulation...)
* Prévenir et gérer les conflits
* Organiser et animer des réunions
* Négocier
* Rédiger comptes rendus, notes et rapports
* Maitrise des outils numériques et bureautiques
* Appliquer les règles du travail en sécurité
* Appliquer les consignes relatives à la préservation de l'environnement
Aptitudes
* Aisance relationnelle, sens du partenariat : savoir interagir avec différents publics avec professionnalisme et empathie (parents, professionnels, intervenants)
* Capacité d'adaptation et flexibilité
* Discrétion et respect de la confidentialité
* Curiosité professionnelle
* Disponibilité, écoute active
* Autonomie, dynamisme, et proactivité
* Esprit d'équipe et collaboration
* Travailler en équipe
Conditions d'exercice
Poste relevant de la Direction de la cohésion sociale
Classé en catégorie C/B - ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux et au grade de rédacteur
Temps de travail : 37 h hebdomadaires (RTT) à temps complet
Poste non éligible au télétravail
Lieu d'exercice des missions : Hôtel de Communauté jusqu'à ouverture du site du PHARE
Nature juridique du recrutement : recrutement par voie statutaire ou contractuelle sur la base du 2° de l'article L 332-8 du code général de la fonction publique.
Candidatures à adresser avant le 21 novembre 2025 inclus
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.