ASSISTANT DE DIRECTION DU DGS ET GESTION ADMINISTRATIVE DES AFFAIRES SOCIALES (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O085231101273211
Publiée le 29/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune située à 10 kms de la Roche sur Yon
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - 92 rue Nationale, La Ferrière (Vendée)
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
29/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
Collectivité adhérente au CNAS Rémunération : Statutaire + régime indemnitaire Tickets Restaurants
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, l'agent apporte une aide permanente à ce dernier en termes d'organisation personnelle, de gestion, de secrétariat, de communication, de classement et suivi de dossiers. Il assure également la gestion administrative des affaires sociales de la Commune.
Missions / conditions d'exercice
1 - Assistant(e) de Direction du DGS
Organisation de la vie professionnelle du DGS
* Organiser et gérer l'agenda en fonction des priorités du DGS et du Maire
* Assurer le secrétariat du DGS (frappe de courrier, préparation de dossiers, classement archivage...)
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Diffuser les informations ou les documents au sein des services
* Rédiger des procédures internes afin de gagner en efficacité, en simplicité et en fluidité. Mise en place de la centralisation et le suivi des notes de services
* Assurer un rôle de coordination entre le DGS, les pôles, les directions et les services
Suivi des projets et activités de la direction
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Initier, sur demande du DGS, des projets spécifiques et transversaux
* Organiser et coordonner les flux d'informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement propre de la collectivité
Organisation des réunions de Conseil Municipal et de la commission Administration Générale
* Assurer la rédaction et la mise en forme des convocations, de la note de synthèse, des délibérations et des procès-verbaux du Conseil Municipal
* Préparer l'organisation matérielle des réunions (réservation des salles, supports papiers, vidéo, ...)
* Assister aux conseils municipaux pour rédiger le procès-verbal,
* Centraliser les documents nécessaires à l'organisation des réunions de Conseil Municipal
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Assurer le suivi des dossiers du Conseil Municipal (dématérialisation de l'envoi des actes au contrôle de légalité, publication, ...) en lien avec les services concernés
* Mettre à jour le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs
2 - Gestion administrative des affaires sociales
Suivi des projets sociaux mis en place par la Municipalité
* Accueillir, évaluer, informer et orienter vers le professionnel compétent toute personne sollicitant le service
* Faciliter les relations avec les différentes institutions ou associations
* Tenir et suivre les tableaux de bord du service
* Elaborer un bilan d'activité annuel
Organisation des réunions du CCAS et de la commission Affaires Sociales et Solidarités
* Assurer la rédaction et la mise en forme des convocations, de la note de synthèse, des délibérations et des procès-verbaux du CCAS
* Préparer l'organisation matérielle des réunions (réservation des salles, supports papiers, vidéo, ...)
* Assister aux conseils d'administration du CCAS pour rédiger le procès-verbal
* Centraliser les documents nécessaires à l'organisation des réunions du CCAS
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Assurer le suivi des dossiers du CCAS (dématérialisation de l'envoi des actes au contrôle de légalité, publication, ...) en lien avec les services concernés
* Mettre à jour le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs
Organisation de la vie professionnelle du DGS
* Organiser et gérer l'agenda en fonction des priorités du DGS et du Maire
* Assurer le secrétariat du DGS (frappe de courrier, préparation de dossiers, classement archivage...)
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Diffuser les informations ou les documents au sein des services
* Rédiger des procédures internes afin de gagner en efficacité, en simplicité et en fluidité. Mise en place de la centralisation et le suivi des notes de services
* Assurer un rôle de coordination entre le DGS, les pôles, les directions et les services
Suivi des projets et activités de la direction
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Initier, sur demande du DGS, des projets spécifiques et transversaux
* Organiser et coordonner les flux d'informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement propre de la collectivité
Organisation des réunions de Conseil Municipal et de la commission Administration Générale
* Assurer la rédaction et la mise en forme des convocations, de la note de synthèse, des délibérations et des procès-verbaux du Conseil Municipal
* Préparer l'organisation matérielle des réunions (réservation des salles, supports papiers, vidéo, ...)
* Assister aux conseils municipaux pour rédiger le procès-verbal,
* Centraliser les documents nécessaires à l'organisation des réunions de Conseil Municipal
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Assurer le suivi des dossiers du Conseil Municipal (dématérialisation de l'envoi des actes au contrôle de légalité, publication, ...) en lien avec les services concernés
* Mettre à jour le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs
2 - Gestion administrative des affaires sociales
Suivi des projets sociaux mis en place par la Municipalité
* Accueillir, évaluer, informer et orienter vers le professionnel compétent toute personne sollicitant le service
* Faciliter les relations avec les différentes institutions ou associations
* Tenir et suivre les tableaux de bord du service
* Elaborer un bilan d'activité annuel
Organisation des réunions du CCAS et de la commission Affaires Sociales et Solidarités
* Assurer la rédaction et la mise en forme des convocations, de la note de synthèse, des délibérations et des procès-verbaux du CCAS
* Préparer l'organisation matérielle des réunions (réservation des salles, supports papiers, vidéo, ...)
* Assister aux conseils d'administration du CCAS pour rédiger le procès-verbal
* Centraliser les documents nécessaires à l'organisation des réunions du CCAS
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Assurer le suivi des dossiers du CCAS (dématérialisation de l'envoi des actes au contrôle de légalité, publication, ...) en lien avec les services concernés
* Mettre à jour le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs
Profils recherchés
Formation niveau BAC + 2 (BTS Assistant Manager ou équivalent)
Expérience professionnelle significative d'une pratique comparable souhaitée.
Bonne connaissance et expérience des collectivités locales, des acteurs économiques, des organismes.
Vous faites preuve d'un très bon sens de l'organisation notamment à travers la gestion des priorités.
* Rigoureux, organisé et méthodique
* Maîtrise des techniques de secrétariat (orthographe, grammaire, syntaxe, vocabulaire...)
* Qualités rédactionnelles et relationnelles
* Forte capacité d'adaptation.
* Aptitude à la communication transversale
* Respect des obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité,
* Disponibilité, prise d'initiatives, motivation
* Maîtrise des logiciels bureautique (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et intérêt pour les Nouvelles technologies
Expérience professionnelle significative d'une pratique comparable souhaitée.
Bonne connaissance et expérience des collectivités locales, des acteurs économiques, des organismes.
Vous faites preuve d'un très bon sens de l'organisation notamment à travers la gestion des priorités.
* Rigoureux, organisé et méthodique
* Maîtrise des techniques de secrétariat (orthographe, grammaire, syntaxe, vocabulaire...)
* Qualités rédactionnelles et relationnelles
* Forte capacité d'adaptation.
* Aptitude à la communication transversale
* Respect des obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité,
* Disponibilité, prise d'initiatives, motivation
* Maîtrise des logiciels bureautique (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et intérêt pour les Nouvelles technologies
Contact et modalités de candidature
Contact
0251406169
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser à :
LA FERRIERE
92 rue Nationale
85280 LA FERRIERE
Ou par courriel : assistante-rh@laferriere-vendee.fr
Informations complémentaires : Wilfried SAUQUET
LA FERRIERE
92 rue Nationale
85280 LA FERRIERE
Ou par courriel : assistante-rh@laferriere-vendee.fr
Informations complémentaires : Wilfried SAUQUET
Adresse de l'employeur
LA FERRIERE
>Mairie - 92 rue Nationale
85280 La ferriere
>Mairie - 92 rue Nationale
85280 La ferriere
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.