ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)
Offre n° O085240308000122
Publiée le 08/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune située à 1/2h de la roche sur yon, et 1/2 du puy du fou.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Chantonnay
Poste à pourvoir le
20/05/2024
Date limite de candidature
15/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + Primes
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Générale et en binôme avec un autre assistante de direction, vous serez en charge de coordonner avec le directeur général des services les différents services de la collectivité et assurer son secrétariat.
Missions / conditions d'exercice
- Coordonner les services avec la direction générale :
* Gestion des priorités
* Réception, traitement et diffusion de l'information entre la direction générale et les différents services, ainsi que les élus
- Accueil téléphonique et physique :
* Gérer les appels téléphoniques (recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages et orienter l'interlocuteur)
- Planification des rendez-vous et des réunions de travail du DGS
- Elaboration et suivi du conseil municipal :
* Recueillir les projets de délibération de chaque service, établir l'ordre du jour des convocations, reproduire et/ou scanner les documents et les diffuser
* Procéder au traitement des délibérations avant transmission en Préfecture et Publi Act
* Saisir et remettre en forme le procès verbal des séances et transmission aux différents élus et services.
- Gestion du courrier, notes, mails et comptes rendus :
* Réceptionner et gérer les mails (interne et externe)
* Prise de notes et rédaction de divers documents (courriers, convocations, mails, notes, comptes rendus,...)
* Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées.
- Participation à la relecture du CAP Info
- Participation à l'organisation et au suivi des entretiens professionnels :
* Elaboration du planning des rendez-vous, convocations et transcription des comptes rendus.
- En lien avec le service RH, planifier un RDV accueil des nouveaux agents :
* Afin que le DGS et le DGA puissent rencontrer les nouveaux agents recrutés pour des remplacements de longues durée ou nouveau titulaire
* Gestion des priorités
* Réception, traitement et diffusion de l'information entre la direction générale et les différents services, ainsi que les élus
- Accueil téléphonique et physique :
* Gérer les appels téléphoniques (recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages et orienter l'interlocuteur)
- Planification des rendez-vous et des réunions de travail du DGS
- Elaboration et suivi du conseil municipal :
* Recueillir les projets de délibération de chaque service, établir l'ordre du jour des convocations, reproduire et/ou scanner les documents et les diffuser
* Procéder au traitement des délibérations avant transmission en Préfecture et Publi Act
* Saisir et remettre en forme le procès verbal des séances et transmission aux différents élus et services.
- Gestion du courrier, notes, mails et comptes rendus :
* Réceptionner et gérer les mails (interne et externe)
* Prise de notes et rédaction de divers documents (courriers, convocations, mails, notes, comptes rendus,...)
* Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées.
- Participation à la relecture du CAP Info
- Participation à l'organisation et au suivi des entretiens professionnels :
* Elaboration du planning des rendez-vous, convocations et transcription des comptes rendus.
- En lien avec le service RH, planifier un RDV accueil des nouveaux agents :
* Afin que le DGS et le DGA puissent rencontrer les nouveaux agents recrutés pour des remplacements de longues durée ou nouveau titulaire
Profils recherchés
- Savoir faire :
* Maitrise de l'outil informatique
* Technique de prise de note
* Savoir s'organiser efficacement et gérer les priorités
- Savoir être :
* Qualités relationnelles (sens de l'écoute et de la communication, diplomatie, psychologie et patience)
* Faire preuve d'initiatives
* Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Titulaire d'un Bac Pro Secrétariat ou BTS Assistant Manager ou Assistant de gestion, la connaissance de la fonction publique serait un plus.
* Maitrise de l'outil informatique
* Technique de prise de note
* Savoir s'organiser efficacement et gérer les priorités
- Savoir être :
* Qualités relationnelles (sens de l'écoute et de la communication, diplomatie, psychologie et patience)
* Faire preuve d'initiatives
* Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Titulaire d'un Bac Pro Secrétariat ou BTS Assistant Manager ou Assistant de gestion, la connaissance de la fonction publique serait un plus.
Contact
Contact
0251943036
Informations complémentaires
- Condition de travail : Temps Complet, rémunération statutaire + prime annuelle.
- Candidatures : Pour tous renseignement
vous pouvez contacter la mairie au 02.51.94.30.36. Vous pouvez nous faire parvenir votre candidature par courriel :
aurelie.etourneau@ville-chantonnay.fr, ou par voie postale à : Mairie de Chantonnay Place de l'Hôtel de Ville 85110
CHANTONNAY
- Candidatures : Pour tous renseignement
vous pouvez contacter la mairie au 02.51.94.30.36. Vous pouvez nous faire parvenir votre candidature par courriel :
aurelie.etourneau@ville-chantonnay.fr, ou par voie postale à : Mairie de Chantonnay Place de l'Hôtel de Ville 85110
CHANTONNAY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.