Principalement, sous l’autorité du Directeur du pôle transition écologique, cycle de l’eau, déchets et infrastructures, l’assistant(e) de direction sera chargé(e) de :

* Assistanat administratif et organisationnel de la direction du pôle TECEDI
• Gérer l’agenda du directeur de pôle (prise de rendez-vous, arbitrage, rappels)
• En lien fonctionnel avec l’assistante du service Cycle de l’eau et la responsable du secteur Relations aux usagers du pôle :
- Gérer les demandes de rendez-vous des Vice-présidents liés au pôle
- Planifier et organiser les réunions (ordre du jour, convocation, support, logistique, compte-rendu) : groupes de travail, comités techniques, comités de pilotage, Commissions, Conseil d’exploitation des déchets, réunions managériales internes …
- Collecter et préparer les éléments nécessaires pour les dossiers aux Bureaux, projets de délibération ou rapports/bilans
- Superviser la gestion des courriers/mails de la ou des boîtes génériques du pôle (tri, enregistrement, diffusion, suivi des réponses)
• Rédiger, mettre en forme et assurer la relecture des documents (courriers, notes, comptes rendus, présentations, conventions, contrats, rapports …)
• Accompagner, en lien avec les services concernés, les arrivées et départs des agents rattachés au pôle
• Mettre à jour les répertoires, contacts, documents de suivi

* Mission - Appui à la gestion de dossiers et coordination transversale
• Coordonner la circulation de l’information entre la direction et les services, et les autres pôles, et relancer les services ou partenaires sur des contributions attendues
• Assurer la continuité de service des missions administratives du pôle, et être en relais de l’assistante du service Cycle de l’eau, de manière ponctuelle
• Répondre aux demandes d'information du public ou rediriger vers les services concernés, de manière ponctuelle
• Appuyer ponctuellement à l’accueil physique ou téléphonique du public ou des partenaires
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures internes et accompagner leur mise en œuvre (modes opératoires, guides, respect des délais…)
• Identifier les dysfonctionnements administratifs et proposer des améliorations.
• Mettre à jour tableaux de bord, échéanciers, plannings, suivi des actes par délégation…
• Relancer les services ou partenaires sur des contributions attendues
• Organiser les déplacements professionnels (réservations, ordres de mission) des encadrants
• Coordonner la gestion des archives physiques et numériques du pôle
• Organiser et suivre le classement informatique des documents du pôle
• Assurer la diffusion des ressources documentaires ou réglementaires
• Contribuer à garantir le recensement et la mise à jour des documents de gestion de crise en lien avec le responsable et l’assistante administrative du service Cycle de l’eau
• Contribuer à l’organisation aux évènements du Pôle et/ou de la collectivité
• Participer aux réunions du réseau des assistantes de direction pilotés par le responsable du secrétariat général

* Lien avec les services supports :
• Ressources humaines : assurer le suivi des absences, le reporting en termes de relevés d’heures complémentaires et/ou supplémentaires (hors service Prévention et gestion des déchets), le suivi de validité des permis de conduire et des habilitations, la gestion des formations en interface avec le service ressources humaines
• Finances :
- Être le relais des procédures budgétaires
- Assurer l’interface en matière de gestion des assurances (actualisation des biens, déclaration sinistre…)
- Assurer la diffusion des éditions budgétaires périodiques de suivi
- Suivre les demandes de subventions à percevoir ou à attribuer
• Communication : coordonner les relations avec le service Communication (lettre interne, publications…)
• Marchés publics : suivre le renouvellement des marchés publics récurrents du pôle et élaborer le tableau annuel des procédures de marchés à planifier
• Système d’information : coordonner les relations avec le service Système d’information (recensement des besoins…)

* Mission d’appui spécifique à la mission Transition écologique et au service Infrastructures
• Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes (physique et téléphonique)
• Suivre l’exécution budgétaire : bons de commande, engagements, service fait le cas échéant, et émissions de facturation de prestations
• Apporter un appui administratif à la passation et à l’exécution des marchés publics et contrats (ordres de service, clauses contractuelles, réunions de chantier, SPS, DICT, DOE…)
• Gérer les inscriptions à des événements externes (colloques…)