Principales responsabilités :

1. Accueil et accompagnement des usagers

· Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité sur les différents sites d'accueil (site Mitterrand, site Lafayette et Hôtel de Ville et d'Agglomération).

· Accueillir, informer, renseigner et orienter les usagers vers les services compétents afin de garantir une réponse adaptée à leurs demandes.

· Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives et numériques afin de favoriser leur autonomie.

· Délivrer les documents et imprimés administratifs mis à disposition du public et accompagner leur complétude.

· Assurer le traitement simultané des sollicitations reçues par les différents canaux de contact (accueil physique, téléphone, courriels et outils numériques).

· Actualiser ses connaissances sur l'organisation, les missions et l'actualité des services afin de garantir la fiabilité des informations communiquées aux usagers.

2. Gestion de la Relation Usagers (GRU)

· Recueillir, analyser, enregistrer et orienter les demandes, signalements et réclamations des usagers, quel que soit le canal de contact utilisé, et les transmettre aux services compétents pour traitement.

· Assurer la traçabilité et le suivi des demandes au sein des outils dédiés.

· Contribuer à la qualité des données enregistrées et au bon fonctionnement de la démarche de relation à l'usager.

· Participer à la production et au suivi des indicateurs d'activité du service.

3. Gestion administrative des accueils

· Assurer l'ouverture et la fermeture des accueils dans le respect des procédures en vigueur.

· Vérifier la disponibilité des salles de réunion de l'Hôtel de Ville et d'Agglomération, enregistrer et valider les demandes de réservation.

· Assurer l'affichage réglementaire des actes administratifs et arrêtés soumis à publicité.

· Suivre les délais réglementaires d'affichage, tenir à jour le registre dédié et garantir la traçabilité des affichages réalisés.

· Établir les certificats d'affichage à destination des services, organismes ou partenaires demandeurs.

· Assurer la distribution des sacs jaunes conformément aux procédures en vigueur.

4. Gestion des accès et coordination avec les agents de sécurité

· Assurer la remise, le suivi et la restitution des badges d'accès temporaires, vérifier l'identité des bénéficiaires, garantir la traçabilité des prêts et signaler toute anomalie.

· Établir et transmettre aux agents de sécurité ou à la société de surveillance les plannings et informations nécessaires à l'organisation de l'accueil du public, des visiteurs et des participants aux réunions, conseils, manifestations et événements organisés en dehors des horaires d'ouverture.

5. Gestion des objets trouvés

· Assurer la gestion des objets trouvés déposés par les usagers, la Police nationale et les partenaires habilités, notamment la société Impuls'Yon.

· Enregistrer les dépôts et restitutions dans le registre dédié et garantir la traçabilité des opérations réalisées.

· Rechercher les propriétaires des objets trouvés et assurer leur restitution après vérification de leur identité.
· Informer les usagers sur les modalités de dépôt, de conservation et de restitution des objets trouvés.

· Veiller au respect de l'arrêté municipal relatif aux objets trouvés et des délais réglementaires de conservation.

· Organiser, en lien avec les services compétents, l'enlèvement et la destruction des objets non réclamés.

6. Organisation et continuité du service

· Participer aux échanges d'informations et au partage des connaissances au sein de l'équipe.

· Participer aux réunions de service et assurer, par roulement avec les autres agents de l'équipe, la rédaction et la diffusion des comptes rendus.

· Contribuer à l'amélioration continue des procédures et des pratiques d'accueil.

· Assurer une polyvalence sur les différents sites et postes d'accueil selon les nécessités du service.

· Effectuer des rotations entre les différents accueils conformément à l'organisation définie par le service.

· S'adapter aux évolutions organisationnelles, réglementaires et techniques impactant les missions du service.

· Contribuer à la continuité et à la qualité du service public.