Un ou Une Chargée d'évènements et réceptions protocolaires

Offre n° O086240201353230
Publiée le 13/02/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
GRAND POITIERS COMMUNAUTE URBAINE
84 rue des Carmélites
86000 POITIERS
Lieu de travail
POITIERS
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
13/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Culture > Programmation et techniques du spectacle
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Les atouts d'une métropole sans ses inconvénients ! C'est ainsi que l'on peut positionner Grand Poitiers dans le paysage de la Nouvelle-Aquitaine.
Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d'enseignement supérieur d'excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d'acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope... impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux.

Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s'engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place.

Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s'entoure de femmes et d'hommes qui ont à cœur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité, et recrute :

Un ou Une Chargée d'évènements et réceptions protocolaires

Direction Générale des Services
Direction Protocole

Cadre d'emplois des Attachés territoriaux
A temps complet


Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?
- Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d'envergure et à forts enjeux ;
- Des valeurs employeurs partagées : solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;
- Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d'information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;
- Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée (poste ouvert au télétravail) ;
- Des opportunités de carrière : campagnes de promotion interne et d'avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d'avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.

En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d'une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C'est un métier qui fait sens !

Présentation de la structure

La Direction du Protocole est une direction clé des 2 collectivités Ville et Communauté urbaine.
Elle est à la fois :
- Porte d'entrée de l'image de la collectivité via les manifestations organisées en direction des habitantes et des habitants, conviés pour les vœux, la fête de l'engagement, l'accueil des nouveaux habitants et autres occasions ;
- Vectrice du sens de l'accueil, de la convivialité, du partage et de l'échange que les élues et élus souhaitent proposer aux habitantes, habitants, partenaires et institutions,
- Interlocutrice d'un grand nombre d'acteurs associatifs sollicitant les locaux de la collectivité, le matériel, la collaboration pour des événements,
- Interlocutrice des institutions, notamment des services de la Préfecture, pour l'organisation des cérémonies commémoratives, l'invitation des partenaires à des réunions, comités de pilotage ou inaugurations,
- Organisatrice d'événements marqueurs du projet des collectivités, comme le rendez-vous des agents (interne) ou les Rencontres Nationales de l'Education Populaire,
- Au service des élues et élus dans le suivi administratif de leurs fonctions.

Placé·e sous la responsabilité du Directeur adjoint Protocole et de la DGS vous serez chargé·e d'organiser les évènements et réceptions protocolaires pour le compte de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers Communauté urbaine, en lien fonctionnel avec le cabinet.
Missions / conditions d'exercice
- Organiser et coordonner les événements confiés au protocole, en lien avec la mission événements et manifestations : RNEP, Fête de l'engagement, vœux protocolaires
- Pour les événements de type inaugurations, être force de proposition quant à la nature de l'événement, sa forme et son déroulé
- Pour les réceptions :
o Être garant·e de la cohérence entre le message porté par les élus, les projets développés avec les acteurs reçus et la nature de la réception proposée ;
o Être force de proposition sur la valorisation des produits locaux, le partenariat avec les producteurs locaux, dans une logique de circuits courts et de relocalisation de l'économie, et en cohérence avec la démarche de commande publique responsable ;
o Assurer un lien privilégié avec les prestataires extérieurs (traiteurs, boulangers, restaurateurs, etc.) ;
o Être garant·e du respect des normes d'hygiène et de sécurité alimentaires ainsi que du respect du protocole dans l'intendance de la réception ;
o Élaborer et suivre les marchés publics, en cohérence avec la démarche de commande publique responsable, ainsi que le budget en lien avec les réceptions protocolaires ;
o Assurer la gestion des stocks : vaisselle, linge, boissons, denrées et matériels de l'office et veille au fonctionnement des équipements ;
o Être force de proposition concernant les commandes de cocktails, repas, cafés dans le choix des prestataires et des mets.
- Collaborer avec les chargés de protocole et d'événementiels et suivre chaque évènement ;
- Assurer une veille permanente sur l'agenda de la Maire et de Président afin d'anticiper les commandes.

Evaluation des événements
- Etablir et mettre en place des outils d'évaluation permettant notamment d'observer les impacts sur les publics ;
- Analyser les résultats ;
- Assurer la restitution ;
- Procéder au bilan des évènements ;
- Réfléchir et proposer des nouveautés tant sur le concept des événements existants que sur la création d'autres événements.

Conditions d'exercice des missions
- Grande disponibilité attendue en fonction des besoins du service, notamment disponibilité en soirée, week-end ou jour férié ;
- Permis B obligatoire ;
- Déplacements sur sites extérieurs en fonction des manifestations.
Profils recherchés
* Expérience professionnelle sur des fonctions similaires et notamment l'organisation de réceptions protocolaires ;
* Connaissances en management transverse, en restauration, hôtellerie "haut de gammes" et de l'événementiel traiteur ;
* Maîtrise du rôle et du fonctionnement des collectivités publiques et des institutions de l'Etat ;
* Maîtrise des usages protocolaires ;
* Capacités à être innovant / innovante dans l'organisation des activités ;
* Connaissance des règles budgétaires et comptables publiques ;
* Polyvalence, réactivité, rigueur ;
* Sens des relations humaines et capacité d'adaptation à tout public et toute situation ;
* Sens de la diplomatie, sens de l'accueil, de la convivialité ;
* Discrétion professionnelle et disponibilité.

Contact

Contact
0549523535
Informations complémentaires
Conditions de recrutement
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.

Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter le pôle Accompagnement des Parcours Professionnels : frederic.surault@grandpoitiers.fr ou par téléphone au 05 49 52 36 68.

Rémunération
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d'Activités Sociales et Culturelles).

Vous souhaitez plus de renseignements ?
Merci de contacter M. Quentin BRAULT – Responsable du secteur recrutement au 06 80 05 80 90.

Notre offre vous intéresse ?
Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes, (si statutaire dernier arrêté administratif) sont à adresser à :
Mme la Présidente de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS
ou par mail à recrutement@grandpoitiers.fr
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.