Assistant de direction au sein de la Direction des Technopoles et des Sites du Futuroscope
Offre n° O086240418001354
Publiée le 18/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département de la Vienne (86) est l'un des douze départements situés en Région Nouvelle Aquitaine.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Chasseneuil du Poitou
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
17/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Département de la Vienne recrute un.e Assistant.e de direction au sein de la Direction des Technopoles et des Sites du Futuroscope (F/H) par voie statutaire, de concours, de mutation, de détachement ou d'accès réservé aux personnes disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé relevant du cadre d'emploi des Adjoints Administratifs ou du grade des rédacteurs territoriaux.
La Direction a pour missions :
1) Technopole du Futuroscope : commercialisation du site (terrains/bâtiments) / définition des grands axes directeurs du schéma d’aménagement de la zone / Gestion des bâtiments appartenant au département, du réseau d’eau et d’assainissement du site, de la boucle locale haut débit / Assurer la maîtrise d’ouvrage et la conduite d’opérations pour la réalisation des aménagements de type urbain et des bâtiments / Participer à l’élaboration des documents d’aménagements urbanistiques ;
2) Technopole du Vigeant : Entretien/maintenance de la zone et du bâti départemental ;
3) Parc du Futuroscope : Programme Grosses Réparations / Suivi du Plan de Développement du Parc et notamment Futuroscope 2 / interlocuteur du parc;
4) Palais des Congrès Futuroscope : Programme Grosses Réparations / interlocuteur du palais des congrès.
5) Arena Futuroscope : Interlocuteur de l’exploitant / volet traitement des flux financiers durant 30 ans en lien avec la direction Financière.
La Direction a pour missions :
1) Technopole du Futuroscope : commercialisation du site (terrains/bâtiments) / définition des grands axes directeurs du schéma d’aménagement de la zone / Gestion des bâtiments appartenant au département, du réseau d’eau et d’assainissement du site, de la boucle locale haut débit / Assurer la maîtrise d’ouvrage et la conduite d’opérations pour la réalisation des aménagements de type urbain et des bâtiments / Participer à l’élaboration des documents d’aménagements urbanistiques ;
2) Technopole du Vigeant : Entretien/maintenance de la zone et du bâti départemental ;
3) Parc du Futuroscope : Programme Grosses Réparations / Suivi du Plan de Développement du Parc et notamment Futuroscope 2 / interlocuteur du parc;
4) Palais des Congrès Futuroscope : Programme Grosses Réparations / interlocuteur du palais des congrès.
5) Arena Futuroscope : Interlocuteur de l’exploitant / volet traitement des flux financiers durant 30 ans en lien avec la direction Financière.
Missions / conditions d'exercice
Placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur et directement rattaché à lui, l'agent assure les missions suivantes :
- Apporter une aide permanente au Directeur en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
- Piloter certains dossiers spécifiques et en assurer dans ce cadre le suivi administratif et comptable des commandes.
Activités :
Assurer le secrétariat du Directeur : correspondances, notes, rapports d’activités, classement, gestion de l'agenda et des mails du Directeur ;
Établissement des bons de commande dans le logiciel Astre le cas échéant et assurer l’engagement sous le logiciel Astre des dépenses (hors-marché) le cas échéant ;
Vérifier les parafeurs avant transmission au directeur et suivi (lecture des courriers, corrections, suivi…) ;
Participer au reporting de la direction / organisation des réunions de service / rédaction de compte-rendu ;
Elaborer à la demande du directeur des dossiers spécifiques et en assurer le suivi administratif et comptable,
Assurer le rôle de référent « fournitures ».
Mise en forme et suivi des rapports CP, DM, BP et OB
Gestion du courrier départ et arrivée
Gestion des commandes de billets de train
Accueil physique et téléphonique (standard de la Direction)
Piloter certains dossiers en direct avec le directeur
Conditions de travail :
Poste à temps complet
Résidence administrative : Chasseneuil du Poitou
Restauration : attribution de titres restaurant
- Apporter une aide permanente au Directeur en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
- Piloter certains dossiers spécifiques et en assurer dans ce cadre le suivi administratif et comptable des commandes.
Activités :
Assurer le secrétariat du Directeur : correspondances, notes, rapports d’activités, classement, gestion de l'agenda et des mails du Directeur ;
Établissement des bons de commande dans le logiciel Astre le cas échéant et assurer l’engagement sous le logiciel Astre des dépenses (hors-marché) le cas échéant ;
Vérifier les parafeurs avant transmission au directeur et suivi (lecture des courriers, corrections, suivi…) ;
Participer au reporting de la direction / organisation des réunions de service / rédaction de compte-rendu ;
Elaborer à la demande du directeur des dossiers spécifiques et en assurer le suivi administratif et comptable,
Assurer le rôle de référent « fournitures ».
Mise en forme et suivi des rapports CP, DM, BP et OB
Gestion du courrier départ et arrivée
Gestion des commandes de billets de train
Accueil physique et téléphonique (standard de la Direction)
Piloter certains dossiers en direct avec le directeur
Conditions de travail :
Poste à temps complet
Résidence administrative : Chasseneuil du Poitou
Restauration : attribution de titres restaurant
Profils recherchés
Savoirs :
- Notions d’organisation et de gestion du temps.
- Fonctionnement des services de la collectivité.
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité.
- Logiciels de bureautique et progiciels de la collectivité (Local Trust MPE, ASTRE GF, ACADE…)
- Connaissance des procédures de la Commande Publique.
- Connaissance des règles comptables (engagement, imputation, liquidation, gestion des enveloppes de crédits…).
- Connaissance du cadre juridique et des procédures comptables des collectivités
Savoir-faire liés aux activités du poste :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers du directeur.
- Gestion des commandes de fournitures, papier et consommables de la direction.
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur.
- Autonomie et réactivité.
- Forte capacité au reporting et sens des priorités.
- Aptitude à rédiger.
- Maîtrise de l’outil informatique indispensable.
Compétences personnelles
Aptitude à travailler en équipe.
Sens du service public, discrétion, diplomatie.
Esprit d’analyse et de synthèse, rigueur, organisation et méthode.
Capacité à communiquer avec de nombreux interlocuteurs, dans le souci constant des intérêts de la collectivité/direction
Capacité à partager un espace de travail.
Qualités d’écoute
Etre rigoureux dans la conduite des dossiers.
Réactivité
Sens de l’organisation
Sens de la rigueur
Aptitude à rendre compte (reporting, état de situation, compte-rendu de réunions…)
Faire preuve d’autonomie
- Notions d’organisation et de gestion du temps.
- Fonctionnement des services de la collectivité.
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité.
- Logiciels de bureautique et progiciels de la collectivité (Local Trust MPE, ASTRE GF, ACADE…)
- Connaissance des procédures de la Commande Publique.
- Connaissance des règles comptables (engagement, imputation, liquidation, gestion des enveloppes de crédits…).
- Connaissance du cadre juridique et des procédures comptables des collectivités
Savoir-faire liés aux activités du poste :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers du directeur.
- Gestion des commandes de fournitures, papier et consommables de la direction.
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur.
- Autonomie et réactivité.
- Forte capacité au reporting et sens des priorités.
- Aptitude à rédiger.
- Maîtrise de l’outil informatique indispensable.
Compétences personnelles
Aptitude à travailler en équipe.
Sens du service public, discrétion, diplomatie.
Esprit d’analyse et de synthèse, rigueur, organisation et méthode.
Capacité à communiquer avec de nombreux interlocuteurs, dans le souci constant des intérêts de la collectivité/direction
Capacité à partager un espace de travail.
Qualités d’écoute
Etre rigoureux dans la conduite des dossiers.
Réactivité
Sens de l’organisation
Sens de la rigueur
Aptitude à rendre compte (reporting, état de situation, compte-rendu de réunions…)
Faire preuve d’autonomie
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Le Département s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.
Après examen de l'ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu'il n'a pas été donné suite à votre demande.
Pour toute information complémentaire : Coralie BORDEAU, Chargée de l'emploi et des compétences 05.49.55.66.31
Modalités de remise des candidatures :
Les agents titulaires de la fonction publique relevant du cadre d'emploi des adjoints administratifs ou du grade des rédacteurs territoriaux ou lauréat de concours ou disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, intéressés par ces postes sont invités à déposer leur candidature uniquement sur le site www.lavienne86.fr, jusqu'au 17 mai 2024 inclus.
Après examen de l'ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu'il n'a pas été donné suite à votre demande.
Pour toute information complémentaire : Coralie BORDEAU, Chargée de l'emploi et des compétences 05.49.55.66.31
Modalités de remise des candidatures :
Les agents titulaires de la fonction publique relevant du cadre d'emploi des adjoints administratifs ou du grade des rédacteurs territoriaux ou lauréat de concours ou disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, intéressés par ces postes sont invités à déposer leur candidature uniquement sur le site www.lavienne86.fr, jusqu'au 17 mai 2024 inclus.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.