Agent d'accueil et de gestion administrative en résidence autonomie F/H
Offre n° O086250611001124
Publiée le 11/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
18 Rue de la Vallée Monnaie, Poitiers (Vienne)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
11/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Nous recrutons un ou une agent d'accueil et de gestion administrative pour intégrer l'équipe de la résidence autonomie Marie-Louise Troubat au sein de la direction Grand Age-Autonomie du CCAS de Poitiers.
Le poste est à pourvoir le 1er octobre 2025 à temps complet.
Vous assurez l’accueil du public et des résidents, vous travaillez en collaboration étroite avec la responsable de l’établissement dans l’organisation administrative de la structure et contribuer au bon fonctionnement de la vie de l’établissement. Vous assurez les tâches de fonctionnement courant pendant les absences de la responsable sous la responsabilité hiérarchique, durant les périodes de congés annuels, des jours d’ARTT et d’absences éventuelles pour formation.
Le poste est à pourvoir le 1er octobre 2025 à temps complet.
Vous assurez l’accueil du public et des résidents, vous travaillez en collaboration étroite avec la responsable de l’établissement dans l’organisation administrative de la structure et contribuer au bon fonctionnement de la vie de l’établissement. Vous assurez les tâches de fonctionnement courant pendant les absences de la responsable sous la responsabilité hiérarchique, durant les périodes de congés annuels, des jours d’ARTT et d’absences éventuelles pour formation.
Missions / conditions d'exercice
1. Activités administratives liées à la vie de l’établissement :
- Accueil physique et téléphonique,
- Traitement du courrier,
- Saisie et mise en forme de documents divers,
- Saisie des données sur informatique pour la facturation des repas et l’hébergement temporaire,
- Calcul et saisie des éléments statistiques (absentéisme, repas commandés par rapport aux repas facturés),
- Enregistrement des données pour la D.R.H (les éléments variables, astreintes, agents horaires, etc.),
- Saisi élément RH sur logiciel gestion personnel,
- Classement et archivage des dossiers.
2. Accueil et accompagnement des résidents et des familles :
- Établissement les dossiers des résidents à l’entrée,
- Aide à la résolution des problèmes pour les résidents (courriers, travaux, demandes diverses) et sur certaines problématiques en lien ou en orientant vers le travailleur social du service de l’Action Sociale Santé qui intervient au sein de la résidence,
- Aide aux résidents pour remplir les feuilles de réservation des menus,
- Affichage des informations collectives.
3. Aide à la gestion de l’établissement :
- Aide à la gestion des urgences (absences du personnel, travaux, etc.),
- Suivi des entreprises pour la saisie des documents obligatoires de contrôle de maintenance,
- Suivi des demandes de petits travaux liés à la Résidence et aux appartements,
- Enregistrement des données de facturation de la blanchisserie.
Activités complémentaires :
- Commandes de matériel de bureau,
- Accueil des stagiaires en l’absence de la responsable,
- Fabrication et suivi des étiquettes (boîtes aux lettres, portes, boîtes médicaments, etc.),
- Enregistrement des différentes données liées à la prévention de la légionellose,
- Participation ponctuelle et aide à l’animation,
- Participation aux évènements exceptionnels de l’établissement (repas à thème, journée portes ouvertes, etc.),
- Suivi des assurances habitation et responsabilité civile des résidents,
- Mise à jour le plan avec les AS et la responsable.
En l’absence de la responsable, gestion du fonctionnement courant de la résidence. Les situations particulières et imprévues doivent être signalées à la Responsable EHPA ou, si elle est injoignable, à la Directrice du service GAA.
En l’absence du régisseur titulaire, assurer, en tant que régisseur suppléant, le suivi de la régie d’avance et de recette de l’animation.
Organisation du poste :
Vous pouvez être amené à modifier vos horaires ou jours de travail pour participer à des activités d’animation (exemple : journées portes ouvertes, repas de fin d’année, animations spécifiques, etc.).
Vous êtes soumis à une responsabilité financière et pénale dans le cadre de la fonction de régisseur suppléant.
L’accueil des résidents s’effectue de 8h30 à 12h15 et de 13h30 à 17h30. Pendant cette amplitude horaire, une présence administrative est indispensable et est répartie entre l’agent d’accueil et la responsable.
- Accueil physique et téléphonique,
- Traitement du courrier,
- Saisie et mise en forme de documents divers,
- Saisie des données sur informatique pour la facturation des repas et l’hébergement temporaire,
- Calcul et saisie des éléments statistiques (absentéisme, repas commandés par rapport aux repas facturés),
- Enregistrement des données pour la D.R.H (les éléments variables, astreintes, agents horaires, etc.),
- Saisi élément RH sur logiciel gestion personnel,
- Classement et archivage des dossiers.
2. Accueil et accompagnement des résidents et des familles :
- Établissement les dossiers des résidents à l’entrée,
- Aide à la résolution des problèmes pour les résidents (courriers, travaux, demandes diverses) et sur certaines problématiques en lien ou en orientant vers le travailleur social du service de l’Action Sociale Santé qui intervient au sein de la résidence,
- Aide aux résidents pour remplir les feuilles de réservation des menus,
- Affichage des informations collectives.
3. Aide à la gestion de l’établissement :
- Aide à la gestion des urgences (absences du personnel, travaux, etc.),
- Suivi des entreprises pour la saisie des documents obligatoires de contrôle de maintenance,
- Suivi des demandes de petits travaux liés à la Résidence et aux appartements,
- Enregistrement des données de facturation de la blanchisserie.
Activités complémentaires :
- Commandes de matériel de bureau,
- Accueil des stagiaires en l’absence de la responsable,
- Fabrication et suivi des étiquettes (boîtes aux lettres, portes, boîtes médicaments, etc.),
- Enregistrement des différentes données liées à la prévention de la légionellose,
- Participation ponctuelle et aide à l’animation,
- Participation aux évènements exceptionnels de l’établissement (repas à thème, journée portes ouvertes, etc.),
- Suivi des assurances habitation et responsabilité civile des résidents,
- Mise à jour le plan avec les AS et la responsable.
En l’absence de la responsable, gestion du fonctionnement courant de la résidence. Les situations particulières et imprévues doivent être signalées à la Responsable EHPA ou, si elle est injoignable, à la Directrice du service GAA.
En l’absence du régisseur titulaire, assurer, en tant que régisseur suppléant, le suivi de la régie d’avance et de recette de l’animation.
Organisation du poste :
Vous pouvez être amené à modifier vos horaires ou jours de travail pour participer à des activités d’animation (exemple : journées portes ouvertes, repas de fin d’année, animations spécifiques, etc.).
Vous êtes soumis à une responsabilité financière et pénale dans le cadre de la fonction de régisseur suppléant.
L’accueil des résidents s’effectue de 8h30 à 12h15 et de 13h30 à 17h30. Pendant cette amplitude horaire, une présence administrative est indispensable et est répartie entre l’agent d’accueil et la responsable.
Profils recherchés
Vous disposez d'une expérience réussie sur un poste d'accueil du public et au sein d'un établissement médico-social.
Vous appréciez particulièrement travailler auprès des personnes âgées, êtes à l’écoute et êtes à l'aise pour apporter une information claire à vos interlocuteurs. Vous maitrisez les outils bureautiques (Excel, Word) et prenez en main rapidement les logiciels (CORIOLIS, INCOVAR, NETSOINS)
Vous savez prendre des initiatives, êtes capable d'organiser votre travail.
Vous faites preuve de discrétion professionnelle et d'esprit d'équipe.
Vous appréciez particulièrement travailler auprès des personnes âgées, êtes à l’écoute et êtes à l'aise pour apporter une information claire à vos interlocuteurs. Vous maitrisez les outils bureautiques (Excel, Word) et prenez en main rapidement les logiciels (CORIOLIS, INCOVAR, NETSOINS)
Vous savez prendre des initiatives, êtes capable d'organiser votre travail.
Vous faites preuve de discrétion professionnelle et d'esprit d'équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0549523800
Informations complémentaires
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter Dominique BELIN DEJAN, Référente handicap par téléphone au 05 49 52 38 00.
Candidatures :
Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser à la présidente du CCAS 45 rue de la Marne 86000 POITIERS ou par mail à l'adresse suivante ccas.recrutement@poitiers.fr.
Elles devront nous parvenir avant le 11 juillet 2025. Pour tous renseignements complémentaires, veuillez contacter Madame Corinne NIVET, responsable de résidence autonomie au 05 49 00 13 25.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter Dominique BELIN DEJAN, Référente handicap par téléphone au 05 49 52 38 00.
Candidatures :
Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser à la présidente du CCAS 45 rue de la Marne 86000 POITIERS ou par mail à l'adresse suivante ccas.recrutement@poitiers.fr.
Elles devront nous parvenir avant le 11 juillet 2025. Pour tous renseignements complémentaires, veuillez contacter Madame Corinne NIVET, responsable de résidence autonomie au 05 49 00 13 25.
Adresse de l'employeur
C.C.A.S. DE POITIERS
>Service Emploi, Compétences et Organisations - 45 rue de la Marne - BP 593
86021 POITIERS Cedex
>Service Emploi, Compétences et Organisations - 45 rue de la Marne - BP 593
86021 POITIERS Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.