Assistante de direction
Offre n° O086251120000525
Publiée le 20/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - 16 Pl. de la Liberté, Saint-Georges-lès-Baillargeaux (Vienne (86))
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
20/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Service et de son- Assurer le secrétariat des élus et de la direction générale
- Gérer les listes électorales
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard (en l’absence des personnels d’accueil)
- Participer à l’organisation des manifestations officielles et institutionnelles
- Réception, traitement et diffusion de l’information
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Délégué à la protection des données
- Gestion des archives des services municipaux
Adjointe, vous assurerez les missions et activités suivantes :
- Gérer les listes électorales
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard (en l’absence des personnels d’accueil)
- Participer à l’organisation des manifestations officielles et institutionnelles
- Réception, traitement et diffusion de l’information
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Délégué à la protection des données
- Gestion des archives des services municipaux
Adjointe, vous assurerez les missions et activités suivantes :
Missions / conditions d'exercice
- Gérer l’agenda de M. Le Maire : prise de rendez-vous consignés sur un agenda papier et sur un agenda électronique
- Instruire les demandes d’inscription sur les listes électorales
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers : réception des demandes et des appels, prise de messages, orientation du public vers les différents services, primo renseignements (en l’absence des personnels d’accueil),
- Participer à l’organisation des manifestations officielles et institutionnelles : en collaboration avec l’agent en charge de la communication, mise en œuvre des cartons d’invitation et des supports de communication, contacter la presse locale,
- Réceptionner, traiter et diffuser l’information : enregistrement de courrier arrivé, affranchissement du courrier départ en l’absence des personnels d’accueil
- Diffuser les comptes-rendus des réunions des commissions municipales, rédaction et mises en forme de documents administratifs, assurer le secrétariat du CCAS ainsi que le suivi des dossiers d’aide sociale.
- Pilotage de la conformité aux règles relatives à la protection des données, information et conseil relatifs aux obligations de la règlementation informatique et libertés, contrôle du respect de la règlementation et des règles internes à la collectivité en matière de protection des donnés.
- Mettre en place des processus organisationnels d’archivage (papier et numérique) en cohérence avec les processus administratifs de la collectivité
- Toutes autres tâches nécessaires au fonctionnement des services administratifs et des instances de la collectivité.
- Instruire les demandes d’inscription sur les listes électorales
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers : réception des demandes et des appels, prise de messages, orientation du public vers les différents services, primo renseignements (en l’absence des personnels d’accueil),
- Participer à l’organisation des manifestations officielles et institutionnelles : en collaboration avec l’agent en charge de la communication, mise en œuvre des cartons d’invitation et des supports de communication, contacter la presse locale,
- Réceptionner, traiter et diffuser l’information : enregistrement de courrier arrivé, affranchissement du courrier départ en l’absence des personnels d’accueil
- Diffuser les comptes-rendus des réunions des commissions municipales, rédaction et mises en forme de documents administratifs, assurer le secrétariat du CCAS ainsi que le suivi des dossiers d’aide sociale.
- Pilotage de la conformité aux règles relatives à la protection des données, information et conseil relatifs aux obligations de la règlementation informatique et libertés, contrôle du respect de la règlementation et des règles internes à la collectivité en matière de protection des donnés.
- Mettre en place des processus organisationnels d’archivage (papier et numérique) en cohérence avec les processus administratifs de la collectivité
- Toutes autres tâches nécessaires au fonctionnement des services administratifs et des instances de la collectivité.
Profils recherchés
- Avoir une bonne maîtrise du fonctionnement d’une commune et de son environnement public et privé
- Etre force de proposition
- Savoir travailler en équipe
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Etre méthodique et rigoureux
- Savoir faire preuve de discrétion
- Respecter le devoir de réserve
- Etre force de proposition
- Savoir travailler en équipe
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Etre méthodique et rigoureux
- Savoir faire preuve de discrétion
- Respecter le devoir de réserve
Contact et modalités de candidature
Contact
05 49 52 81 02
Informations complémentaires
Expérience sur poste similaire demandée
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.