Assistant de Direction/Assistant Administratif Financier et Comptable
Offre n° O086260216000979
Publiée le 16/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département de la Vienne (86) est l'un des douze départements situés en Région Nouvelle Aquitaine.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
DRRH - Pl. Aristide Briand - CS 80319, Poitiers (Vienne (86))
Poste à pourvoir le
01/04/2026
Date limite de candidature
16/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Département de la Vienne recrute un Assistant de Direction/Assistant Administratif Financier et Comptable (H/F), au sein de la Direction des bâtiments et du numérique pour l'Education, par voie statutaire, de concours, de mutation, de détachement ou d'accès réservé aux personnes disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, relevant du cadre d'emplois des adjoints administratifs.
Missions / conditions d'exercice
Placé sous l’autorité fonctionnelle de la directrice adjointe des bâtiments et du numérique pour l’Education et sous l’autorité hiérarchique de la responsable de pôle administratif et financier, l'agent aura les missions suivantes:
- Apporter une aide au directeur adjoint en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
- Assurer le suivi administratif et comptable des commandes passées dans le cadre des opérations de travaux et d’installation d’équipements immobiliers.
Activités :
Assistant de direction (20%) (sous la responsabilité fonctionnelle du directeur adjoint)
- Assurer le secrétariat de la direction (gestion des appels entrants, planification des réunions de la direction, gérer les parapheurs et courrier de la direction et en assurer la distribution, rédactions de mail, note, classement, gestion de l’agenda de la directrice adjointe, gestion des badges pour les nouveaux arrivants,….)
- Assister au Comité de direction et en rédiger un relevé de conclusion
- Suivi de projets transversaux confiés par le directeur / directeur adjoint
- Gérer les anomalies d’incovar (badgeages)
- Assurer le rôle de référent du « portail agents » (mise à jour des divers documents)
Assistante administrative financière et comptable (80%)
-Participation à l’amélioration des processus de gestion sur son périmètre d’activité
Pour les bâtiments (60%) :
- Établissement des bons de commande dans le logiciel Astre,
- Assurer l’engagement sous le logiciel Astre des dépenses d’urgence (hors-marché) réalisées sur le terrain par les techniciens pour les collèges et les bâtiments départementaux,
- Support administratif entre la direction et les prestataires extérieurs : réception des relances d’impayés des entreprises, rédaction d’attestations de bonne réalisation des travaux, …
- Dans le cadre de consultations suivies par un bon de commande, assurer la gestion administrative des courriers aux entreprises retenues et évincées,
- Contrôler et proposer les liquidations de dépenses sur factures simples
- Contrôler, valider et établir les certificats de paiement (CPP) des marchés et contrats de MOE, de contrôle technique, CSPS, des opérations de PPI et proposer la liquidation des dépenses sur situations.
- Participation ponctuelle aux autres activités effectuées au sein du pôle.
Numérique pour l’Education (20%)(sous la responsabilité fonctionnelle du directeur adjoint)
- Vérification des devis en lien avec la direction de la transition numérique (titulaire du marché numérique)
- Etablissement des bons de commande dans le logiciel ASTRE
- Récupération des bons de livraison auprès des collèges publics
- Contrôler et proposer les liquidations de dépenses,
- Engager les subventions dans ASTRE
- Préparer les documents permettant de mettre en paiement des subventions auprès des collèges publics, privés et des communes (notamment chercher les délibérations sous ACADE)
- Saisie du budget dans ASTRE.
Conditions de travail :
- Résidence administrative et lieu de travail :
Hôtel du Département
1 Rue Victor Hugo
86000 POITIERS
- Bureau partagé,
- Possibilité de télétravail
- Poste à temps plein,
- Poste informatique avec logiciels Microsoft Windows et logiciels métiers (Incovar, Acade, ASTRE GF, Marco, plateforme de dématérialisation),
- Restaurant administratif
- Apporter une aide au directeur adjoint en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
- Assurer le suivi administratif et comptable des commandes passées dans le cadre des opérations de travaux et d’installation d’équipements immobiliers.
Activités :
Assistant de direction (20%) (sous la responsabilité fonctionnelle du directeur adjoint)
- Assurer le secrétariat de la direction (gestion des appels entrants, planification des réunions de la direction, gérer les parapheurs et courrier de la direction et en assurer la distribution, rédactions de mail, note, classement, gestion de l’agenda de la directrice adjointe, gestion des badges pour les nouveaux arrivants,….)
- Assister au Comité de direction et en rédiger un relevé de conclusion
- Suivi de projets transversaux confiés par le directeur / directeur adjoint
- Gérer les anomalies d’incovar (badgeages)
- Assurer le rôle de référent du « portail agents » (mise à jour des divers documents)
Assistante administrative financière et comptable (80%)
-Participation à l’amélioration des processus de gestion sur son périmètre d’activité
Pour les bâtiments (60%) :
- Établissement des bons de commande dans le logiciel Astre,
- Assurer l’engagement sous le logiciel Astre des dépenses d’urgence (hors-marché) réalisées sur le terrain par les techniciens pour les collèges et les bâtiments départementaux,
- Support administratif entre la direction et les prestataires extérieurs : réception des relances d’impayés des entreprises, rédaction d’attestations de bonne réalisation des travaux, …
- Dans le cadre de consultations suivies par un bon de commande, assurer la gestion administrative des courriers aux entreprises retenues et évincées,
- Contrôler et proposer les liquidations de dépenses sur factures simples
- Contrôler, valider et établir les certificats de paiement (CPP) des marchés et contrats de MOE, de contrôle technique, CSPS, des opérations de PPI et proposer la liquidation des dépenses sur situations.
- Participation ponctuelle aux autres activités effectuées au sein du pôle.
Numérique pour l’Education (20%)(sous la responsabilité fonctionnelle du directeur adjoint)
- Vérification des devis en lien avec la direction de la transition numérique (titulaire du marché numérique)
- Etablissement des bons de commande dans le logiciel ASTRE
- Récupération des bons de livraison auprès des collèges publics
- Contrôler et proposer les liquidations de dépenses,
- Engager les subventions dans ASTRE
- Préparer les documents permettant de mettre en paiement des subventions auprès des collèges publics, privés et des communes (notamment chercher les délibérations sous ACADE)
- Saisie du budget dans ASTRE.
Conditions de travail :
- Résidence administrative et lieu de travail :
Hôtel du Département
1 Rue Victor Hugo
86000 POITIERS
- Bureau partagé,
- Possibilité de télétravail
- Poste à temps plein,
- Poste informatique avec logiciels Microsoft Windows et logiciels métiers (Incovar, Acade, ASTRE GF, Marco, plateforme de dématérialisation),
- Restaurant administratif
Profils recherchés
Savoirs :
- Notions d’organisation et de gestion du temps.
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité.
- Connaissance des procédures de la Commande Publique et de l’exécution financière des marchés
- Maîtrise du cadre juridique et des procédures comptables des collectivités (M57)
Savoir-faire lié aux activités du poste :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
- Maitrise des applications de la collectivité (ASTRE GF, ACADE, Incovar…)
- Savoir-faire dans ASTRE : engagement, bon de commande, …
- Savoir- faire du reporting
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
Compétences personnelles :
- Autonomie et réactivité.
- Aptitude à travailler en équipe.
- Discrétion, diplomatie.
- Esprit d’analyse et de synthèse, rigueur, organisation et méthode.
- Capacité à communiquer avec de nombreux interlocuteurs
- Savoir-être à l’écoute
- Notions d’organisation et de gestion du temps.
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité.
- Connaissance des procédures de la Commande Publique et de l’exécution financière des marchés
- Maîtrise du cadre juridique et des procédures comptables des collectivités (M57)
Savoir-faire lié aux activités du poste :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
- Maitrise des applications de la collectivité (ASTRE GF, ACADE, Incovar…)
- Savoir-faire dans ASTRE : engagement, bon de commande, …
- Savoir- faire du reporting
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle
Compétences personnelles :
- Autonomie et réactivité.
- Aptitude à travailler en équipe.
- Discrétion, diplomatie.
- Esprit d’analyse et de synthèse, rigueur, organisation et méthode.
- Capacité à communiquer avec de nombreux interlocuteurs
- Savoir-être à l’écoute
Contact et modalités de candidature
Contact
0549556785
Informations complémentaires
Le Département s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelles, dans le respect des textes légaux et réglementaires qui régissent le statut de la fonction publique.
Après examen de l'ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu'il n'a pas été donné suite à votre demande.
Pour toute information complémentaire :
Coralie BORDEAU, Conseillère recrutement formation et accompagnement professionnel 05.49.55.66.31
Modalités de remise des candidatures :
Les agents titulaires de la fonction publique relevant du cadre d'emplois des adjoints administratifs ou disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, intéressés par la vacance de ce poste sont invités à déposer leur candidature sur le site www.lavienne86, rubrique Menu/accès rapide/offre d'emploi jusqu'au 16 mars 2026 inclus.
Après examen de l'ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu'il n'a pas été donné suite à votre demande.
Pour toute information complémentaire :
Coralie BORDEAU, Conseillère recrutement formation et accompagnement professionnel 05.49.55.66.31
Modalités de remise des candidatures :
Les agents titulaires de la fonction publique relevant du cadre d'emplois des adjoints administratifs ou disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, intéressés par la vacance de ce poste sont invités à déposer leur candidature sur le site www.lavienne86, rubrique Menu/accès rapide/offre d'emploi jusqu'au 16 mars 2026 inclus.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.