Participation, en cohérence avec les orientations préalablement définies par le Conseil d’Administration du CCAS et sous son autorité, à la définition et mise en œuvre de la politique générale de l’Etablissement :
1) Projet d’établissement :
-Soumettre à validation du Conseil d’Administration le choix de la démarche pour définir le projet d’établissement, le plan de communication et les actions prioritaires sur les 5 années à venir ;
-Définir et soumettre à validation du Conseil d’Administration le projet d’établissement en cohérence avec les orientations des élus et des politiques publiques et adapté aux règles législatives, au public accueilli, au territoire géographique et aux moyens financiers, humains et techniques disponibles ; -Evaluer la mise en œuvre du projet et ajuster l’action si nécessaire ;
2) Evaluation et démarche qualité :
-Soumettre à validation du Conseil d’Administration la démarche d’évaluation interne, le cahier des charges et le choix de l’organisme d’évaluation externe ;
-Accompagner à la mise en œuvre d’une démarche qualité ;
-Développer des actions de communication interne et externe ; -Valoriser les actions, projets et animations de l’Etablissement auprès de tout support de communication et y associer systématiquement le CCAS ;
-Être en veille prospective et en anticipation sur les opportunités de développement et les besoins du territoire pour aider à la décision de l’organe délibérant ;
3) Projet de développement de l’Etablissement (extension du nombre de lits) :
-Accompagner, conseiller le gestionnaire sur les choix et décisions de développement de l’Etablissement ;
-Déterminer les conditions de faisabilité des objectifs en
relation avec l’ensemble des acteurs du territoire ; -Apprécier les risques juridiques et financiers.

Organisation de l’accueil et du cadre de vie des résidents :
-Conseiller et soumettre à validation du Conseil d’Administration du CCAS les contrats de séjour (EHPAD et Accueil de Jour) et leurs annexes, les éventuels avenants et les règlements de fonctionnement, le livret d’accueil et le protocole de signalement ;
-Suivre les demandes d’inscription de la part des familles, les accueillir le cas échéant et assurer l’intégration sociale de chaque résident dans l’établissement ;
-Participer aux Commissions d’Admission des nouveaux résidents et prononcer l’admission d’un nouveau résident suivant les critères définis par le Conseil d’Administration du CCAS ;
-Rendre compte au Président du CCAS de difficultés éventuelles relatives aux séjours des résidents et lui soumettre les décisions de résiliation, le cas échéant ;
-Mettre en place et s’assurer de la mise en œuvre d’une procédure et d’un protocole d’accueil des nouveaux résidents ;
-Mettre en œuvre le projet de vie personnalisé de chaque résident visant à optimiser son bien-être sanitaire et son environnement social ;
-Mettre en place et animer un Conseil de la Vie Sociale (CVS) ; -Organiser les prestations et services individuels et collectifs en veillant au respect des règles d’hygiène, de sécurité et aux recommandations de bientraitance.

Organisation technique et logistique du fonctionnement de l’établissement :
-Gérer les stocks et procéder aux achats d’équipements, après validation du Président et/ou du Conseil d’Administration du CCAS ;
-Contribuer à l’aménagement des espaces intérieurs/extérieurs ;
-Superviser l’entretien des locaux et la qualité des services hôteliers (blanchisserie, restauration…) ;
-Organiser et contrôler la maintenance des installations et des bâtiments et veiller au maintien de la sécurité et du confort des résidents et du personnel ;
-Informer les interlocuteurs concernés (propriétaire, gestionnaire) des dysfonctionnements des locaux ;
-Conduire d’éventuels projets de restructuration/rénovation interne ;
-Rendre compte au Conseil d’Administration du CCAS et solliciter les arbitrages de l’exécutif.

Gestion administrative, technique, financière et comptable de l’établissement :
-Préparation et suivi des budgets ;
-Soumettre pour validation au Conseil d’Administration l’ensemble des documents budgétaires : ERRD, compte de gestion, affectation des résultats, EPRD et toutes décisions budgétaires modificatives nécessaires, l’inventaire des biens, le choix des fournisseurs dans le cadre de marchés publics ; -Organiser et contrôler les différents actes courants relatifs aux contrats d’intervention dans l’établissement ;
-Organiser et contrôler la gestion comptable et des stocks ; -Réaliser les bilans, rapports d’activités et les soumettre pour validation au Conseil d’Administration ;
-Organiser la logistique en conformité avec le cadre réglementaire ;
-Dans le cadre de recours tarifaires et de négociation du Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens, conseiller et accompagner l’autorité exécutive auprès des autoritaires tarifaires ;
-Soumettre à validation du Président du CCAS toute réponse à des appels à projets, des audits… ;
-Soumettre à validation du Conseil d’Administration du CCAS le contenu du CPOM ;
-S’assurer du respect de la réglementation relative à la protection des données ;
-Suivre les évolutions législatives et réglementaires du secteur sanitaire et médico-social.

Coordination avec les institutions et les intervenants extérieurs :
-Conseiller et accompagner l’autorité exécutive à la mise en place d’actions de coopération externe (partenariat, coopération), dans le cadre de relations avec les intervenants libéraux, ainsi qu’avec les autorités de contrôle et de tarification ;
-Soumettre à validation du Conseil d’Administration du CCAS les orientations politiques, les partenariats et coopérations externes, les conventions et contrats à traiter avec les autorités de tarifications, les demandes d’autorisation, de création, d’extension ou de transformation.

Animation d’une équipe pluridisciplinaire et management du personnel :
-Conseiller et accompagner le Conseil d’Administration du CCAS sur la définition d’une politique salariale et sociale (GPEC, évolution de carrière…) ;
-Soumettre à validation du Conseil d’Administration les documents cadres des ressources humaines (organigramme, règlement intérieur, protocole d’organisation du temps de travail, règlement de formation, plan de formation, livret d’accueil du personnel…), le tableau des effectifs… ;
-Définir avec l’autorité exécutive l’organisation des différents services de l’établissement ;
-Mettre en œuvre les actions définies relatives à la gestion du personnel et des ressources humaines : formation, évaluation, accueil, tutorat… ;
-S’assurer de la bonne exécution des contrats, arrêtés, fiches de poste, plannings des agents, des cycles de travail définis…dans le respect de la réglementation en vigueur et assurer une information constante auprès du service Ressources Humaines de la Mairie (mettre en place et tenir un outil de suivi des congés, des horaires de travail à jour et accessible à tout moment, retour en fin d’année des demandes de congés pour classement dans les dossiers des agents…) ;
-Organiser les recrutements (en autonomie pour les contrats de courte durée, liés à des remplacements d’agents, et dans le cadre d’un jury composé de la Direction, de la Vice-présidente du CCAS et du service RH de la Mairie pour tous les autres types de recrutement) ;
-Animer les équipes pluridisciplinaires et veiller au maintien et au développement des compétences individuelles et collectives ;
-Entretenir une forte cohésion et un bon climat social en organisant régulièrement des réunions d’équipe et en palliant rapidement aux éventuels conflits ;
-Conduire les entretiens individuels d’évaluation et de repérage des besoins de formation/qualification ;
-Organiser et articuler les interventions des différents professionnels externes et les articulations entre intervenants ; -Encadrer l’intervention de bénévoles dans la vie de l’établissement (notamment sur les projets d’animation), en complémentarité et en bonne intelligence avec les équipes médico-sociales.

S’impliquer dans les instances directives de la structure gestionnaire (Conseil d’Administration, Comité Technique, CHSCT…).

Assurer des astreintes téléphoniques.

Participer à des temps d’échanges hebdomadaires ou bimensuels au siège du CCAS avec le Président du CCAS et la Vice-présidente, en présence, en cas de besoin, du service Ressources Humaines de la Mairie.

Missions annexes :
Assurer la représentativité de l’Etablissement auprès des instances locales, notamment afin de participer à la promotion et à la reconnaissance de l’établissement.