POSTE A POURVOIR PAR VOIE STATUTAIRE OU CONTRACTUELLE

 Filière Administrative
Catégorie B
Cadre d’emploi : Rédacteur

Epinal (31 832 habitants surclassée à 40 000 habitants en tant que commune touristique) est une ville emblématique située au cœur des Vosges, ville-centre de la Communauté d'Agglomération d'Épinal, et ville siège de la préfecture.

Souhaitant préserver un cadre naturel exceptionnel, Epinal s'engage activement dans la transition écologique, favorisant les initiatives durables en œuvrant pour un environnement préservé. Dynamique sur le plan culturel avec le Musée de l’Image, la ville d’Epinal organise régulièrement des événements d’envergure : des festivals et des expositions qui enrichissent la vie locale, et favorise le bien vivre ensemble. En étant « terre d’accueil des Jeux Olympiques», et en soutenant de nombreux clubs sportifs, la Ville d’Epinal est attractive pour sa qualité de vie.

Afin de développer ses services à la population, la Ville d’Epinal se dote d’un nouveau service d’accueil, innovant et au plus proche des demandes des usagers dans une logique de guichet unique. Rattaché(e) auprès du Directeur des services à la population, le(la) Responsable Accueil du guichet unique supervisera une nouvelle équipe dédiée et aura pour rôle de garantir un service d'accueil efficace en phase avec les attentes des usagers et du guichet unique.

A ce titre, il (elle) a pour missions principales :

Mission : Suivi et pilotage du Guichet unique :
• Accompagner et mettre en place le nouveau guichet unique dans une démarche de co-construction.
• Coordonner et mettre en place les outils de suivi du guichet unique d’accueil centré sur l’usager et le suivi de leur demande
• Veiller au bon fonctionnement du guichet unique et à la qualité de l'accueil physique et téléphonique
• Participer au groupe de travail dédié à l’accueil numérique et permettre un développement d’un guichet unique numérique
• Établir un référentiel et permettre l’obtention d’un label d’accueil
• Coordonner les flux de visiteurs et optimiser les procédures d’accueil
• Assurer le maintien d'un climat relationnel positif avec les usagers en favorisant une communication claire et respectueuse
• Veiller à la mise à jour des outils et supports d’accueil (fiches, guides, etc.)
• S’assurer du respect des objectifs de sécurité et de confidentialité du guichet unique
• Surveiller et anticiper les évolutions nécessaires du métier pour répondre aux nouvelles attentes et pratiques des usagers
• Apporter des réflexions d’optimisation de fonctionnement de l’ensemble

Mission : Responsable du Service Accueil :
• Superviser et accompagner les agents d'accueil et du standard dans leurs missions quotidiennes
• Gérer le planning du personnel dans une logique de continuité de service
• Encourager et soutenir les agents dans l'adaptation à ce nouveau modèle d'accueil, en favorisant la participation active
• S’assurer de la bonne mise en place et de la maitrise des outils et des procédures
• Favoriser la montée en compétences de l’équipe

Missions transversales :
• Être force de proposition dans l'évolution de l'organisation du service et l'intégration de nouvelles missions
• Mettre en place un travail de veille et de reporting régulier
• Assurer le lien avec les autres services municipaux et les partenaires institutionnels dans la logique du guichet unique
• Développer un réseau interne en lien avec le guichet unique

Issu(e) d’une formation dans le domaine de l’administration, de la gestion ou du service public, (BAC+2 minimum), vous disposez d’une expérience professionnelle dans le suivi de projet, des fonctions d'accueil ou de coordination. Vous maitrisez les outils informatiques et bureautiques. Vous bénéficiez d’une bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et vous disposez d’une appétence particulière pour les métiers d’accueil.

Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences en management et animation d’équipe, votre capacité à travailler de manière transversale et à coordonner des actions avec différents services, pour vos qualités relationnelles, d’écoute et de communication.

Votre polyvalence et vos aptitudes à travailler en autonomie sont également appréciés.