Chargé(e) de l'accueil des intervenants
Offre n° O088240418000371
Publiée le 18/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
SAINT-DIE-DES-VOSGES
Poste à pourvoir le
15/07/2024
Date limite de candidature
19/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Le Festival International de Géographie, basé à Saint-Dié-des-Vosges recherche son futur chargé ou sa future chargée de l’accueil des intervenants et logistique. Cette année, pour la 34e édition, la manifestation aura lieu du 4 au 6 octobre 2024.
Soutenu par la Ville et l’Agglomération de Saint-Dié-des-Vosges, également financé par la Région Grand Est, le Centre National du Livre, le ministère de l’Education Nationale, le Massif des Vosges, le Département des Vosges, et par de nombreux partenaires, le Festival International de Géographie est aujourd’hui l’un des événements majeurs du Grand Est. Porté par l’ADFIG (association pour le développement du Festival international de géographie) le Festival souhaite renforcer son équipe.
Durée du CDD : 15 juillet au 15 octobre 2024 (3 mois)
Vous devez être en mesure de respecter la temporalité de l’évènement et donc être impérativement disponible le week-end du festival.
Sous la responsabilité de la directrice au sein d’une équipe de 3 personnes, le.la chargé-e de l’accueil des intervenants a pour missions :
Soutenu par la Ville et l’Agglomération de Saint-Dié-des-Vosges, également financé par la Région Grand Est, le Centre National du Livre, le ministère de l’Education Nationale, le Massif des Vosges, le Département des Vosges, et par de nombreux partenaires, le Festival International de Géographie est aujourd’hui l’un des événements majeurs du Grand Est. Porté par l’ADFIG (association pour le développement du Festival international de géographie) le Festival souhaite renforcer son équipe.
Durée du CDD : 15 juillet au 15 octobre 2024 (3 mois)
Vous devez être en mesure de respecter la temporalité de l’évènement et donc être impérativement disponible le week-end du festival.
Sous la responsabilité de la directrice au sein d’une équipe de 3 personnes, le.la chargé-e de l’accueil des intervenants a pour missions :
Missions / conditions d'exercice
LOGISTIQUE DE L’ACCUEIL DES INTERVENANTS
- Organisation de la venue et du séjour de tous les intervenants (géographes, écrivains, comédiens, artistes, groupes, partenaires, journalistes)
- Transport : recherche, réservation et achat des billets (train, avion, calcul de frais kilométriques, note de frais, etc.) après validation des intervenants et sur la base du programme. Organisation des transferts internes et externes des intervenants.
- Hébergement : contacts avec les hôtels, réservation des nuitées, envoi de rooming lists, etc.
- Préparation et gestion des dossiers d’accueil (badge, feuilles de route, goodies, invitations, etc.)
ADMINISTRATION
- Suivi des factures et actualisation des budgets par section (transport, hébergement et défraiements, location des véhicules, etc.)
COORDINATION DU PÔLE ACCUEIL DES INTERVENANTS DURANT LE FESTIVAL
- Accueil des intervenants
- Gestion d’une équipe
- Coordination des transferts avec le responsable du pôle chauffeurs
- Préparation du planning général des transferts internes : gare ou aéroport/hôtels/lieux d’intervention – autres transferts…
- Organisation de la venue et du séjour de tous les intervenants (géographes, écrivains, comédiens, artistes, groupes, partenaires, journalistes)
- Transport : recherche, réservation et achat des billets (train, avion, calcul de frais kilométriques, note de frais, etc.) après validation des intervenants et sur la base du programme. Organisation des transferts internes et externes des intervenants.
- Hébergement : contacts avec les hôtels, réservation des nuitées, envoi de rooming lists, etc.
- Préparation et gestion des dossiers d’accueil (badge, feuilles de route, goodies, invitations, etc.)
ADMINISTRATION
- Suivi des factures et actualisation des budgets par section (transport, hébergement et défraiements, location des véhicules, etc.)
COORDINATION DU PÔLE ACCUEIL DES INTERVENANTS DURANT LE FESTIVAL
- Accueil des intervenants
- Gestion d’une équipe
- Coordination des transferts avec le responsable du pôle chauffeurs
- Préparation du planning général des transferts internes : gare ou aéroport/hôtels/lieux d’intervention – autres transferts…
Profils recherchés
PROFIL RECHERCHÉ
- Expression écrite et orale soignée, orthographe parfaite
- Sens de l’accueil et aisance relationnelle
- Anglais bon niveau serait un plus
- Aisance informatique, sens de l’organisation, rigueur, autonomie et polyvalence
- Bonne résistance au stress, réactivité et adaptation aux différents paramètres et changements de priorités qu’engendre un environnement de travail dynamique
DESCRIPTION DE L’EXPÉRIENCE RECHERCHÉE
Nous ne demandons pas forcément d’expérience dans l’événementiel mais si vous avez le sens de la rigueur, de l’organisation, un esprit d’initiative et d’anticipation, ce poste est pour vous.
- Expression écrite et orale soignée, orthographe parfaite
- Sens de l’accueil et aisance relationnelle
- Anglais bon niveau serait un plus
- Aisance informatique, sens de l’organisation, rigueur, autonomie et polyvalence
- Bonne résistance au stress, réactivité et adaptation aux différents paramètres et changements de priorités qu’engendre un environnement de travail dynamique
DESCRIPTION DE L’EXPÉRIENCE RECHERCHÉE
Nous ne demandons pas forcément d’expérience dans l’événementiel mais si vous avez le sens de la rigueur, de l’organisation, un esprit d’initiative et d’anticipation, ce poste est pour vous.
Contact
Contact
0329526666
Informations complémentaires
Pour postuler : envoyez votre CV et votre lettre de motivation à recrutement@ca-saintdie.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.