UN AGENT D'ACCUEIL-SECRETAIRE H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O091230300985160
Publiée le 24/03/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Membre de la Communauté Paris Saclay
ligne B du RER
ligne B du RER
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 place du Général Leclerc, Orsay (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction des Solidarités, l'agent.e d'accueil / secrétaire du Pôle d'Action Sociale a pour mission, sous la responsabilité du.de la Chef.fe de Pôle, d'accueillir, orienter et renseigner le public. Il.elle est le premier interlocuteur d'un public souvent en difficulté, et représente l'image de la collectivité et auprès des usagers. Il / elle réalise également des tâches administratives.
Missions / conditions d'exercice
Accueil et renseignement du public :
* Accueillir physiquement ou téléphoniquement et écouter les demandes des publics,
* Donner un premier niveau d'information et/ou orienter les usagers en fonction des demandes,
* S'adapter en fonction des différents interlocuteurs,
* Gérer les éventuelles situations de tension ou de crise.
Identification des demandes sociales, orientation vers les services ou organismes compétents et accompagnement dans les démarches administratives :
* Comprendre et analyser les demandes, identifier la nature et le degré d'urgence, le service, partenaire extérieur institutionnel ou associatif, ou interlocuteur concerné, afin d'orienter les personnes,
* S'assurer que les personnes orientées soient en mesure d'accéder à ces services, et faciliter la mise en relation si nécessaire,
* Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives initiales.
Tâches administratives :
* Assurer le secrétariat du Pôle : gestion du courrier, des documents mis à disposition à l'accueil, de l'affichage ; suivi des congés, absences et formations, du planning d'activités ; réservations de salles ou de moyens logistiques...,
* Rédiger tous documents administratifs (courriers, décision/ s, notes, compte rendus...),
* Contribuer à l'instruction des demandes des personnes : vérification de la bonne constitution des dossiers, et accompagnement des demandeurs si besoin, traitement des imprimés types, suivi des dossiers (enregistrement, et mises à jours) via tableaux de bord...,
* Assurer le suivi des prestations et services : mobilité, portage de repas...,
* Suivre l'exécution budgétaire et participer à la tenue de la Régie d'avances (régisseur suppléant),
* Participer à la préparation des supports de communication,
* Assurer le suivi statistique de l'activité du CCAS,
* Participer à l'organisation et à la mise en œuvre des actions du CCAS,
* Participer au collectif de travail du Pôle et de la Direction dans une dynamique d'équipe,
* Contribuer au bon accueil de nouveaux/nouvelles collègues et stagiaires, et faciliter leur prise de poste
* Accueillir physiquement ou téléphoniquement et écouter les demandes des publics,
* Donner un premier niveau d'information et/ou orienter les usagers en fonction des demandes,
* S'adapter en fonction des différents interlocuteurs,
* Gérer les éventuelles situations de tension ou de crise.
Identification des demandes sociales, orientation vers les services ou organismes compétents et accompagnement dans les démarches administratives :
* Comprendre et analyser les demandes, identifier la nature et le degré d'urgence, le service, partenaire extérieur institutionnel ou associatif, ou interlocuteur concerné, afin d'orienter les personnes,
* S'assurer que les personnes orientées soient en mesure d'accéder à ces services, et faciliter la mise en relation si nécessaire,
* Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives initiales.
Tâches administratives :
* Assurer le secrétariat du Pôle : gestion du courrier, des documents mis à disposition à l'accueil, de l'affichage ; suivi des congés, absences et formations, du planning d'activités ; réservations de salles ou de moyens logistiques...,
* Rédiger tous documents administratifs (courriers, décision/ s, notes, compte rendus...),
* Contribuer à l'instruction des demandes des personnes : vérification de la bonne constitution des dossiers, et accompagnement des demandeurs si besoin, traitement des imprimés types, suivi des dossiers (enregistrement, et mises à jours) via tableaux de bord...,
* Assurer le suivi des prestations et services : mobilité, portage de repas...,
* Suivre l'exécution budgétaire et participer à la tenue de la Régie d'avances (régisseur suppléant),
* Participer à la préparation des supports de communication,
* Assurer le suivi statistique de l'activité du CCAS,
* Participer à l'organisation et à la mise en œuvre des actions du CCAS,
* Participer au collectif de travail du Pôle et de la Direction dans une dynamique d'équipe,
* Contribuer au bon accueil de nouveaux/nouvelles collègues et stagiaires, et faciliter leur prise de poste
Profils recherchés
* Qualités d'accueil et de communication orale et écrite,
* Capacités d'écoute, de dialogue et de compréhension des demandes,
* Capacités de discernement et de réactivité en cas de situation d'urgence,
* Capacités à organiser son travail,
* Maîtrise des outils de bureautique, de logiciels métiers spécifiques, et des démarches en ligne,
* Capacités à s'adapter afin de gérer les situations de stress et/ou de conflit, et de réguler les tensions,
* Sens du service public, respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle,
* Connaissance des dispositifs en vigueur en matière sociale appréciée.
* Capacités d'écoute, de dialogue et de compréhension des demandes,
* Capacités de discernement et de réactivité en cas de situation d'urgence,
* Capacités à organiser son travail,
* Maîtrise des outils de bureautique, de logiciels métiers spécifiques, et des démarches en ligne,
* Capacités à s'adapter afin de gérer les situations de stress et/ou de conflit, et de réguler les tensions,
* Sens du service public, respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle,
* Connaissance des dispositifs en vigueur en matière sociale appréciée.
Contact et modalités de candidature
Contact
0160928000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
2 place du Général Leclerc
91400 ORSAY
Monsieur le Maire
2 place du Général Leclerc
91400 ORSAY
Adresse de l'employeur
Mairie d'ORSAY
>2 place du Général Leclerc
91400 ORSAY
>2 place du Général Leclerc
91400 ORSAY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.