Sous l'autorité de la Directrice Relations Usagers et Proximité, vous êtes chargé du pilotage du service relations et accueil de l'usager et de l'encadrement de votre équipe. Vous veillez également à une relation de qualité avec les usagers.
Le ou la chef(fe) de service sera amené(e) à participer à la définition de la mise en œuvre des orientations stratégiques en matière d'accueil général de la population, optimiser et développer l'accueil centralisé et ainsi participer aux démarches qualité.

Le ou la chef(fe) de service devra gérer une équipe de 9 personnes concernant le service à la population, l'Administration générale
Vos activités :
Fonctions transversales :
- Participer aux projets en lien avec la relation et le parcours usagers
- Piloter l'harmonisation des pratiques d'accueil : élaboration d'un guide de procédure, actualisation de la base de connaissances, règles et délais de réponse...
- Mener une démarche d'amélioration continue de la qualité de l'accueil visant la certification
- Impulser et animer une dynamique de travail entre les différents accueils centraux
- S'assurer de la bonne transmission d'informations et de communication à la population

- Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
- Organisation du recensement de la population
Fonctions techniques :
- Organisation de la gestion des actes d'état civil et des affaires générales
- Supervision des affaires funéraires
- Veille juridique et mise à jour des procédures
Fonctions managériales :
- Encadrer et animer l'équipe des conseillers relations usagers (9 agents)
- Organiser le travail et élaborer les plannings
- Encadrer les gardiens du cimetière (2 agents) et s'assurer que le règlement est respecté. Gestion du planning des ouvertures/fermetures en collaboration avec les services techniques.
- Définir le plan de formation de professionnalisation des agents.
- Animer des formations : recensement, élections, logiciels métiers de la gamme ARPÈGE (MÉLODIE, REQUIEM, ADAGIO, MAESTRO, SOPRANO, GRC, ...)
- L'agent pourra être amené à participer à l'activité du service et de la direction, selon les nécessités.
- Développement de la polyvalence des agents qui constituent le service

A savoir :
- Disponibilité importante lors des périodes électorales
- Horaires fixes avec amplitude variable, en fonction des horaires d'ouverture au public.
- Possibilité de travailler le samedi ponctuellement.

Titulaire d'un diplôme de formation supérieure de type bac +4/5 en gestion/administration, vous justifiez d'une expérience significative au sein d'une collectivité territoriale.

Rigoureux, organisé, méthodique, doté d'une bonne capacité d'analyse et de synthèse, vous maîtrisez les règles budgétaires et comptables, ainsi que les techniques d'accueil et de fonctionnement des services administratifs.
Vous avez le sens du travail en équipe et en transversalité. Vos compétences managériales vous permettent d'encadrer vos agents. Vous avez des qualités rédactionnelles et disposez d'une forte aptitude à l'anticipation et à la coordination.
Vous possédez des notions en matière de contrôle de gestion et êtes capable d'utiliser des requêtes intégrées dans les logiciels métiers. Vous maîtrisez également le Pack Office et faites preuve d'adaptabilité.