Direction / Service : DGA Services à la Population- Service Etat civil

Lieu(x) de travail : Mairie d'Arpajon, 70, Grande Rue 91290 - ARPAJON

Mission : Sous l'autorité du responsable de l'état civil,

Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public et répondez à leurs besoins d'informations. Dans ce cadre vous réceptionnez des déclarations et assurez l'établissement des actes d'état civil et autres actes administratifs (délivrance des livrets de famille, établissement des dossiers de mariage et préparation au mariage, mentions marginales, transcriptions...). Vous assurez la tenue administrative des registres. Participez aux cérémonies (mariage, noces, baptême...)

Temps de travail : Temps complet (39h)

Filière/Grade : Administrative

SITUATION DU POSTE DANS L'ORGANISATION

Fonction(s) du/des subordonné(s) : Responsable état civil

Autres relations de travail (services, organismes) : Usagers du service, Préfecture, sous-préfecture, tribunaux, CNIL, services municipaux (PM, services techniques et comptabilité pour l'activité de la gestion du cimetière), autres communes....pompes funèbres, hôpitaux ....

Activités principales dans le cadre de la polyvalence du poste :

- Accueillir et renseigner le public,
- Assurer la gestion administrative des documents d'état civil et divers. Transmission des données d'état-civil via COMEDEC et création d'actes
- Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
- Assurer la gestion et les demandes relatives aux démarches administratives du cimetière (autorisations, décès, achat, renouvellement des concessions...)
- Rédiger instruire et assurer le suivi des dossiers CNI et passeport, traitement des recueils enregistrement et destruction des anciens titres.
- Assurer l'accueil de la Mairie en cas de nécessité.
- Inscription au recensement militaire, mise à jour des listes électorales
- Instruction des dossiers de mariage, de PACS, parrainages civils, noces d'or
- Instruction des demandes de changement de Nom de prénom,
- Célébration des cérémonies (mariage, noces d'or, parrainages civils)
- Traitement et le suivi des demandes de CNI et Passeports
- Participer à la préparation des élections et être présent lors des opérations vote
- Actualiser et contrôler la tenue des registres
- Assurer la gestion du recensement des jeunes de 16 ans
- Veiller à l'actualisation des tableaux de bord du service

CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES POUR OCCUPER LE POSTE

1/ Connaissances de base et diplômes/spécialités détenues (savoirs) :

- Idéalement vous devez disposer d'une expérience probante et maitriser la réglementation en matière d'Etat Civil, élections, procédures administratives,
- Compétences bureautiques et maîtrise des logiciels métiers
- Compétences rédactionnelles

2/ Qualités personnelles (savoir être) :

- Qualités relationnelles et capacité à gérer la relation quotidienne aux usagers
- Organisation
- Réactivité
- Polyvalence
- Discrétion
- Capacité à travailler en équipe

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CONTRAINTES DU POSTE

1/ Particularités du poste (complexité, difficulté d'organisation...) :
Accueil du public, mise à jour des évolutions législatives et réglementaires.

2/ Contraintes liées au poste et au besoin du service public :
- Présence requise certain samedi par roulement pour les cérémonies (Mariage, Parrainages civil, Noces)
- Ville de naissances

3/ Moyens et équipements utilisés :
Logiciel métiers, JVS (Millésime web pour l'état civil, les élections et le recensement militaire)
Gescime pour la gestion du cimetière
Word et Excel
Outlook (boîte mail, agenda partagé) rdv360

4/ Horaires du service :
Du lundi au jeudi 8h45-12h30 & 13h30-17h45. Vendredi 8h45-12h30& 13h30-16h45 possibilité de certain samedi travaillé.