Assistante du Maire et du DGS
Offre n° O091240404001175
Publiée le 04/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
3.800 habitants
Membre de la Communauté de communes Entre Juine et Renarde
Membre de la Communauté de communes Entre Juine et Renarde
Lieu de travail
BOISSY SOUS ST YON
Poste à pourvoir le
15/06/2024
Date limite de candidature
03/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Apporter une aide permanente à l'autorité territoriale ainsi qu'au Directeur Général des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de classement et de suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Pour le Maire :
Prendre les RDV pour Monsieur le Maire et les noter sur un agenda partagé,
Rédiger des courriers ou mails à la demande du Maire,
Organiser certains RDV du Maire (ex : congrès des Maires, Sous-Préfecture)
Pour les élus :
Distribuer le courrier aux élus, scanner certains documents,
Inscrire les élus aux formations et réunions demandées.
Tenir à jour un calendrier des congés de maires-adjoints ainsi que celui des permanences élu(e)s,
Etablir le tableau de représentation des élus dans les différentes instances et le mettre à jour.
Pour le DGS :
Organiser le Conseil Municipal :
-Etablir les convocations,
-Afficher l'ordre du jour,
-Préparer la salle et participer au Conseil Municipal,
-Préparer les dossiers des élus incluant l'ensemble des documents,
-Elaborer la note de synthèse
-Mettre en forme les délibérations à partir de la note de synthèse,
-Distribuer les délibérations aux services concernés et partenaires extérieurs,
-Réaliser le PV et l'afficher
-Transmission des actes au contrôle de légalité,
-Rédiger les arrêtés et les décisions municipales et centraliser celles prises par les autres services,
-Tenir à jour le registre des délibérations et des décisions, le registre des arrêtés et des actes administratifs.
Organiser les réunions de direction :
-Etablir le calendrier en concertation avec le DGS, convoquer les cadres, participer à la réunion de direction, rédiger et diffuser le compte rendu.
Gestion de la boîte Mails "Mairie"
-Réception et transmissions des mails "Mairie" aux bons interlocuteurs.
Assurer le pilotage des dossiers suivants :
- Assurances : Suivi des sinistres communaux, Gestion des assurances bâtimentaires, des véhicules, de la RC .....
-Informatique et télécommunications : Gestion et suivi des commandes de matériel, relations avec nos prestataires et fournisseurs,
-Occupation du domaine public : Rédaction des arrêtés municipaux (commerces ambulants, taxis, forains...)
-Administratif : Suivi des conventions et des actes notariés (enregistrement et classement)
-Divers : Suivi des commandes de fournitures administratives ;
remplacement exceptionnel à l'accueil, remplacement de la chargée de communication en son absence
Prendre les RDV pour Monsieur le Maire et les noter sur un agenda partagé,
Rédiger des courriers ou mails à la demande du Maire,
Organiser certains RDV du Maire (ex : congrès des Maires, Sous-Préfecture)
Pour les élus :
Distribuer le courrier aux élus, scanner certains documents,
Inscrire les élus aux formations et réunions demandées.
Tenir à jour un calendrier des congés de maires-adjoints ainsi que celui des permanences élu(e)s,
Etablir le tableau de représentation des élus dans les différentes instances et le mettre à jour.
Pour le DGS :
Organiser le Conseil Municipal :
-Etablir les convocations,
-Afficher l'ordre du jour,
-Préparer la salle et participer au Conseil Municipal,
-Préparer les dossiers des élus incluant l'ensemble des documents,
-Elaborer la note de synthèse
-Mettre en forme les délibérations à partir de la note de synthèse,
-Distribuer les délibérations aux services concernés et partenaires extérieurs,
-Réaliser le PV et l'afficher
-Transmission des actes au contrôle de légalité,
-Rédiger les arrêtés et les décisions municipales et centraliser celles prises par les autres services,
-Tenir à jour le registre des délibérations et des décisions, le registre des arrêtés et des actes administratifs.
Organiser les réunions de direction :
-Etablir le calendrier en concertation avec le DGS, convoquer les cadres, participer à la réunion de direction, rédiger et diffuser le compte rendu.
Gestion de la boîte Mails "Mairie"
-Réception et transmissions des mails "Mairie" aux bons interlocuteurs.
Assurer le pilotage des dossiers suivants :
- Assurances : Suivi des sinistres communaux, Gestion des assurances bâtimentaires, des véhicules, de la RC .....
-Informatique et télécommunications : Gestion et suivi des commandes de matériel, relations avec nos prestataires et fournisseurs,
-Occupation du domaine public : Rédaction des arrêtés municipaux (commerces ambulants, taxis, forains...)
-Administratif : Suivi des conventions et des actes notariés (enregistrement et classement)
-Divers : Suivi des commandes de fournitures administratives ;
remplacement exceptionnel à l'accueil, remplacement de la chargée de communication en son absence
Profils recherchés
Formation initiale : Secrétariat administratif
Connaissances : Connaissance de l'organisation d'une collectivité locale
Compétences relatives au poste ; technicité particulière : Qualités rédactionnelles, maîtrise des outils bureautiques, forte rigueur administrative.
Aptitudes particulières : Discrétion professionnelle, disponibilité, force de proposition
Connaissances : Connaissance de l'organisation d'une collectivité locale
Compétences relatives au poste ; technicité particulière : Qualités rédactionnelles, maîtrise des outils bureautiques, forte rigueur administrative.
Aptitudes particulières : Discrétion professionnelle, disponibilité, force de proposition
Contact
Contact
0164919281
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Place Charles de Gaulle
91790 BOISSY SOUS ST YON
Monsieur le Maire
Place Charles de Gaulle
91790 BOISSY SOUS ST YON
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.